Automatyzacja procesów w drukarni: koszt czy inwestycja

Rosnące koszty pracy w Polsce (w 2023 r. najszybciej spośród wszystkich krajów europejskich),¹ coraz większe problemy z kadrą i ze znalezieniem pracowników do mniej wymagających prac, a z drugiej strony presja klientów w zakresie szybszej realizacji zleceń – z tymi wyzwaniami zmaga się coraz więcej polskich przedsiębiorstw poligraficznych. Lekarstwem na ich bolączki może być automatyzacja procesów, która – po analizie potrzeb i wdrożeniu odpowiednich rozwiązań software’owych oraz sprzętowych – pozwala nie tylko znacząco zredukować koszty, ale także zwiększyć wydajność firmy.

Tego właśnie staraliśmy się dowieść na targach RemaDays Warsaw, gdzie wraz z naszymi partnerami technologicznymi – OneVision i Enova 365 – zaprezentowaliśmy zintegrowany system automatyzujący proces obsługi zamówień klientów, od ich przyjęcia do realizacji, przez produkcję, aż do ich wysłania do klientów końcowych. Uczestnicy targów mogli zobaczyć w pigułce to, co robimy na dużo większą skalę u naszych Klientów. A wszystko to działo się na żywo na naszym stoisku!

Pokazaliśmy, jak automatyzacja przyspiesza zamówienie prac przez klienta, przygotowanie plików, przetworzenie ich w systemie prepress oraz przygotowanie ich do produkcji, przekazanie do produkcji, wydrukowanie i wykończenie, a następnie kompletację (z uwzględnieniem przyporządkowania do poszczególnych osób czy punktów odbioru) i wreszcie - dostawę do klienta.

Zresztą zobaczcie sami…

Po wprowadzeniu zamówienia do systemu (na potrzeby prezentacji targowej odbywało się ono drogą telefoniczną, ale kanałów komunikacji można w tym procesie uwzględnić wiele – sklep internetowy, pozyskanie plików z „chmury”, wgranie z FTP czy standardowy e-mail) cały proces, łącznie z przekazaniem prac do maszyny odbywał się bez udziału pracownika.

Nasz pokaz uwzględniał trzy rodzaje produktów: wizytówki, plakaty i zaproszenia, kierowane w sumie do trzech różnych punktów i różnych osób im przypisanych (jako odbiorców), z uwzględnieniem nakładu, kolorystyki, formatu itd.

Z myślą o sprawnej i niezawodnej kompletacji już na etapie przygotowania plików produkcyjnych zostały wygenerowane kody kreskowe opisujące daną partię produktów (na którą mogły składać się dwa bądź trzy z nich) – to pozwoliło znacząco zaoszczędzić czas przy finalizowaniu zamówienia”. Przy czym, warto w tym miejscu zaznaczyć, że identyfikacja produktów oraz statusowanie produkcji z wykorzystaniem barecode’ów to tylko jedna z możliwości.

Wyzwania i trendy rynkowe – przesłankami do wdrożenia automatyzacji

„Żyjemy w niesłychanie niepewnych czasach i w niestabilnym otoczeniu - zarówno makro- jak i mikroekonomicznym – mówi Piotr Malicki. – To oznacza liczne wyzwania również dla branży poligraficznej. Wiele z nich to efekt nasilających się w ostatnich latach zjawisk, takich jak na przykład rosnące koszty pracy – w 2023 roku Polska była na pierwszym miejscu wśród europejskich krajów, w których wzrastały one najszybciej. Płace w Polsce poszybowały w górę o prawie 11%.

Na to nakładają się powszechne i coraz bardziej odczuwalne problemy związane ze znalezieniem nie tylko wykwalifikowanej kadry, ale też pracowników do mniej wymagających prac manualnych”.

„Z drugiej strony klienci drukarni mają coraz większe wymagania, jeśli chodzi o czas realizacji zleceń – kontynuuje Piotr Malicki. – Z badań InfoTrends², jakimi dysponujemy w kontekście cyfrowego druku wielkoformatowego wynika, że około 80% przekazywanych drukarniom prac powinno być zrealizowane w terminie do 48 godzin, zaś aż 62% ma być – zgodnie z oczekiwaniami klientów – wydrukowane, i co istotne dostarczone – w ciągu doby.

Świetnie widać to na przykładzie e-commerce. Tu oczekiwania są jeszcze bardziej wyśrubowane – zamawiający w odniesieniu do wybranych kategorii asortymentu spodziewają się dostawy maksymalnie w czasie 3 godzin³. W tym kontekście nie może dziwić fakt, że np. ulotki, plakaty czy wizytówki zamawiane online bądź w drukarniach internetowych, według klienta powinny być dostarczone do niego niemal ad hoc. To jest szczególnie ważne także wobec jeszcze jednego zjawiska – rosnącego znaczenia doświadczenia klienta (UX – tzw. User eXperience), które – jak wskazują chociażby dane firmy Qualtrics⁴ - staje się ważniejszym czynnikiem zakupowym niż cena czy sam produkt”.

Wobec tych trendów nie pozostają obojętne ani same drukarnie, z których coraz więcej decyduje się na wdrożenie odpowiednich systemów, zwiększających automatyzację procesów, ani dostawcy, oferujący rozwiązania do automatyzacji.

„Ważne jest, by w tak złożonym środowisku produkcyjnym jakim jest drukarnia, uwzględnić różne etapy przygotowania i produkcji zlecenia, jak też różne narzędzia – zarówno software’owe jak i sprzętowe. Zwłaszcza, że coraz więcej drukarń odchodzi od bazowania na tradycyjnych technikach poligraficznych, wdrażając maszyny cyfrowe, mało- lub wielkoformatowe, albo też jedne i drugie” – podkreśla Piotr Malicki.

Automatyzacja – stan obecny
Jak wskazują zaprezentowane podczas pokazów targowych badania rynkowe, odsetek drukarń stosujących automatyzację wciąż pozostaje relatywnie niski w kontekście potrzeb rynkowych zgłaszanych przez klientów.

„Badania zlecone przez KPI i opublikowane w czasopiśmie „Big Picture⁵” bardzo dobrze ilustrują ten trend – mówi Piotr Malicki. – Procesy w pełni zautomatyzowane stosuje obecnie zaledwie 1 drukarnia na 100. 46% firm poligraficznych ma wdrożone procesy automatyzujące produkcję – częściowo bądź w dużej mierze. Jednak aż 53% przyznaje, że ich praca bazuje w pełni bądź w dużej części na procesach manualnych. To pokazuje skalę zjawiska i z myślą o tej części rynku wychodzimy z naszą ofertą”.

Koszt czy inwestycja?

Jak wskazują dane Gartner⁶ do końca bieżącego roku firmy decydujące się na wdrożenie hiperautomatyzacji – a więc automatyzacji w skali całej działalności – obniżą swoje koszty operacyjne aż o 30%.

„O wdrożeniu automatyzacji należy zatem mówić wprost jako o inwestycji w rozwój i przyszłość biznesu, w budowę odporności przedsiębiorstwa na zawirowania rynkowe, a nie jako koszcie związanym z prowadzoną działalnością – podkreśla Piotr Malicki. – W naszej firmie automatyzację rozumiemy jako odpowiedź na wyzwania związane z niedoborem siły roboczej, rosnącymi kosztami materiałów i logistyki oraz potrzebą skrócenia cyklu produkcyjnego”.

Automatyzacja procesu produkcyjnego, jak wskazują nasi eksperci, wiąże się z licznymi korzyściami i zaletami dla drukarni decydującej się na jej wdrożenie. Jednym z kluczowych, nawiązujących do wcześniej cytowanych danych nt. rynku pracy, jest redukcja zadań wykonywanych manualnie. „To bowiem w większym stopniu uniezależnia firmę od sytuacji na rynku pracy” – przekonuje.

„Kolejny aspekt to zwiększenie kontroli nad procesem produkcji: w przypadku zautomatyzowanych procesów znane są bowiem koszty i termin realizacji danego zamówienia. Co więcej, zyskuje się pełną nad nim kontrolę, co pozwala zagwarantować klientowi termin dostawy, zwiększając komfort współpracy i efekt UX.

Nie tylko dla użytkowników urządzeń Canon

Wraz z partnerami technologicznymi (OneVision, Enova 365 i Fit It) – stworzyliśmy unikalny ekosystem, umożliwiający szybką i sprawną realizację zleceń, przy ograniczeniu do minimum interwencji ze strony człowieka.

Jesteśmy w stanie objąć automatyzacją wszystkie obszary działalności firmy poligraficznej związane z procesem realizacji prac: zamówienia, projekty i sprzedaż; produkcję, planowanie i kontrolę kosztów; elektroniczny obieg dokumentów; zarządzanie zasobami i magazynami; kontrolę jakości oraz kompletację, wysyłkę i montaż zamówień.

Chciałbym podkreślić, że architektura naszego systemu i cała koncepcja zakłada pełną otwartość. Jesteśmy gotowi do rozmów i mamy propozycję dla każdej drukarni cyfrowej, offsetowej bądź łączącej obie technologie, zainteresowanej zwiększeniem automatyzacji procesów, niezależnie od aktualnego wyposażenia parku maszynowego” – podsumowuje Piotr Malicki.