PRZETWARZANIE FAKTUR MOŻE BYĆ PROSTE

Skróć czas obsługi faktur nawet o 80% z pakietem Canon SMART Invoice
UMÓW ROZMOWĘ
Procesy finansowo-księgowe
Odczytywanie, klasyfikacja, przechwytywanie kluczowych informacji, archiwizacja... Wszystko to może robić system – przy zachowaniu pełnej kontroli ze strony człowieka. A do tego dużo wydajniej i szybciej od pracownika, który mógłby ten czas wykorzystać na bardziej strategiczne działania

POMAGAMY NASZYM KLIENTOM POZBYĆ SIĘ WĄSKICH GARDEŁ W PROCESIE OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

BRZMI ZNAJOMO? ZAMIEŃ TRADYCYJNE PROCESY NA WYDAJNE PROCESY Z CANON SMART INVOICE

Twoja firma otrzymuje faktury w różnych formach (papierowej, cyfrowej, e-faktury), o różnej strukturze i z rozmaitych źródeł. Wszystkie jednak zawierają dane, które zasilają kolejne procesy i stają się pierwszym ogniwem w obiegu dokumentów.

Canon SMART Invoice to rozwiązanie modułowe, które usprawnia obieg faktur kosztowych w firmie na jego dowolnym etapie, jak i w całej jego rozciągłości. Możesz wdrożyć cały proces lub jego wybrane elementy.
Rozwiązania do automatycznego przetwarzania faktur
Wystarczy, aby Twoja firma przetwarzała co najmniej 400 faktur w miesiącu, aby automatyzacja przyniosła pozytywny zwrot z inwestycji.

Umów się z naszym konsultantem i dowiedz się, w jaki sposób moglibyśmy usprawnić procesy związane z obiegiem dokumentów w Twojej firmie.
Automatyczne digitalizowanie faktur

ETAP 1 - AUTOMATYCZNE DIGITALIZOWANIE FAKTUR

Canon oferuje efektywne rozwiązania do skanowania, które pomagają w digitalizacji dokumentów księgowych.

Łączą one wydajne skanery produkcyjne i sieciowe z oprogramowaniem, które udostępnia dane innym aplikacjom biznesowym. Dokumenty mogą być wysłane dalej do systemów wewnętrznych, księgowych (i stanowić punkt wyjścia do dalszych procesów) lub zostać zaimportowane do cyfrowego archiwum na lokalnych serwerach lub do aplikacji w chmurze.

ETAP 2 - INTERPRETACJA DANYCH Z FAKTUR

Rozwiązania wchodzące w skład Canon SMART Invoice automatycznie rozpoznają i wyodrębniają dane indeksowe z dowolnej faktury - niezależnie od tego, czy faktura ma postać papierową czy jest importowana w formie elektronicznej ze skanera sieciowego, urządzenia wielofunkcyjnego czy bezpośrednio z e-maila.

Odpowiada za to nagradzana technologia OCR, która pobiera kluczowe informacje z dokumentu (np. numer faktury, NIP, PO, data wystawienia faktury).

Gdy dokument zostanie zOCRowany, następuje automatyczny proces uzgadniania danych z wykorzystaniem rozbudowanego zestawu reguł. Narzędzie porównuje dane referencyjne (tabele bazy danych) i dane transakcyjne (z faktury), co ma zagwarantować możliwie najwyższą poprawność danych przesyłanych w dalszej kolejności automatycznie do systemów księgowych.

Interpretacja danych z faktur
Dekretacja i akceptacja faktur

ETAP 3 - DEKRETACJA I AKCEPTACJA FAKTUR

Przed ostatecznym zaksięgowaniem faktury, jest ona weryfikowana przez pracownika pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, aby ograniczyć ryzyko błędów, wyeliminować duplikaty i potwierdzić warunki płatności. Częścią tego procesu jest również powiązanie faktury z dokumentacją zakupową (np. PO, umową).

Po zweryfikowaniu poprawności danych, uruchamiany jest zautomatyzowany obieg i faktury kierowane są do zatwierdzeń lub obsługi wyjątków.

Przepływ dokumentów można automatyzować przy ustawieniu odpowiednich reguł, np. kwot faktur, nazwy dostawcy, lub w taki sposób, by odzwierciedlać strukturę organizacji.

ETAP 4a - ARCHIWIZACJA I ELEKTRONICZNY DOSTĘP DO DOKUMENTÓW

Częścią pakietu Canon SMART Invoice jest elektroniczne archiwum. Zdigitalizowane dokumenty są automatycznie przesyłane do wskazanych folderów na podstawie zdefiniowanych wcześniej reguł.

Dzięki temu można:

        (+) Bezpiecznie przechowywać elektroniczne dokumenty z zachowaniem terminów wymaganych przez prawo. Polityka bezpieczeństwa może być definiowana zarówno na poziomie grup/pojedynczych dokumentów, jak i grup/pojedynczych użytkowników. Każda czynność wykonana na dokumencie może być zapisana w bazie danych, co pozwala kontrolować i śledzić wprowadzone zmiany. Wszystko zgodnie z polityką bezpieczeństwa IT w firmie z możliwością szyfrowania danych i wykorzystania certyfikatów bezpieczeństwa.
        (+) W szybki sposób docierać do potrzebnych dokumentów – łącznie z wyszukiwaniem ich po treści
        (+) Korzystać z pliku w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca i wyświetlać dokument jednocześnie z innymi użytkownikami

Canon Camera
Canon Camera

ETAP 4b - EKSPORT DANYCH DO SYSTEMÓW KSIĘGOWYCH i ERP

Rozwiązania Canon pozwalają na łatwą integrację obiegu faktur z już wdrożonymi w firmie aplikacjami biznesowymi. Faktury w postaci cyfrowej, jak i wyodrębnione z nich dane, mogą być przesyłane do systemów księgowych, systemów klasy ERP czy popularnych usług chmurowych, takich jak SharePoint, Drobbox, Evernote, Google Drive, OneDrive.

ZOBACZ, JAK POMOGLIŚMY NASZYM KLIENTOM

Też chcesz osiągnąć takie rezultaty?

Zostaw nam swoje dane, a skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24H lub w najbliższym dniu roboczym i umówimy termin bezpłatnej konsultacji.

WYKORZYSTYWANE SYSTEMY I ROZWIĄZANIA

Możesz wybrać rozwiązanie serwerowe (on-premise), pracujące w Twojej sieci lub wersję chmurową dostępną dla Twoich pracowników wykonujących swoje obowiązki zdalnie lub w terenie.

Przygotowujemy środowisko testowe i przeprowadzamy demonstrację rozwiązań, tak abyś mógł już na wczesnym etapie ocenić, jak działa system od strony administratora.

W naszej ofercie posiadamy też gotowe rozwiązania, które możesz samodzielnie wdrożyć i nim zarządzać.

JUŻ PONAD 4 000 KLIENTÓW Z CAŁEJ EUROPY SKORZYSTAŁO Z ROZWIĄZAŃ CANON, ABY USPRAWNIĆ SWOJE PROCESY

A IM WIĘCEJ DOKUMENTÓW DO PRZETWORZENIA, TYM LEPSZE EFEKTY DLA FIRMY

Zobacz również