To sprawia, że instytucje, rządy i organizacje w całej Europie coraz częściej starają się podjąć kwestię ochrony danych osobowych w swoich programach. Skala zagrożenia gwałtownie wzrosła.

Nasze badania dotyczące zarządzania dokumentami w firmach wykazały, że szefowie działów IT (ang. ITDM) często odnotowują przypadki naruszeń w zakresie bezpieczeństwa i zgodności z przepisami – w roku poprzedzającym badanie 4 na 5 z nich zgłaszało problemy związane z bezpieczeństwem. Dochodziło do tego pomimo większego wysiłku włożonego w poprawę bezpieczeństwa informacji i zgodności z przepisami niż przed pandemią.

W tym miejscu nasuwa się pytanie: czy osoby, których rolą jest dbanie o kwestie ochrony danych i zachowanie zgodności z przepisami, dały się zaskoczyć?

W niniejszym artykule postaramy się odpowiedzieć na pytanie, co sprawia, że rola szefów działów IT staje się coraz bardziej wymagająca i przyjrzymy się temu, jak automatyzacja może ułatwić im zarządzanie bezpieczeństwem informacji i zgodnością z przepisami.

Cyberprzestępczość to gigantyczny biznes. Prognozowano, że w 2024 roku będzie ona kosztować świat 9,5 biliona dolarów, podczas gdy w 2015 roku było to tylko 3 biliony dolarów¹. W ostatnich latach przyczyniła się do tego szybka digitalizacja, ponieważ coraz więcej działań organizacji – takich jak zarządzanie kadrami i sprawozdawczość finansowa – przenosi się do sieci.

Aby rozwiązać ten problem, UE wprowadza nowe ramy regulacyjne. Przykładowo dyrektywa NIS2 obejmuje większą liczbę branż² i nakłada na wiele organizacji w całej Europie wymóg podniesienia standardów działania w zgodzie z przepisami.

Firmy nie mogą sobie pozwolić na ignorowanie tego obszaru. W 2023 roku w UE nałożono administracyjne kary pieniężne w wysokości około 2,1 mld EUR z powodu naruszenia ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO)³.

Na poziomie organizacyjnym utrzymywanie zgodności z przepisami staje się bardziej złożone, ponieważ upowszechnianie się pracy hybrydowej i zdalnej oznacza, że poufne dane coraz częściej wychodzą poza przestrzeń biura, co wiąże się z wyzwaniami dotyczącymi prywatności i bezpieczeństwa. Ponieważ wiele osób nie zawsze przestrzega standardów zgodności dotyczących bezpieczeństwa informacji, stanowi to zagrożenie dla zabezpieczeń w chmurze i może prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa danych oraz do cyberataków.

Nie dziwi zatem fakt, że w naszym badaniu szefowie działów IT wskazywali na bezpieczeństwo jako swoje główne wyzwanie, a 60% respondentów umieściło je w pierwszej trójce, jeśli chodzi o priorytety. Zadbanie o ten obszar pochłania znaczną część ich energii – przyznaje to połowa ankietowanych. Dlatego wiele firm stara się zapobiegać tym problemom.

Gdy przyjrzymy się specyficznym problemom ITDM w zakresie bezpieczeństwa informacji i zgodności z przepisami, oczywistym staje się, że tryby hybrydowej i zdalnej pracy stworzyły nowe zagrożenia w zakresie zgodności z przepisami i zakłócają zdolność firm do ochrony krytycznych informacji.

W przewidywalnej przyszłości hybrydowe środowiska pracy będą normą dla większości organizacji wykonujących typową pracę biurową. 74% dyrektorów finansowych w Europie planuje przenieść część pracowników na stałą pracę zdalną, aby ograniczyć koszty⁴, co stwarza wyzwania związane z bezpieczeństwem informacji.

W przypadku ITDM jest to powód do zmartwień. Pracownicy często korzystają z usług internetowych lub technologii spoza głównego nurtu, co nie jest dozwolone przez ich firmę. Nie ma też narzędzi do tego, by monitorować, czy pracownicy używają własnych urządzeń do przetwarzania poufnych danych, a zatem nie wiadomo, które dokumenty są udostępniane i komu się je udostępnia. Krótko mówiąc, nie ma potrzebnego wglądu w procesy, a w konsekwencji trudno jest je kontrolować.

Gdy zapytaliśmy szefów działów IT, w jakim kierunku zamierzają zmieniać warunki pracy hybrydowej w swojej firmie, 43% z nich odpowiedziało, że chciałoby zwiększyć widoczność wykorzystania oprogramowania przez pracowników, a 42% chciałoby uzyskać większą kontrolę nad tym, jak pracownicy podchodzą do procedur. Mamy nadzieję, że dzięki tym wysiłkom będzie można ograniczyć wyzwania związane z bezpieczeństwem danych i zadbać o przestrzeganie procedur przez pracowników nawet podczas pracy zdalnej.

Istnieje wyraźna chęć uzyskania praktycznych rozwiązań w zakresie bezpieczeństwa informacji i zgodności z przepisami, które odpowiadają potrzebom współczesnych organizacji.

Z naszego raportu wynika, że wielu szefów działów IT podejmuje konkretne kroki, aby podnieść odporność swojej organizacji na cyberzagrożenia i zapewnić sobie możliwość monitorowania działań w zakresie zgodności z przepisami. To potwierdza wskazywany przez nas kierunek – droga do lepszej widoczności i kontroli wiedzie przez automatyzację.

Bazowanie na tradycyjnych procesach i przestarzałych technologiach utrudnia monitorowanie zgodności z przepisami i wymaga od pracowników zapamiętywania tego, kiedy uzyskują dostęp do informacji oraz kiedy je edytują, udostępniają i usuwają. To proces podatny na błędy, a pozyskane w ten sposób informacje nie zawsze są łatwe do udowodnienia podczas audytu. W związku z tym 36% ITDM twierdzi, że ma podejrzenia lub wiedzę, że pracownicy nie zawsze działają w zgodzie z procedurami, co może stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa danych.

Automatyzując wybrane czynności w ramach przetwarzania informacji z zarządzaniem dokumentami cyfrowymi, ITDM mogą łatwo śledzić przepływ dokumentów w swoich organizacjach. Dzięki temu będą one płynnie i bezpiecznie przepływać – bez ryzyka, że trafią do niewłaściwej skrzynki odbiorczej.

53% ITDM ma już wdrożone automatyczne zarządzanie prawami dostępu, dzięki czemu poufne dokumenty są zabezpieczone przed nieautoryzowanym korzystaniem. 51% stosuje automatyczne reguły dotyczące czasu przechowywania danych, aby ułatwić organizacji działanie w zgodzie z RODO.

Nadal jest jednak wiele do zrobienia. Kiedy zapytaliśmy ITDM, jakie procesy wdrożyli, aby ułatwić sobie kontrolę nad dokumentami, nawet najczęściej wymieniane rozwiązania były stosowane tylko w połowie organizacji.

Nie wynika to bynajmniej z braku zaufania do automatyzacji. O wartości automatyzacji nie trzeba nikogo przekonywać – praktycznie wszyscy szefowie działów IT, którzy wdrożyli co najmniej jeden zautomatyzowany proces w swojej organizacji, potrafią wymienić jej korzyści.

Jednakże, jak wykazano w naszym raporcie, droga pomiędzy pierwszymi etapami wdrażania automatyzacji a osiągnięciem automatyzacji na pełną skalę bywa trudna. Dopiero przezwyciężenie pojawiających się na niej wyzwań decyduje o uwolnieniu prawdziwego potencjału automatyzacji i pomaga przezwyciężyć wyzwania związane z bezpieczeństwem informacji.

Tempo zmian technologicznych w ostatnich latach było zaskakujące. To wielka szansa dla szefów działów IT, aby dzięki automatyzacji popchnąć firmę do rozwoju.

Z tej perspektywy wyzwania związane z bezpieczeństwem informacji, przed którymi stoją ITDM, mogą być katalizatorem szerszego wykorzystania automatyzacji i przekształcenia sposobu przetwarzania informacji przez organizacje.

Nowoczesne narzędzia do zarządzania dokumentami są już dostępne. Większość organizacji musi jednak pokonać długą drogę, zanim będzie w stanie wykorzystywać je w taki sposób, aby nie tylko wzmocnić operacyjną stronę działalności firmy, ale również osiągnąć wartość dodaną.

ITDM muszą zadbać o przyszłość swoich organizacji, stawiając na automatyzację i zaawansowaną cyfryzację. Aby było to możliwe, muszą korzystać ze wsparcia odpowiedniego partnera, który pozwoli wprowadzić skuteczne mechanizmy zabezpieczeń i zachowania zgodności z przepisami na nadchodzące lata.

Pobierz nasz raport, aby poznać najczęstsze wyzwania związane z bezpieczeństwem informacji i zgodnością z przepisami. Dowiedz się, dlaczego większość organizacji nie wykorzystuje pełnego potencjału automatyzacji.