Centralizacja, modernizacja i uproszczenie obsługi faktur
DB Schenker we współpracy z Canon niemal całkowicie wyeliminował konieczność ręcznej obsługi dokumentów, związanej z ich drukowaniem i wysyłką.
WDROŻENIE SYSTEMU CANON IRISXtract
Digitalizacja i automatyzacja przetwarzania faktur
EURO-LOCKS stawia na cyfrową księgowość
Cel
Automatyzacja przetwarzania i dekretacji faktur poprzez wdrożenie systemu Canon IRISXtract.
Wyzwania
- Skrócenie czasu przetwarzania fizycznych dokumentów
- Ograniczenie błędów księgowych
- Optymalizacja czasu pracowników
Efekty
Wykonywanie przez pracowników księgowych bardziej wymagających zadań, kluczowych z perspektywy firmy. Dostęp do dokumentów w formie cyfrowej.
Korzyści
- Pełna digitalizacja dokumentów księgowych
- Szybsze przetwarzanie przychodzących faktur i dokumentów księgowych
Firma Olprint Sp. z o.o. z Wrocławia to dostawca rozwiązań do zarządzania obiegiem dokumentów dla największych firm w Polsce. Działając na rynku od 1993 r., firma obsługuje podmioty zarządzające wielomilionowymi bazami klientów i partnerów, m.in. Credit Agricole, PKN Orlen czy General Motors Poland. Aktualnie zespół Olprint tworzy około 50 pracowników w centrali oraz oddziale w Gliwicach.
Jednym z wieloletnich klientów Olprint jest firma Euro-Locks Sp. z o.o. – producent i dostawca zamków oraz systemów zamykających dla przemysłu. Euro-Locks jest częścią międzynarodowej grupy Lowe & Fletcher. Przy rocznej produkcji ponad 60 mln zamków dział księgowy firmy przetwarza dziesiątki tysięcy faktur i dokumentów księgowych od klientów z całego świata.
Przy tak rozbudowanej sieci kontrahentów firma zdecydowała się na wdrożenie systemu do automatycznej ekstrakcji danych, który automatyzuje proces dekretacji faktur do systemu ERP. Po analizie rynku i dostępnych rozwiązań, Euro-Locks zdecydował się na wdrożenie systemu Canon IRISXtract.
Machine Learning
System IRISXtract to rozwiązanie oparte na elementach uczenia maszynowego (machine learning). Digitalizacja faktur, otrzymywanych czy to drogą elektroniczną, czy skanowanych fizycznie do systemu, odbywa się za pomocą algorytmów, które na podstawie dużej liczby przetworzonych dokumentów rozpoznają schematy i powtarzające się sytuacje i na tej podstawie ekstrahują dane.
Oznacza to, że „skanowana” faktura jest przetwarzana i deponowana w systemie archiwum ERP klienta bez ingerencji pracownika. IRIS wykonuje również proces eksportu do programu księgowego.
Istotą działania systemu IRIS jest pominięcie ręcznego wprowadzania całego dokumentu. Także stawki VAT czy przeliczniki walut są sprawdzane automatycznie przez system, podobnie jak zgodność wszystkich najważniejszych danych na fakturze niezbędnych do ich rozliczenia.
Wojciech Śnieżek, Dyrektor serwisu, OlprintDigitalizacja faktur odbywa się za pomocą algorytmów, które rozpoznają schematy i powtarzające się sytuacje i na tej podstawie ekstrahują dane.
Licencjonowanie
System IRIS jest licencjonowany w bardzo elastyczny sposób. Koszt licencji jest uzależniony wyłącznie od liczby przetwarzanych stron. Wykupiony pakiet można w każdej chwili rozszerzyć, zgodnie z faktyczną liczbą dokumentów wymagających dekretacji.
Firma Euro-Locks oszacowała liczbę przetwarzanych dokumentów na 12 000 rocznie, jednak precyzyjna weryfikacja tej liczby będzie możliwa po początkowym okresie eksploatacji systemu.
- “W przypadku Euro-Locks jednym z kluczowych wymagań klienta była instalacja systemu lokalnie na serwerach wewnętrznych, tak aby żadne dane nie wydostawały się do Internetu. Oczywiście IRIS może być dostępny na serwerach chmurowych, jednak w przeciwieństwie do większości rozwiązań konkurencji istnieje możliwość implementacji rozwiązania lokalnie. Na korzyść rozwiązania Canon przemawia także łatwa integracja z oprogramowaniem i hardwarem innych firm, dlatego też cały proces przebiegał bez najmniejszych problemów” – tłumaczy Wojciech Śnieżek, dyrektor serwisu, Olprint.
Czas to pieniądz
Pierwsza faza czyli wdrożenie IRISXtract do infrastruktury sieciowej klienta trwało niespełna dwa miesiące. Czas ten obejmował testy rozwiązania oraz integrację ze skanerami w urządzeniach wielofunkcyjnych. Opracowywanie założeń funkcjonalnych odbywało się już od pierwszych rozmów i prezentacji rozwiązania. Od tego czasu system był przygotowywany i konfigurowany zgodnie z indywidualnymi potrzebami klienta oraz na bieżąco konsultowany.
W drugiej fazie projekt został rozszerzony o import dokumentów logistycznych tzn. oprócz nagłówków faktur na potrzeby księgowości, pobierana jest zawartość produktowa wraz z cenami, wartościami oraz ilościami i przetwarzana na dokument PZ (przyjęcie zewnętrzne) na potrzeby gospodarki magazynowej. Wpłynęło to na skrócenie pracy logistyka z 30 do 5 minut przy przetwarzaniu 30-stronicowych faktur.
Optymalizacja
Przed wdrożeniem systemu pracownicy weryfikowali i dekretowali wszystkie faktury ręcznie. Pracę tę wykonywały aż trzy osoby. Dodatkowo, tak skonstruowany proces powodował wzrost ryzyka powstawania błędów.
Dzięki wprowadzeniu IRISXtract i automatyzacji tę samą pracę wykonuje jeden człowiek. Pozostałe osoby koncentrują się na bardziej wymagających zadaniach.
Obsługa posprzedażna
„Na bieżąco utrzymujemy kontakt z klientem. Jest to szczególnie ważne w pierwszych tygodniach po wdrożeniu. Dzięki zdalnemu dostępowi do systemu, za pośrednictwem bezpiecznego połączenia, reagujemy natychmiast, gdy pojawi się taka potrzeba.” – tłumaczy Śnieżek. Dodatkowo standardowa obsługa konserwacyjna obejmuje aktualizację systemu do najnowszych wersji.
Wojciech ŚnieżekWdrożenie IRISXtract pozwoliło pracownikom księgowym zająć się obsługą bardziej wymagających, kluczowych z punktu widzenia firmy procesów. Nadzór nad fakturami jest prowadzony przez jedną osobę.
Korzystaj z cyfrowych rozwiązań i zwiększ potencjał swojej firmy
Zobacz również
Automatyzacja P2P zwiększa skalowalność
KEW Electrical przekształca swój proces rozliczeń należności dzięki zautomatyzowanym systemom pracy
Technologia w służbie efektywności
Firma Avon skraca czas realizacji pojedynczego zamówienia i zwiększa liczbę przetwarzanych zamówień dziennie.