Trzy kroki do bezpiecznego zarządzania dokumentami

Współczesne miejsca pracy są bardziej połączone, cyfrowe i dynamiczne niż kiedykolwiek wcześniej. Dane są nieustannie przesyłane między ludźmi, platformami i miejscami. Od umów po aktualności dla klientów – każdy dokument niesie ze sobą wartość i ryzyko.

Dla liderów IT wyzwaniem jest nie tylko trzymanie w ryzach obiegu dokumentów, ale także zarządzanie nim i ich ochrona. Tu do gry wchodzi zarządzanie dokumentami. Kształtuje sposób, w jaki organizacje zachowują kontrolę, zmniejszają ryzyko i chronią zaufanie w dynamicznym świecie.

Zarządzanie dokumentami (IM) pomaga organizacjom kontrolować przepływ danych w całej firmie. Obejmuje to dokumenty przychodzące, takie jak faktury i umowy, a także dokumenty wychodzące, takie jak paski płacowe i aktualności dla klientów.

Jednak większość z tych dokumentów jest poufna. Jeśli zostaną zgubione, ujawnione lub wysłane pod niewłaściwy adres, skutki mogą być poważne. Twoja firma może narazić się na naruszenie przepisów o ochronie danych, grzywny, utratę reputacji lub zaufania zarówno wśród klientów, jak i pracowników.

Większość liderów IT wie, jak ważna jest ochrona danych, ale muszą też wiedzieć, gdzie są słabe punkty, co jest już bardziej skomplikowane. Aby to ułatwić, korzystamy z prostej struktury, która dzieli cykl zarządzania dokumentami na trzy etapy: przechwytywanie, przetwarzanie i dostarczanie.

Przechwytywanie jest pierwszym etapem w cyklu zarządzania dokumentami. Odnosi się do sposobu wyodrębniania danych z dokumentów fizycznych lub cyfrowych i ich wprowadzania do systemów biznesowych.

Na przykład kierownik ds. rekrutacji może przesłać skan paszportu nowego pracownika lub pracownik zdalny może przeglądać poufną umowę. Dokumenty te często zawierają dane osobowe lub informacje o krytycznym znaczeniu dla firmy.

Jeśli proces przechwytywania nie będzie zabezpieczony, istnieje ryzyko przechwycenia danych, ich skierowania w niewłaściwe miejsce lub uzyskania dostępu do nich przez niewłaściwą osobę. Może to prowadzić do naruszenia przepisów o ochronie danych, poniesienia kar finansowych, utraty reputacji i zaufania.

Aby ograniczyć te zagrożenia, organizacje korzystają z bezpiecznych narzędzi do przechwytywania z takimi funkcjami jak szyfrowanie, bezpieczne logowanie i wstępnie skonfigurowane przepływy pracy. Takie mechanizmy kontroli pomagają zapewnić prawidłową obsługę poufnych dokumentów od momentu ich wprowadzenia do systemów.

Po wprowadzeniu dokumentów do systemów kolejnym wyzwaniem jest bezpieczne zarządzanie nimi. W tym miejscu rozpoczyna się etap przetwarzania. Chodzi w nim o sposób przechowywania i udostępniania danych oraz zarządzania nimi w całej organizacji.

Firmy mają do czynienia z mnóstwem różnych dokumentów – listy płac, przeglądy wyników, formularze zdrowotne, plany strategiczne. Jeśli takie dane nie będą chronione lub niewłaściwe osoby uzyskają do nich dostęp, konsekwencje mogą być poważne. Jeden błąd, np. przejrzenie poufnych planów restrukturyzacji przez pracownika, może wywołać zakłócenia wewnętrzne, a nawet wyciek danych na zewnątrz.

Aby tego uniknąć, organizacje potrzebują solidnych mechanizmów kontroli wewnętrznej. Dostęp oparty na rolach, dzienniki inspekcji i zautomatyzowane reguły przechowywania pomagają dopilnować, aby poufne dane były widoczne tylko dla właściwych osób, a praktyki przechowywania spełniały normy prawne, takie jak RODO.

Dostarczanie jest ostatnim etapem w cyklu zarządzania dokumentami i skupia się na tym, w jaki sposób dokumenty opuszczają organizację, co zawierają i kto je otrzymuje. Może to być cokolwiek: faktura dla klienta, komunikat prasowy lub poufny dokument kadrowy.

Jeśli poufne dokumenty zostaną wysłane do niewłaściwej osoby, skutki mogą być natychmiastowe i dalekosiężne. Weźmy scenariusz, w którym dział kadr chce wysłać formularz medyczny nowego pracownika do jego bezpośredniego przełożonego, ale przypadkowo wybiera niewłaściwego adresata o tym samym nazwisku. Prosty błąd może mieć poważne skutki – od utraty zaufania po konsekwencje prawne.

Aby zmniejszyć ryzyko, organizacje potrzebują zabezpieczeń przy wysyłaniu. Weryfikacja odbiorców, potwierdzenia odbioru i bezpieczne protokoły komunikacyjne pomagają dopilnować, aby dokumenty trafiały do właściwych osób. Narzędzia automatyzacji mogą również stanowić kolejną warstwę ochrony, rejestrując każdy krok w celu zapewnienia pełnej identyfikowalności.

W dzisiejszym złożonym środowisku IT zarządzanie dokumentami ma kluczowe znaczenie dla zmniejszenia ryzyka i ochrony tego, co najważniejsze – danych, klientów i pracowników.

Poprzez podział cyklu zarządzania dokumentami na trzy odrębne etapy liderzy IT mogą przyjąć bardziej usystematyzowane, proaktywne podejście do zarządzania ryzykiem i ochrony poufnych informacji.

Technologia odgrywa kluczową rolę w bezpiecznym przechwytywaniu, dostarczaniu i przetwarzaniu informacji. Dobrze dobrane rozwiązania ograniczają ryzyko błędów, wspierają przestrzeganie zasad i chronią wrażliwe dane na każdym etapie ich przetwarzania. Oznacza to mniej naruszeń, większą zgodność z przepisami i większą pewność w całej organizacji.

Dowiedz się, w jaki sposób rozwiązania firmy Canon do zarządzania dokumentami mogą pomóc we wzmocnieniu kontroli, poprawie widoczności i podejmowaniu lepszych decyzji.

Poznaj rozwiązania firmy Canon do zarządzania dokumentami