Artykuł

Wskazówki dla menedżerów działów IT: jak uprościć efektywną pracę hybrydową

Wskazówki dla menedżerów działów IT: jak uprościć efektywną pracę hybrydową

Canon Camera
Ostatni rok był trudny dla menedżerów działów IT na całym świecie. Nikt nie mógł przewidzieć nagłych i drastycznych zmian w strategii IT, które trzeba będzie przeprowadzić w organizacjach. Sposób pracy zmienia się, a pandemia stała się paliwem, które przekształca ewolucję w rewolucję. To, co mogło być wprowadzanym stopniowo, trzyletnim planem rozwoju transformacji cyfrowej, stało się nagle pilnym zadaniem.

W ciągu ostatnich 30 lat pożegnaliśmy się z biurami dla pojedynczych osób i biurami o otwartej przestrzeni, a ostatnio z pracą od 9 do 17 i koncepcją biura w ogóle. Już przed pandemią nastąpiło przyspieszenie działań na rzecz pracy w domu i w trybie mobilnym. Pracownicy chcieli pracować efektywnie w biurze, przestrzeni wspólnej, domowym gabinecie i innych oddziałach w całym kraju. Jednak w następstwie pandemii potrzeba transformacji stała się jeszcze pilniejsza, a jej tempo wzrosło, ponieważ wiele firm stawia na długoterminowe, zdalne i rozproszone strategie pracy.

W wyniku tych zmian rola lidera branży IT ewoluowała do postaci czegoś, co możemy określić mianem architekta informacji. Teraz liderzy odpowiadają na złożone pytania, takie jak:
  • W jaki sposób informacje będą przepływać przez procesy i aplikacje biznesowe, jeśli pracownicy będą zatrudnieni w różnych lokalizacjach? 
  • W jaki sposób możemy zapewnić cyfrowy dostęp do informacji, które docierają do biura w formie papierowej, osobom pracującym zdalnie? 
  • W jaki sposób możemy zapewnić bezpieczny dostęp do informacji i ich bezpieczną obsługę z zewnętrznych obszarów roboczych?

Aby wesprzeć ten nowy mobilny model pracy, zespoły IT musiały dokonać ponownej oceny technologii, która stanowi podstawę ich codziennej pracy. Organizacje potrzebują systemu, która umożliwia łatwy przepływ informacji – niezależnie od lokalizacji użytkowników. Dla wielu firm oznaczało to całkowitą odmianę – przejście od dotychczasowej infrastruktury lokalnej na oprogramowanie i usługi dostarczane w chmurze.
1. Uproszczenie infrastruktury

W przeszłości zespół IT mógł poświęcać dużo czasu na zarządzanie infrastrukturą i jej konserwację. Wprawdzie wiązało się to z nieefektywnym wykorzystaniem czasu, ale taka była rzeczywistość w wielu organizacjach. Skutki pandemii sprawiły, że wielu liderów biznesowych ponownie przeanalizowało normalne procesy – przecież ciągłe wizyty w siedzibie firmy są niepraktyczne podczas lockdownów, a ponadto uniemożliwiają pracę rozproszoną lub hybrydową w dłuższej perspektywie. Taka sytuacja stała się argumentem biznesowym przemawiającym za ograniczeniem zależności od infrastruktury w siedzibie firmy. Jednym z obszarów, którym należy się ponownie przyjrzeć, jest zarządzanie sterownikami.

Zarządzanie sterownikami nie jest szeroko omawianym tematem, ale jest to problem dla zespołów IT – nawet jeśli urządzenia i użytkownicy znajdują się na miejscu. Praca hybrydowa dodatkowo zwiększa złożoność tego problemu. Działanie w nowych środowiskach prawdopodobnie będzie oznaczać konieczność zainwestowania w nowe urządzenia – lepiej dostosowane do działania w odległych lokalizacjach. Nowe urządzenia oznaczają wzrost nakładu pracy działów IT, w tym konieczność zapewnienia prawidłowego oprogramowania, sterowników i konfiguracji zabezpieczeń.

Wymagania użytkowników będą zależeć od ich roli, a to będzie mieć wpływ na zarządzanie sterownikami. Jednocześnie coraz większa liczba użytkowników chce podłączać własne urządzenia, więc jeszcze ważniejsze staje się to, aby sterowniki drukarek były prawidłowo zarządzane i wdrażane. Przejście na oparte na chmurze, niewymagające stosowania sterowników środowisko nie tylko pozwala oszczędzać cenny czas poświęcany na konfigurowanie i aktualizowanie urządzeń zdalnych, ale sprawia także, że firma nie musi kupować dodatkowych elementów infrastruktury do użytku na w głównym biurze.

2. Scentralizowane zarządzanie flotą

Przejście na oparte na chmurze zarządzanie flotą ma również zalety wykraczające poza zwiększenie funkcjonalności infrastruktury w kontekście pracy zdalnej. Umożliwia scentralizowane zarządzanie, co ułatwia wgląd w informacje o flocie urządzeń drukujących i skanujących, zarządzanie nią i jej obsługę.

W przypadku standardowych rozwiązań o takich problemach jak niski poziom tonera, zacięcia papieru i błędy pracy dowiadujemy się dopiero wtedy, gdy zgłosi je pracownik, ale taki tryb działania powoduje opóźnienia w pracy. Gdy urządzenie znajduje się w domu pracownika – 50 km od personelu serwisowego – zdiagnozowanie i wyeliminowanie problemu jest jeszcze trudniejsze. Skutkiem może być nawet niesprawność urządzenia przez dłuższy czas. Narzędzia oparte na chmurze umożliwiają monitorowanie flot urządzeń i przewidywanie problemów, takich jak potrzeba wymiany tonera, a to skraca czas przestojów.

Centralne zarządzanie ułatwia także zarządzanie aktualizacjami. Nie mając całej floty na miejscu, nie można aktualizować każdego urządzenia z osobna. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania w chmurze można zainstalować nowe aktualizacje lub funkcje w całej flocie bez konieczności opuszczania stanowiska pracy. To lepsze rozwiązanie zarówno dla Ciebie, jak i pracowników, którzy mają natychmiastowy dostęp do najnowszych wersji bez opóźnień – a to szczególnie ważne w przypadku zabezpieczeń.

3. Bezpieczny i skuteczny przepływ informacji

Czas przejść do kwestii bezpieczeństwa i efektywności przepływu dokumentów i informacji. Jedną z rzeczy z którą wszyscy się zgadzamy jest to, że bezpieczeństwo jest najważniejsze. Jednak zespoły IT muszą zachować równowagę między dostępnością a poziomem ochrony. Pracownicy powinni mieć dostęp do potrzebnych im dokumentów, ale nie do materiałów, do których przeglądania nie są upoważnieni. Z kolei łatwy dostęp dla pracowników nie powinien oznaczać łatwego dostępu dla wszystkich, w tym dla osób mających złe zamiary.

Systemy oparte na chmurze zapewniają wiele korzyści w tym kontekście. Pracownicy mają łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów z dowolnego miejsca. Ponadto zespoły IT mogą łatwiej zarządzać zabezpieczeniami poprzez konfigurowanie reguł przyznawania i ograniczania użytkownikom dostępu do lokalizacji plików na serwerze.

Z kolei oparte na chmurze zarządzanie flotą urządzeń pozwala zająć się tą kwestię w odniesieniu do urządzeń drukujących i skanujących. Można konfigurować profile użytkowników i przepływy pracy i zarządzać nimi z centralnego punktu. Ułatwia to ustawianie reguł dostępu i zarządzania informacjami.

Wraz z nadejściem nowej ery pracy hybrydowej zespoły IT będą coraz częściej pełnić funkcję „architekta informacji”. Zapewnimy narzędzia i technologie umożliwiające efektywną i bezpieczną pracę z dowolnego miejsca. Możliwe, że Twoja organizacja ma w planach korzystanie z chmury, ale będzie ona niezbędna do realizacji zadań, zwłaszcza w zakresie zarządzania flotą. Jest to jednak nie tylko konieczność, ale także szansa na ogólne usprawnienie zarządzania flotą – pomaga wydłużyć czas pracy bez przestojów i zapewnia bezpieczeństwo pracowników.

Powiązane produkty i rozwiązania

Dodatkowe informacje

Nie masz pewności jakich usług potrzebuje Twoja firma?