Niniejsza Informacja o ochronie prywatności objaśnia kwestie związane z przetwarzaniem przez nas danych osobowych, które gromadzimy od Klientów i potencjalnych Klientów podczas korzystania przez nich z usług Canon, uczestniczenia w naszych wydarzeniach, odwiedzania naszych placówek, subskrybowania naszych biuletynów albo korzystania z naszych witryn internetowych, aplikacji, platform i usług, podlegających postanowieniom niniejszej Informacji o ochronie prywatności (nasze „Usługi”).
Canon jest administratorem danych osobowych użytkownika, tj. jest podmiotem określającym „cele i sposoby” przetwarzania danych osobowych użytkownika, albo innymi słowy, z jakim zamiarem i w jaki sposób Canon przetwarza dane użytkownika. Aby uzyskać więcej informacji na temat firmy Canon, należy zapoznać się z częścią „Canon – definicja” na końcu niniejszej Informacji o ochronie prywatności.
Niniejszej Informacji o ochronie prywatności podlegają następujące Usługi:
Gromadzimy dane osobowe w następujących okolicznościach:
Poniżej znajduje się więcej informacji na temat wykorzystywania gromadzonych przez nas w tych okolicznościach informacji.
Są to dane osobowe, które użytkownik podaje podczas zakładania konta internetowego (na przykład na naszych portalach usługowych), które mogą posłużyć do ustalenia jego tożsamości, a nie identyfikacji jego działalności, takie jak imię i nazwisko, stanowisko w firmie, służbowy adres e-mail albo numer telefonu. Istnieje szereg powodów, dla których te informacje są dla nas niezbędne:
Dane osobowe użytkownika będą przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi na zapytania użytkownika i ułatwienia identyfikacji użytkowników. Na przykład dane kontaktowe użytkownika będą gromadzone, kiedy wypełni on formularz kontaktowy z prośbą o oddzwonienie albo skorzysta z funkcji czatu internetowego i mogą być w przyszłości wykorzystywane w celu jego identyfikacji. Zawsze, gdy użytkownik wypełni formularz na naszej witrynie internetowej albo aplikacji, możemy gromadzić odpowiednie dane osobowe, aby móc śledzić historię zapytania i sprawniej na nie odpowiedzieć.
Gromadzimy informacje o użytkowniku w celu zarejestrowania go na wydarzenie, webinarium albo seminarium, którym wyraził zainteresowanie, w celu przetwarzania płatności użytkownika za wydarzenie (jeśli dotyczy) i zapewnienia mu stosownych materiałów na to wydarzenie:
na przykład, w zależności od rodzaju wydarzenia, możemy gromadzić imię i nazwisko użytkownika, jego numer telefonu (prosimy o podawanie jedynie służbowego numeru telefonu), dane osób do kontaktu w nagłych przypadkach (gdy jest to ściśle niezbędne), wymogi żywieniowe i inne informacje niezbędne, aby użytkownik mógł w pełni skorzystać z wydarzenia.
Czasami rejestrujemy informacje o działaniach użytkownika (na przykład kilkukrotne odwiedzanie witryny, interakcje, słowa kluczowe, tworzenie treści internetowych) podczas uzyskiwania przez użytkownika dostępu do naszych Usług i korzystania z nich w celu stworzenia z czasem „profilu” Klienta. Obejmują one również informacje o urządzeniach i metodach korzystania z Usług firmy Canon i treści, w tym za pośrednictwem portalu usługowego.
Możemy łączyć informacje dotyczące zachowań użytkownika (takie jak zachowania użytkownika w sieci) z jego danymi osobowymi, ale nie będziemy przechowywać żadnych danych osobowych dotyczących niewypełnionych przez użytkownika pól formularza rejestracyjnego. W przypadku, gdy korzystanie z informacji identyfikujących użytkownika nie jest konieczne do osiągniecia celów określonych w tej części, będziemy przetwarzać informacje dotyczące zachowań tylko w postaci grupowej.
Kiedy użytkownik odwiedza witrynę firmy Canon albo korzysta z naszych Usług, gromadzimy informacje o jego systemie operacyjnym i przeglądarce, w tym informacje automatycznie rejestrowane podczas korzystania z naszych Usług (takie jak żądana informacja, znacznik czasu, adres IP, oraz, jeżeli dotyczy i jest to niezbędne, różne identyfikatory infrastruktury sieciowej i identyfikatory serwera).
Będziemy wykorzystywać informacje dotyczące zachowań użytkownika, jego urządzenia i korzystania przez niego z usług do następujących celów:
Są to informacje dotyczące produktów albo rozwiązań firmy Canon (takie jak świadczone usługi, aplikacje, model produktu, numer seryjny oraz data zakupu), sposobu konfiguracji i użytkowania produktów i rozwiązań firmy Canon (np. konfiguracja i preferencje użytkownika, instalacja i integracja albo inne ustawienia), oraz informacje dotyczące naszych Usług, a także szczegółowe informacje dotyczące Klienta użytkownika albo zarządzanej Usługi, posiadanych licencji, kontaktów z firmą Canon w sprawie gwarancji i napraw. Czasami łączymy te informacje z danymi o działalności biznesowej użytkownika, ale w niektórych przypadkach muszą one być połączone z informacjami na temat użytkownika (na przykład w przypadku Klientów, którzy są zawodowymi fotografami).
Niektóre z informacji należących do tej kategorii nie są danymi osobowymi, ale będziemy stosować wszelkie niezbędne zabezpieczenia, aby zapewnić ochronę prywatności tych informacji. Dane te będą przetwarzane do następujących celów:
W celu wsparcia działalności biznesowej użytkownika i wypełniania zobowiązań wynikających z umowy o świadczenie usług zawartej z użytkownikiem, konieczne może być gromadzenie danych osobowych do organizowania napraw, realizowania zamówień i świadczenia usług. W tym celu konieczne będzie umówienie spotkania, dlatego też niezbędne są dane kontaktowe osoby z firmy użytkownika. Przykładem mogą być:
Kiedy musimy wykonać operacje techniczne na infrastrukturze IT użytkownika, możemy uzyskać dostęp do danych osobowych przechowywanych przez organizację użytkownika. W przypadku korzystania z usług podmiotów zewnętrznych do wypełniania zobowiązań, wybieramy zaufanych partnerów, kierujących się takimi samymi wartościami, jak my.
W zależności od stanowiska użytkownika może być konieczne wykorzystanie dotyczących go informacji do skontaktowania się z nim w sprawie dostępności usługi internetowej (na przykład aktualizacji związanej z okresowymi pracami konserwacyjnymi) albo zmian w tych usługach.
Czasami pozyskujemy dane kontaktowe użytkowników od naszych partnerów z branży i podmiotów dostarczających takie informacje firmom, w celu zaoferowania naszych produktów i usług tym, którzy mogą być nimi zainteresowani. W przypadku uzyskiwania w ten sposób danych kontaktowych użytkownika upewniamy się, że dane kontaktowe użytkownika nie znajdują się na żadnej krajowej liście osób niezgadzających się na przetwarzanie ich danych.
Firma Canon i jej partnerzy czasami wysyłają Klientom ankiety i formularze informacji zwrotnych. Gdy użytkownik poda swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, możemy wykorzystać te dane, aby odpowiedzieć na informację zwrotną, przekazać informacje, którymi użytkownik może być zainteresowany, biorąc pod uwagę jego odpowiedzi, oraz dodać go do naszej bazy danych marketingowych (jeżeli użytkownik nie jest zainteresowany otrzymywaniem informacji marketingowych, może wycofać na to zgodę podczas ankiety).
Gdy jest to dozwolone, nasi partnerzy mogą zdecydować, jak wykorzystać informacje o użytkowniku na potrzeby ich ankiet. W tym przypadku Canon nie kontroluje wykorzystywania danych osobowych użytkownika i użytkownik nie jest objęty niniejszą polityką prywatności. Aby uzyskać więcej informacji na temat praktyk w zakresie prywatności tych partnerów albo rezygnacji z subskrypcji, należy przeczytać polityki prywatności tych partnerów.
Prowadzimy dokumentację dotyczącą produktów i usług kupowanych przez użytkownika w ramach Usług firmy Canon. Jest ona pomocna w dostarczaniu albo świadczeniu i prowadzeniu obsługi technicznej, ochrony i doskonalenia produktów i Usług, oraz opracowywania nowych. Wysyłamy użytkownikowi również istotne powiadomienia, takie jak wiadomości na temat zakupów albo zmian w naszych regulaminach i politykach.
Nie przetwarzamy ani nie przechowujemy danych bankowych ani danych karty kredytowej/debetowej użytych podczas zakupu produktów i usług w ramach Usług firmy Canon. Płatności za zakupy są dokonywane za pośrednictwem obsługiwanych przez podmioty zewnętrzne platform płatności, które nie przekazują firmie Canon danych bankowych użytkownika.
Pliki cookie i podobne technologie (np. sygnały nawigacyjne) stanowią niewielkie zbiory informacji wykorzystywane do przechowywania informacji technicznych lub danych osobowych, identyfikowania użytkowników usługi i umożliwiania realizacji pewnych funkcji. Aby uzyskać więcej informacji o plikach cookie wykorzystywanych w ramach naszych Usług i jak wycofać na nie zgodę, należy przeczytać Politykę dotyczącą plików cookie każdej Usługi, która jest dostępna za pośrednictwem strony głównej naszej witryny albo stosownej części naszych aplikacji.
Czasami konieczne jest przetwarzanie danych osobowych użytkownika w celu zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, na przykład w przypadku gdy jesteśmy zobowiązani zgłaszać podejrzenie oszustwa.
Inne potrzeby związane ze spełnieniem celów biznesowych, dla których możemy przetwarzać informację dotyczącą użytkownika, obejmują negocjacje, zawieranie umów i wykonywanie postanowień umownych, zarządzanie kontami i dokumentacją, wspieranie działań związanych z odpowiedzialnością społeczną biznesu i prawnymi, regulacyjnymi i wewnętrznymi czynnościami wyjaśniającymi.
Canon będzie przetwarzać dane osobowe użytkownika wyłącznie wtedy, gdy ma do tego podstawę prawną.
Podstawa prawna będzie zależeć od celu gromadzenia i wykorzystania danych osobowych użytkownika. W niemal każdym przypadku podstawą prawną będzie jedno z poniższych uregulowań:
Prawnie uzasadniony interes firmy Canon obejmuje sytuacje, w których firma Canon musi uzyskać odpowiednio szczegółową wiedzę na temat naszych Klientów w celu tworzenia i promowania nowych produktów i Usług, oraz zapewniania Klientom większego komfortu użytkowania. Na przykład:
Ograniczamy dostęp do danych osobowych użytkownika do osób z naszej grupy spółek, dla których zapoznanie się z tego rodzaju informacjami jest niezbędne. Na przykład, możemy przekazać zgromadzone przez nas dane osobowe użytkownika naszym lokalnym placówkom sprzedażowym albo lokalnym działom obsługi Klienta w celu świadczenia usług w miejscu przebywania użytkownika.
Za wyjątkiem sytuacji opisanych w niniejszej polityce albo udzielenia zgody przez użytkownika, dane osobowe przetwarzane podczas korzystania przez użytkownika z naszych Usług nie będą przekazywane ani ujawniane innym osobom fizycznym, ani prawnym spoza grupy Canon, na ich własny użytek.
Możemy ujawnić Państwa dane osobowe, między innymi, następującym podmiotom zewnętrznym do realizacji opisanych w tym miejscu celów:
Dane osobowe użytkownika są przechowywane na zabezpieczonych serwerach i nie są przetwarzane w celach innych niż te określone w niniejszej Polityce prywatności. Dostęp do serwerów wykorzystywanych przez firmę Canon do przechowywania informacji mają jedynie upoważnieni pracownicy, a firma Canon zapewnia odpowiednie środki bezpieczeństwa.
Niestety nie można zagwarantować stuprocentowego bezpieczeństwa przy przesyłaniu danych przez Internet albo przechowywaniu ich w systemie przechowywania danych. Jeżeli użytkownik ma powody sądzić, że jego kontakt z nami przestał być bezpieczny (na przykład wydaje mu się, że mogło dojść o naruszenia bezpieczeństwa któregokolwiek utworzonego u nas konta użytkownika), należy nas niezwłocznie powiadomić o tym problemie, kontaktując się z nami z wykorzystaniem podanych poniżej danych kontaktowych.
Korzystamy z usług dostawców i usługodawców z całego świata. Dlatego też dane osobowe użytkownika mogą być przetwarzane w krajach innych niż kraj zamieszkania użytkownika, którym może być kraj europejski, i takie kraje mogą obejmować miejsca, gdzie użytkownik może mieć mniej praw dotyczących jego danych osobowych niż ma na mocy prawa miejscowego. Jeżeli przekazujemy dane osobowe poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego do kraju, w którym obowiązuje niższy poziom ochrony prawnej danych osobowych użytkownika, zapewnimy odpowiednie zabezpieczenia praw do prywatności użytkownika, w szczególności za pomocą standardowych klauzul umownych UE. Jeżeli potrzebują Państwo więcej informacji na temat wspomnianych zabezpieczeń, prosimy o kontakt z nami.
Canon lub inne spółki grupy Canon mogą wykorzystywać dane osobowe użytkownika do celów marketingowych i do informowania użytkownika o innych produktach i usługach, które mogą zainteresować użytkownika osobiście albo w kontekście jego działalności. Użytkownik może zdecydować, czy chce otrzymywać takie informacje poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola na naszych formularzach albo zakomunikowanie nam swoich preferencji osobiście.
Użytkownik może w każdej chwili wycofać zgodę na otrzymywanie takich informacji za pośrednictwem właściwego centrum preferencji albo rezygnując z subskrypcji za pomocą łącza/mechanizmu zawartego w każdej odnośnej wiadomości. Jeśli użytkownik zrezygnuje z subskrypcji ofert marketingowych, należy pamiętać, że wciąż będziemy mogli się z nim skontaktować w sprawie naszych usług (na przykład w celu potwierdzenia zamówienia złożonego przez użytkownika albo potwierdzenia danych do wysyłki).
W pewnych jurysdykcjach użytkownik ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, poprawiania ich, aktualizacji, ograniczenia, otrzymania nadającej się do odczytu maszynowego kopii danych osobowych albo usunięcia ich, jak również wszelkie inne prawa obowiązujące w jurysdykcji użytkownika. Użytkownik może zażądać skorzystania z tych praw za pośrednictwem naszej witryny dotyczącej prywatności danych Canon Europe, klikając na łącze zawarte w naszych wiadomościach e-mail albo odwiedzając właściwą część witryny internetowej firmy Canon albo aplikacji albo też kontaktując się z nami z wykorzystaniem danych kontaktowych podanych na końcu niniejszej Polityki.
Usuwamy dane osobowe użytkownika, kiedy nie są one już potrzebne do celów, do których je pierwotnie zgromadzono.
Użytkownik ma również prawo wnieść sprzeciw wobec wykorzystywania jego danych osobowych do pewnych celów, w tym do wysyłania informacji marketingowych. Więcej szczegółowych informacji dotyczących sposobu rezygnacji z otrzymywania informacji marketingowych znajduje się w części „Komunikacja marketingowa” powyżej.
Będziemy realizować wszelkie żądania użytkowników dotyczące skorzystania z przysługujących im praw, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Jednak należy mieć świadomość, że istnieje szereg ograniczeń tych praw i mogą zaistnieć sytuacje, w których nie będziemy w stanie zrealizować żądania użytkownika. W przypadku jakichkolwiek żądań, pytań albo wątpliwości związanych z danymi osobowymi użytkownika, należy skontaktować się z nami korzystając z poniższych danych kontaktowych. Użytkownik ma również prawo do zgłoszenia swoich wątpliwości miejscowemu organowi ochrony danych osobowych.
Canon będzie przechowywać dane osobowe użytkownika tak długo, jak będzie to konieczne do celów określonych w części 2 niniejszej Informacji o ochronie prywatności i przez wszelkie okresy przechowywania, wynikające z obowiązujących przepisów prawa, jak również zgodnie z obowiązującymi okresami przedawnienia. Okres ten w większości jurysdykcji nie powinien być dłuższy niż sześć lat. Na przykład, w przypadku dokonania u nas zakupu przez użytkownika, przechowujemy dokumentację dotyczącą zakupu przez okres niezbędny do wystawienia faktury, oraz do celów podatkowych i gwarancyjnych. Możemy również przechowywać dokumentację dotyczącą korespondencji z użytkownikiem (na przykład w przypadku zgłoszenia przez niego reklamacji dotyczącej produktu albo Usługi) tak długo, jak będzie to konieczne do ochrony przed roszczeniem prawnym. Usuniemy dane osobowe użytkownika, gdy nie będziemy ich już potrzebować. Należy pamiętać, że w przypadku rezygnacji przez użytkownika z subskrypcji, będziemy przechowywać dokumentację dotyczącą danych kontaktowych użytkownika, aby nie przesyłać mu w przyszłości informacji marketingowych.
Canon nie usunie danych osobowych użytkownika, gdy pozostaje w relacji biznesowej z użytkownikiem albo mają one związek z produktem albo usługą wyraźnie zamówioną przez użytkownika (na przykład, w przypadku niedawnego zakupu dokonanego w ramach Usług firmy Canon).
Użytkownik poświadcza prawidłowość informacji przekazanej za pośrednictwem naszych Usług. Wszelkie dane osobowe przekazane firmie Canon muszą być prawdziwe, dokładne i aktualne. Na użytkowniku spoczywa pełna odpowiedzialność za dokładność i aktualność informacji dotyczącej użytkownika oraz zgodność z tą zasadą.
Będziemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę prywatności w celu niezwłocznego informowania użytkownika o czynnościach przetwarzania danych wykonywanych przez firmę Canon. Nie będziemy wykonywać żadnych czynności przetwarzania, które mogą narazić dane osobowe użytkownika na ryzyko, a w stosownych przypadkach będziemy pozyskiwać wyraźną zgodę użytkownika w celu ochrony prawa użytkownika do prywatności. Będziemy informować użytkownika o wszelkich zmianach w niniejszej Polityce Prywatności wprowadzanych za pośrednictwem naszych Usług. Wykorzystamy również wszelkie metody komunikacji podane przez użytkownika do informowania go o istotnych zmianach w niniejszej Polityce Prywatności. Dalsze korzystanie z naszych Usług po otrzymaniu jednoznacznej informacji dotyczącej niniejszej aktualnej Informacji o ochronie prywatności oznacza wyrażenie zgody na te zaktualizowane warunki.
W przypadku jakichkolwiek pytań albo komentarzy dotyczących niniejszej Informacji o ochronie prywatności, należy skontaktować się ze swoim regionalnym Biurem Canon, którego dane można znaleźć za pomocą strony Kontakt na naszej witrynie internetowej albo bezpośrednio z naszych europejskim inspektorem ochrony danych pod adresem DataProtectionOfficer@canon-europe.com
Mamy nadzieję, że firma Canon będzie w stanie wyjaśnić wszelkie wątpliwości. Jednak, jeżeli użytkownik nadal nie będzie usatysfakcjonowany, może on również zgłosić swoje wątpliwości miejscowemu organowi ochrony danych osobowych.
W niniejszej Polityce Prywatności, „Canon” oznacza Canon Europa N.V i jej jednostki stowarzyszone, określane w niniejszej polityce jako „my”, „nasz” albo „Canon”.
Ostatnia modyfikacja: 08.05.2018
Wersja: 1.0