Transformacja polskich biur. Jak firmy dostosowują się do hybrydowego środowiska pracy?"

W modelu pracy hybrydowej, duże firmy w większym stopniu wykorzystują różne rozwiązania technologiczne, przy czym jako kluczowe wskazywane są te do przechowywania i udostępniania dokumentów.

Z badania wynika, że większość przedsiębiorstw deklaruje już pełną lub częściową automatyzację obiegu dokumentów. Jest ona szczególnie popularna wśród firm zatrudniających od 50 do 249 pracowników, gdzie pełne usprawnienie procesu obiegu dokumentów jest stosowane przez 40 proc. z nich. To więcej niż w dużych organizacjach, gdzie na pełną automatyzację wskazuje 29 proc. respondentów.

Szczególnie widoczny jest postęp w automatyzacji obiegu faktur, gdzie 35 proc. badanych firm już ją wprowadziło, przy czym pełną automatyzację częściej stosują większe przedsiębiorstwa (42 proc.) w porównaniu do średnich (33 proc.), jednak średnie firmy aktywniej planują wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – 52 proc. z nich chce to zrobić do końca roku, podczas gdy w dużych firmach deklaruje to 41 proc. respondentów. Mimo to aż 15 proc. dużych przedsiębiorstw wciąż korzysta z ręcznych procesów.

Firmy, świadome skali zagrożeń, coraz częściej inwestują w bezpieczeństwo cyfrowe. Badanie Canon pokazuje, że świadomość problemu jest wysoka – większość firm deklaruje wdrażanie środków ostrożności, a ponad jedna trzecia prowadzi regularne szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa.

Ponad połowa (60%) przedstawicieli firm uczestniczących w badaniu ufa środkom bezpieczeństwa wdrożonym w ich firmie w celu ochrony drukowanych dokumentów.

Niezależnie od wielkości, firmy deklarują wprowadzanie zasad bezpiecznego przechowywania i przesyłania danych. W dużych organizacjach znacznie częściej wdraża się bardziej zaawansowane procedury, takie jak zarządzanie uprawnieniami dostępu czy szyfrowanie komunikacji i dokumentów.

Blisko połowa firm uczestniczących w badaniu wskazuje, że pomimo skupiania się na oszczędnościach planuje wdrożenie kluczowych innowacji.

Priorytetem stają się technologie, które realnie wspierają codzienną pracę, zwiększają efektywność operacyjną i odpowiadają na wyzwania związane z pracą zdalną i hybrydową. Najczęściej wymieniane są narzędzia do komunikacji i współpracy. Jest to charakterystyczne szczególnie dla dużych firm.

Wyzwania związane z integracją nowych technologii to według respondentów najczęściej problemy z kompatybilnością nowych narzędzi z istniejącą infrastrukturą IT oraz koszty implementacji i utrzymania nowych technologii (kolejno 54% i 44%).