Czy zautomatyzowane systemy pracy są przyszłością działu finansowego?

Co blokuje automatyzację?

Automatyzacja AP to nie tylko skomplikowany, ale także kosztowny proces transformacji. Nie umknęło to także uwadze kadry kierowniczej wyższego szczebla, co potwierdza raport AIIM „Finanse i księgowość w 2017 roku: automatyzacja podstawowych przepływów informacji”, przygotowany we współpracy z firmą Canon. 25% specjalistów z branży finansowej uważa, że wdrożenie rozwiązań automatyzacji AP nie miałoby zauważalnego wpływu na koszty przetwarzania faktur. Z kolei 23% przewiduje obniżenie kosztów o 15–20% poprzez wdrożenie rozwiązania automatyzacji AP, a 22% spodziewa się obniżenia kosztów fakturowania o 25–50%. Dlaczego więc konkretne korzyści płynące z automatyzacji są pomijane?

Oczywiste jest, że pewne kwestie bywają ignorowane, jeśli chodzi o automatyzację finansów. Sytuacja staje się bardziej klarowna, gdy weźmiemy pod uwagę to, że jednostki, które już zainwestowały w proces automatyzacji, przekazują pozytywne informacje dotyczące tego, do czego dążą wszystkie działy finansowe: 28% zaobserwowało obniżenie kosztów o 25–50%, co osiągnięto poprzez wdrożenie zautomatyzowanego rozwiązania AP. 24% zautomatyzowanych organizacji odnotowało zwrot z inwestycji w rozwiązanie w ciągu 3 miesięcy lub po krótszym czasie, a w przypadku 36% firm inwestycja zwróciła się w ciągu jednego roku. Mimo to wyniki te wciąż nie motywują firm, które z niechęcią podchodzą do wprowadzenia procesu automatyzacji.
Jednak koszty to tylko część całego wyzwania. Najwyraźniej kultura działania także staje na drodze do przywrócenia mocy działowi finansowemu. Jedna trzecia (29%) organizacji wymienia brak kapitału jako czynnik uniemożliwiający działania związane z automatyzacją, a 27% z nich powstrzymują obawy dotyczące zarządzania zmianami. Oczywiście przejście na nowe rozwiązania bywa mało komfortowe. Jeśli jednak dział finansowy pragnie zwiększyć swoją wydajność i odgrywać proaktywną rolę w ramach działalności firmy, przeprowadzenie cyfrowej transformacji jest konieczne.

Kadra wyższego szczebla musi wytyczać drogę do automatyzacji

Być może najtrudniejszą przeszkodą do pokonania są tradycyjne systemy. 22% osób na kierowniczych stanowiskach określa automatyzację jako rozwiązanie, które „nie zapewnia możliwości dostosowania ani nie jest zgodne z ich bieżącymi priorytetami”. W efekcie przejawiają oni niechęć do realizacji projektów związanych z automatyzacją. Kolejne 23% respondentów twierdzi, że realizowanie wielu projektów jednocześnie sprawia, że ustalanie priorytetów staje się problemem. Wyższa kadra kierownicza wykazuje niechęć do autentycznego zaangażowania się w automatyzację. Jedna czwarta (27%) pracowników wymienia brak zainteresowania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz patronatu z jej strony jako główną przeszkodę przy akceptacji projektów automatyzacji AP/AR, mimo że zaawansowane procesy mogłyby znacznie poprawić wydajność.

Zarządzający muszą być przekonani o potencjale automatyzacji, zanim przejdą do realizacji planu transformacji. Choć niektórzy z nich mogą już być świadomi wynikających z niej korzyści, takich jak szybsza realizacja zleceń (46%), większa dokładność (46%) i lepsze przechwytywanie danych (35%), to nadal stanowi ona poważny krok dla firm, które nie mają doświadczenia w cyfrowym świecie. W związku z tym zespoły finansowe powinny skupić się na stworzeniu solidnych przykładów wdrożeń w ramach transformacji, koncentrując się przede wszystkim na procesach, które będą miały największy wpływ na firmę przy minimalnych nakładach inwestycyjnych. Gdy kierownicy wyższego szczebla przekonają się do oferowanych korzyści, zaczną wdrażać strategie automatyzacji na szerszą skalę.

By finanse naprawdę zaczęły być uznawane za innowacyjny pion, wpływający na rozwój firmy, konieczna jest ciężka praca, która pozwoli na odejście od reputacji „liczydła”. To ogromna szansa. Automatyzacja może odmienić dział finansowy prawdopodobnie w większym stopniu niż jakikolwiek inny pion i w ten sposób uwolnić go od jego „staroświeckiego” wizerunku.