ZAMIEŃ TECZKI PRACOWNICZE NA BEZPIECZNE I WYGODNE ARCHIWUM CYFROWE

Usprawnij cyfryzację dokumentów kadrowych z Canon Digital HR
UMÓW BEZPŁATNĄ KONSULTACJĘ
Canon Digital HR

Wiemy, jak trudno znaleźć Ci czas na projekty skupione wokół kultury organizacyjnej w momencie, gdy blisko 60% czasu Twojego zespołu pochłaniają powtarzalne zadania operacyjne i administracyjne.

Zamień tradycyjne segregatory na elektroniczne teczki pracownicze, by odzyskać czas, fizyczną przestrzeń, zredukować koszty archiwizacji dokumentów i zapewnić odpowiedni poziom ochrony danych.

  • ZREDUKUJ KOSZT FIZYCZNEJ ARCHIWIZACJI TECZEK PRACOWNICZYCH. DO ZERA.

    Tak długo, jak Twoja firma będzie zatrudniać pracowników, wolumen przechowywanych dokumentów będzie rosnąć. A im większa skala zatrudnienia, tym większe koszty utrzymania archiwum.

  • DOSTĘP DO INFORMACJI W KILKA SEKUND

    Skończ z wertowaniem segregatorów i manualnym wprowadzaniem danych. Dzięki temu, że dokumenty można przeszukiwać nie tylko po nazwie, ale i po treści, dotarcie do potrzebnych informacji to najwyżej kilka kliknięć.

  • ZAPEWNIJ BEZPIECZEŃSTWO WRAŻLIWYCH DANYCH

    Dokumenty związane z zatrudnieniem podlegają szczególnej ochronie ze względu na dane osobowe. Z Canon Digital HR możesz łatwo przypisać kategorię archiwizacyjną i skrupulatnie zarządzać dostępem do dokumentów czy możliwością ich edycji.

  • PRACUJ ZDALNIE ZAWSZE, KIEDY TEGO POTRZEBUJESZ

    Cyfrowe teczki pracownicze to gwarancja dostępu do pełnej dokumentacji HR niezależnie od tego, czy pracujesz z biura, z domu, czy jesteś z wizytą w oddziale.

JAK TO DZIAŁA?

Digitalizacja, wyodrębnianie kluczowych informacji, przesyłanie ich do wewnętrznych systemów, klasyfikacja dokumentów, archiwizacja... Wszystko to może odbywać się w ramach dobrze zaprojektowanej automatyzacji – przy zachowaniu pełnej kontroli ze strony człowieka. A do tego dużo wydajniej, wygodniej i bezpieczniej.

Dowiedz się jak może to wyglądać w twojej firmie
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

DIGITALIZACJA DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ MOŻE BYĆ PROSTA!

ETAP 1. SKANOWANIE TECZEK

  • Przeglądasz i przygotowujesz dokumenty do skanowania.

  • Skanujesz teczki z podziałem na sekcje.

  • W tym zadaniu wspierają Cię wydajne skanery Canon

ETAP 2. AUTOMATYCZNE PRZETWARZANIE DOKUMENTÓW

Oprogramowanie Canon automatycznie:

  • odczytuje zawartość każdej strony (np. datę powstania dokumentu, dane osobowe, PESEL)
  • identyfikuje początek i koniec każdego dokumentu
  • rozpoznaje rodzaj dokumentu

Dzięki temu nie musisz wykonywać całego szeregu czynności, które wymagają dużego skupienia, pochłaniają mnóstwo czasu, a ich przepisywanie wiąże się z dużym ryzykiem popełnienia błędu.

image
WERYFIKACJA DOKUMENTÓW POD

ETAP 3. WERYFIKACJA DOKUMENTÓW POD KĄTEM JAKOŚCI I POPRAWNOŚCI DANYCH

1. Sprawdzasz, czy informacje są poprawne dzięki wygodnemu podglądowi skanów.
2. Upewniasz się, że dokument jest w oczekiwanej jakości (zwłaszcza przy skanowaniu dokumentów wyblakłych, zawierających dopiski ręczne czy notatki ołówkiem).
3. Zatwierdzasz dokument podpisem kwalifikowanym

ETAP 4. ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW (wpięcie do e-teczki)

Eksportujesz pliki w uzgodnionym formacie (PDF, PDF/a) wraz z wszystkimi odczytanymi informacjami (metadanymi).
Dokumenty możesz wyeksportować do:
  • lokalnego systemu kadrowo-płacowego (np. SAP)
  • bezpiecznej chmury – to najlepsze rozwiązanie, jeśli współdzielisz dokumenty z zewnętrznymi dostawcami
  • cyfrowego archiwum dokumentów pracowniczych

W Canon posiadamy rozwiązania, które łatwo integrują się z istniejącymi systemami klienta, a jeśli nie posiadasz cyfrowego archiwum, możemy je dla Ciebie stworzyć.

CANON DIGITAL HR TO ROZWIĄZANIE, KTÓRE WSPIERA FIRMY:

  • DZIAŁAJĄCE NA DUŻĄ SKALĘ

    • Tysiące zatrudnionych
    • Wysoka rotacja lub sezonowość zatrudnienia
    • Wiele spółek (grupy kapitałowe)
    • Wiele oddziałów

  • DZIAŁAJĄCE W MNIEJSZEJ SKALI

    Którym zależy na usprawnieniu procesów związanych z obiegiem dokumentów i dostosowaniu procesów kadrowych do aktualnych wymogów formalno-prawnych (np. RODO)

  • ŚWIADCZĄCE USŁUGI KADROWO-PŁACOWE

    • Outsourcing pracowników
    • Agencja zatrudnienia
    • Biura rachunkowe

CZY WIESZ, ŻE…

Digitalizacja teczek pracowniczych nie musi trwać wieki!

Policzyliśmy, że digitalizacja bez odpowiednich narzędzi kilku tysięcy teczek pracowniczych u jednego z naszych Klientów zajęłaby około 100 lat!!! Wyobrażasz sobie projekt trwający 4 pokolenia?! Nasze rozwiązania pozwoliły skrócić ten czas do kilku lat i to bez angażowania dodatkowych rąk do pracy.

Dowiedz się jak może to wyglądać w twojej firmie
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

INNE PROCESY HR OBSŁUGIWANE PRZEZ CANON

  • Onboarding i offboarding pracownika
    Rozliczenie nadgodzin i zgłaszanie nieobecności

  • Ocena pracownika
    Zarządzanie szkoleniami i kwalifikacjami

  • Oświadczenia o zarobkach
    Wnioski urlopowe, rekrutacyjne, delegacyjne

  • Badania lekarskie
    Inne

ZATRUDNIJ TECHNOLOGIĘ I ODZYSKAJ CZAS NA PRACĘ Z LUDŹMI

Umów się z nami na bezpłatną konsultację i odpowiedzi nam o swoich wyzwaniach. A my w odpowiedz na to:
  • Opowiemy Ci o tym, jak może przebiegać praca z dokumentami
  • Podpowiemy rozwiązania, które działają u naszych klientów
  • Pokażemy Ci, jak działają nasze rozwiązania

Taka rozmowa do niczego Cię nie zobowiązuje…

Wolisz chwycić za słuchawkę? Nie ma sprawy!
Zadzwoń do mnie pod numer +48 691 490 844 – Łukasz Bielarczyk
SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI

Zobacz również

  • Skanowanie i przechwytywanie dokumentów

    Wykorzystaj automatyzację w celu ograniczenia czasochłonnych zadań wykonywanych ręcznie.

  • Skanery produkcyjne

    Inteligentne, wydajne skanery produkcyjne do wymagających zadań wysokonakładowych

  • Czy polskie biura są gotowe na cyfryzację?

    Wyniki badania Canon B2B 2022. Wszystko o obiegu dokumentów w firmach

  • Skuteczna praca hybrydowa

    Jak zachować dobrą współpracę, bezpieczeństwo i wydajność pracy, niezależnie od miejsca, w którym się odbywa