Prawnicy z wizją

O tym, jak można sobie z tym poradzić, świadczy historia kancelarii JDP Drapała & Partners, która – przy wsparciu Canon Polska oraz partnera sprzedażowego PROFESSIONAL Business Imaging Group – postawiła na wdrożenie najnowocześniejszych technologii biurowych.

• Uproszczenie pracy z dokumentami w kancelarii – spójność drukowania, sprawna digitalizacja.
• Zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa i poufności akt.
• Poprawa jakości wydruków i skanów.
• Przyspieszenie pracy zespołów asystenckich.

• Liczba procesowanych dokumentów – w przypadku wielu spraw prowadzonych jednocześnie są to nawet tysiące akt procesowanych każdego dnia.
• Wrażliwość danych zawartych w aktach.

• Dokładna analiza potrzeb kancelarii przez partnera sprzedażowego Canon.
• Dostawa i instalacja dwunastu urządzeń drukujących i skanujących produkcji Canon.
• Implementacja nowoczesnego systemu uniFLOW Online do zarządzania drukiem i skanowaniem w firmie.
• Wykorzystanie druku podążającego (zapewniającego odbiór wydruków dopiero po zalogowaniu się do urządzenia drukującego), aby zoptymalizować wydajność i wydatki.
• Wydruk podążający pozwala jednocześnie na uproszczenie drukowania dużych nakładów w krytycznych momentach; nie trzeba się zastanawiać, które z urządzeń jest dostępne i pozwoli na najszybsze wydrukowanie pism procesowych.

• Zautomatyzowanie wielu procesów obsługi dokumentów i – co za tym idzie – wyraźne przyspieszenie pracy w biurze kancelarii.
• Wyższa przejrzystość pracy.
• Standaryzacja procesu obsługi akt.
• Wyższy poziom bezpieczeństwa – dodatkowe uwierzytelnienie chroni przed przypadkowym odebraniem cudzego dokumentu z drukarki.
• Oszczędności i większa wygoda obsługi dzięki zastosowaniu spójnego środowiska urządzeń oraz oprogramowania.

1,4 miliarda złotych – tyle wynosi wartość wygranych przez kancelarię JDP sporów sądowych i arbitrażowych. Zespół kancelarii składa się z 75 prawników, którzy do tej pory pomyślnie doprowadzili do końca ponad 230 spraw. To wielkie liczby, a po ich przywołaniu nietrudno wyobrazić sobie, jak wygląda dokumentacja, która każdego dnia przychodzi i wychodzi z warszawskiego biura JDP. Kancelaria aktywnie działa na polu procesów sądowych i arbitrażowych dotyczących złożonych inwestycji infrastrukturalnych. Dokumentacja obejmuje zatem wielotomowe projekty i wydruki w niestandardowych formatach. Bez cienia przesady można powiedzieć, że są to tysiące dokumentów, a wiele z nich obarczonych jest klauzulą poufności.

Aby usprawnić obsługę biura, a przede wszystkim zapewnić klientom absolutną pewność pod względem bezpieczeństwa ich danych, kancelaria JDP postawiła na innowacyjne rozwiązania technologiczne. Pracownicy PROFESSIONAL Business Imaging Group Sp. z o.o. – partnera sprzedażowego Canon – dokładnie rozpoznali potrzeby kancelarii. – We współpracy z ekspertami Canon dobraliśmy optymalne rozwiązania zarówno w zakresie hardware’u, jak i software’u – mówi Grzegorz Gaszczyk, przedstawiciel PROFESSIONAL Business Imaging Group. – W takich przypadkach, dzięki dyskusji naszych specjalistów z przedstawicielami Canon, klient może być pewien, że jego potrzeby są poddawane wnikliwym analizom. To ewidentna korzyść płynąca z korzystania z usług partnerów sprzedażowych – dodaje.

W ten sposób w drugiej połowie 2022 roku do biura trafiło aż dwanaście nowoczesnych urządzeń drukujących i skanujących marki Canon: sześć modeli imageRUNNER ADVANCE DX C5870 w maksymalnej konfiguracji z finisherami umożliwiającymi sprawne zszywanie i dziurkowanie dokumentów, jeden imageRUNNER ADVANCE DX 527 (wysokowydajne urządzenie monochromatyczne formatu A4), jedna sztuka urządzenia wielofunkcyjnego imageRUNNER C1533iF, dwie drukarki i-SENSYS X 1643P (służąca między innymi do druku etykiet), drukarka i-SENSYS X C1333P oraz skaner dokumentowy imageFORMULA DR-G2140. Co jednak szczególnie istotne w tym konkretnym przypadku, firma wdrożyła zaawansowane oprogramowanie do zarządzania drukiem i skanowaniem uniFLOW Online. To dzięki niemu możliwa staje się sprawna koordynacja pracy z wieloma różnymi urządzeniami jednocześnie.

Dobrze funkcjonujące biuro to podstawa w kancelarii prawnej. W swojej codziennej pracy prawnicy wykonują kopie zapasowe procesowanych akt, skanują dokumenty dowodowe i intensywnie korzystają z archiwów. Od ubiegłego roku kancelaria JDP dysponuje elektronicznym pomocnikiem - system uniFLOW Online zapewnia im dużo większą wydajność, gwarantując usprawnienie codziennej pracy. Jak to możliwe?

Środowisko uniFLOW Online pozwala tworzyć spersonalizowane schematy obsługi, które w realiach dużej kancelarii prawnej pomagają wydajniej dzielić pracę na poszczególne zespoły. Dla przykładu: oprogramowanie daje możliwość ustawienia jednoprzyciskowego skanowania do miejsca docelowego. Jeśli więc digitalizuje się akta dotyczące konkretnej sprawy, skanowanie wielu tomów idzie dużo sprawniej niż dotychczas. Pracownicy muszą jedynie przynieść wymagane dokumenty, a oprogramowanie załatwi resztę: zeskanuje, obrobi skan i umieści w odpowiednim folderze oraz z odpowiednimi metadanymi.

Wyższą wydajność pracy biurowej zauważa adw. Jakub Majewski, Partner w kancelarii JDP: – Dzięki wdrożeniu urządzeń oraz oprogramowania od Canon, mamy więcej szybszych skanerów i drukarek. Ich jednolitość, to znaczy obsługa w podobny sposób i przy pomocy jednego systemu, przekłada się na dużą wygodę obsługi i łatwość szkolenia pracowników z obsługi sprzętu – mówi adw. Jakub Majewski.

Wszystkie urządzenia są ponadto włączone do systemu monitorowania Canon eMaintenance, który na bieżąco śledzi poprawność ich działania. Kiedy zaczyna brakować toneru, zszywek lub innych materiałów eksploatacyjnych, system zawczasu o tym alarmuje. A jeśli pojawi się błąd w działaniu maszyny, zgłoszenie jest od razu przesyłane do serwisu, dzięki czemu niechciane przestoje w pracy ograniczone są do minimum.

Bezpieczeństwo dokumentów jest istotne w niemal każdej branży, ale kancelaria prawna to przypadek szczególny. Klienci wymagają, aby ich poufne dane były traktowane ze szczególną ostrożnością. Także w tym pomaga uniFLOW Online: obsługiwane przez system drukarki są zabezpieczone przed nieupoważnionym dostępem i użytkowaniem. Każda osoba, która chce skorzystać z urządzenia, ma do wyboru kilka prostych metod uwierzytelniania.

– Nasze drukarki już wcześniej znajdowały się w pomieszczeniach zabezpieczonych przed dostępem osób nieuprawnionych. Dzięki wprowadzeniu oprogramowania Canon, dodatkowo ograniczamy ryzyko, że poufne dokumenty wprost z drukarki odbierze osoba nieuprawniona. Wyłącznie osoba zatrudniona, która zleciła druk, a następnie uwierzytelniła się w systemie, może odebrać wydrukowany dokument – podkreśla adw. Jakub Majewski.

Duże znaczenie ma także fakt lepszej ochrony samych urządzeń końcowych. Drukarki i skanery to w niejednej firmie swoisty koń trojański, brama wejścia dla hakerów. Dzieje się tak, ponieważ firmy często przywiązują dużą uwagę do zabezpieczania swoich komputerów, jednocześnie zapominając o urządzeniach peryferyjnych. System uniFLOW Online otacza ochroną wszystkie podłączone do niego urządzenia, dając gwarancję absolutnego bezpieczeństwa.

Oprogramowanie uniFLOW Online, jak sama nazwa wskazuje, dostępne jest w wersji chmurowej. To oznacza, że użytkownicy nie potrzebują żadnych firmowych serwerów, skomplikowanych sieci IT ani zespołu odpowiedzialnego za obsługę systemu. Rozwiązanie działa w pełni zdalnie, a pieczę nad jego bezpieczeństwem sprawują wyspecjalizowane zespoły ekspertów Canon.

Jednak w przypadku kancelarii JDP po raz pierwszy w Polsce zastosowano mieszane (lokalno-chmurowe) umiejscowienie systemu. To oznacza, że oprogramowanie wykorzystuje zarówno technologię cloud, jak i serwery lokalne.

– Zaletą systemów chmurowych jest ich wysoka elastyczność i możliwość dostosowania do oczekiwań konkretnego odbiorcy. Dużo trudniej byłoby postępować z oprogramowaniem umiejscowionym lokalnie, które chcielibyśmy przenieść do chmury. W przypadku uniFLOW Online oraz pozostałych systemów oferowanych przez Canon, także niezwykle zaawansowanych systemów zarządzania informacjami z rodziny Therefore lub IRIS, możemy zaoferować nabywcom rozwiązanie dostosowane do ich potrzeb. Choć zawsze podkreślamy przełomową rolę oprogramowania chmurowego, rozumiemy, że konkretna firma może mieć inną wizję obsługi swoich dokumentów. Ostatecznie chodzi przecież o wygodę użytkownika końcowego – komentuje Dariusz Szwed, ekspert od zagadnień cyfryzacji biur w Canon Polska.

Tym bardziej, że kancelaria JDP, jak przystało na prawników, jasno deklaruje swoje potrzeby i posiada czytelną wizję przeprowadzenia cyfrowej transformacji, w której ogromną rolę odgrywa również zaangażowanie działu IT. To dzięki efektywnej współpracy ekspertów Canon oraz specjalistów IT z JDP proces wdrożenia przebiegł szybko i bezproblemowo. Wdrożenie systemu uniFLOW to tylko jeden z elementów szerzej zakrojonego planu modernizacji biura. Ma być jeszcze sprawniej, czytelniej, a przede wszystkim bezpieczniej.