Oświadczenie o ochronie prywatności dla Canon Recruitment

Niniejsze Oświadczenie zawiera ogólne informacje dla osób ubiegających się o pracę („Państwo”) na temat przetwarzania danych osobowych przez firmę Canon, a także praw przysługujących Państwu na mocy przepisów o ochronie danych osobowych. W tym Oświadczeniu podobne informacje są nazywane „Danymi rekrutacyjnymi”. Należy dokładnie zapoznać się z nim przed przekazaniem firmie Canon swoich danych osobowych.

„Canon” oznacza spółkę Canon Europa N.V oraz jej podmioty zależne i stowarzyszone, stosownie do potrzeb. W niniejszym Oświadczeniu firma Canon jest również określana jako „my”, „nas” lub „nasze”.

Gromadzenie danych osobowych

Gromadzimy Dane rekrutacyjne w celu zarządzania naszymi zasobami, do działań rekrutacyjnych oraz na potrzeby planowania organizacyjnego. Dlatego też do niektórych przykładów informacji, które możemy od Państwa zbierać, zaliczają się:

  • Informacje związane z procesem rekrutacji: Są to dane gromadzone w procesie rekrutacji, takie jak wyniki uzyskane w centrach oceny lub podczas rozmów kwalifikacyjnych oraz informacje przekazane nam przez osoby, które Państwa oceniały.
  • Informacje związane z aplikacją: Generalnie mówią nam one, kim Państwo są, i pomagają stworzyć obraz Państwa możliwości oraz przydatności na określonych stanowiskach. Mogą one obejmować imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, inne dane kontaktowe i preferowane sposoby kontaktu. W tym pojęciu mieszczą się także dane zawarte w liście motywacyjnym, życiorysie/CV (np. kwalifikacje zawodowe, dotychczasowe doświadczenie zawodowe, wykształcenie, kompetencje i umiejętności, bieżące wynagrodzenie podstawowe, dodatkowe premie i/lub prowizje oraz zainteresowania i doświadczenia prywatne), informacje zamieszczone na kontach w mediach społecznościowych lub na stronach internetowych bądź kontach prywatnych (np. LinkedIn lub Twitter), informacje o tym, w jaki sposób dowiedzieli się Państwo o danym stanowisku, informacje o wykonywanej przez Państwa pracy i realizowanych projektach oraz wszelkie inne informacje, które mogą nam Państwo przekazać.
  • Informacje na temat przyszłych możliwości zatrudnienia: Są to informacje zbierane w celu pozostania z Państwem w kontakcie w sprawie przyszłych ofert pracy w firmie Canon, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, profil LinkedIn, lokalizacja, dziedzina wiedzy specjalistycznej i rodzaj roli, jaka Państwa interesuje. Istnieje możliwość zrezygnowania z tej bazy podczas zgłaszania swojej kandydatury, jeśli takie będzie Państwa życzenie.
  • Login i hasło i inne tego typu dane wykorzystywane w związku z Państwa uwierzytelnianiem.
  • Informacje związane ze stroną internetową systemu rekrutacji online firmy Canon: To informacje związane z korzystaniem przez Państwa z naszego portalu internetowego, np. adres IP. Są zwykle gromadzone przy użyciu plików cookie i podobnych technologii. Więcej informacji na temat ich stosowania znajdą Państwo w naszych Zasadach dotyczących plików cookie.

Firma Canon może również w trakcie procesu rekrutacji sprawdzać i oceniać informacje uzyskane od stron trzecich oraz przechowywać je („Sprawdzenia wstępne”). Dane osobowe związane z wyrokami skazującymi lub medyczne będą poszukiwane wyłącznie w przypadku, gdy zezwala na to obowiązujące prawo.

Jeśli zamierzają Państwo w życiorysie/CV przekazać nam szczegółowe referencje lub informacje dotyczące stron trzecich, Państwa obowiązkiem jest dopilnowanie, aby wiedziały one o otrzymaniu przez nas takich danych. Przyjmując je, firma Canon będzie zakładać, że tak jest.

Wskażemy, które informacje są obowiązkowe, a które dobrowolne. Wyjaśnimy również konsekwencje niepodania nam obowiązkowych danych. W niektórych okolicznościach może to oznaczać odrzucenie Państwa aplikacji.

Korzystanie z danych osobowych

Wykorzystujemy te informacje do oceny i selekcji kandydatów. Oto przykłady typowych zastosowań:

  • obsługa i przetwarzanie zgłoszeń, na przykład w celu oceny zdolności kandydata do spełnienia wymogów określonych w specyfikacji, wpisania go na listę kandydatów dopuszczonych do kolejnego etapu naboru oraz zweryfikowania referencji i kwalifikacji zawodowych kandydatów;
  • organizowanie i przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych i testów;
  • zarządzanie bezpieczeństwem na miejscu, na przykład w celu zapewnienia ochrony naszych pomieszczeń, majątku, informacji, pracowników i reszty personelu;
  • ocena wyników rozmów kwalifikacyjnych i testów;
  • inne zastosowania typowe dla procesu rekrutacji, w tym do rozstrzygnięcia naboru.

Danych rekrutacyjnych możemy również używać w celu zapewniania zgodności z przepisami, na przykład z wymaganiami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy czy innymi zobowiązaniami prawnymi bądź fiskalnymi, w związku z postępowaniem sądowym, dochodzeniem wewnętrznym lub audytem albo dla zapewnienia zgodności z naszymi zasadami dotyczącymi przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy, przekupstwu i korupcji, a także aby monitorować równe szanse.

Za każdym razem, gdy podczas procesu rekrutacji weryfikujemy dostarczone nam Dane rekrutacyjne w ramach Sprawdzeń wstępnych, poinformujemy Państwa z wyprzedzeniem, które aspekty będą sprawdzane, przedstawiając również wyjaśnienie o sposobie realizacji Sprawdzeń wstępnych. Ponadto dane związane z wyrokami skazującymi (jeśli je zebrano) lub medyczne zostaną zgromadzone wyłącznie z oficjalnych, legalnych źródeł i w poszanowaniu obowiązującego prawa.

Państwa Dane rekrutacyjne będziemy przetwarzać tylko wtedy, gdy będziemy mieć do tego podstawę prawną. Zasadniczo poddamy je przetworzeniu w celu podjęcia decyzji o zawarciu z Państwem umowy o pracę. W innych przypadkach zostaną one przetworzone, dlatego że otrzymaliśmy na to Państwa zgodę – którą notabene w każdej chwili można wycofać.

Ponadto przetwarzamy Państwa Dane rekrutacyjne, aby spełnić ciążące na nas zobowiązania prawne lub ze względu na nasze legalnie uzasadnione interesy (na przykład gdy konieczne jest precyzyjne zrozumienie naszych kandydatów w celu przeprowadzenia skutecznego procesu rekrutacji).

Ujawnianie danych osobowych

(a) W obrębie firmy Canon

Dostęp do Danych rekrutacyjnych ograniczamy do tych osób z naszej grupy firm, które mają potrzebę zapoznania się z nimi, na przykład aby móc rozpatrywać Państwa zgłoszenie i zarządzać procesem rekrutacji (może to obejmować pracowników działu HR oraz osoby, które będą Państwa przełożonymi w przypadku pomyślnego przejścia rekrutacji).

(b) Poza firmą Canon

Firma Canon współpracuje z zewnętrznymi firmami świadczącymi jej usługi. Możemy na przykład udostępniać Państwa Dane rekrutacyjne dostawcom usług, którzy będą prowadzić naszą internetową platformę rekrutacyjną, sprawdzać i weryfikować otrzymane zgłoszenia oraz informacje. Obejmuje to między innymi weryfikację kwalifikacji akademickich i zawodowych. Generalnie Dane rekrutacyjne zostaną ujawnione naszym dostawcom i innym stronom trzecim wyłącznie w następujących okolicznościach:

  • gdy jest to wymagane przez prawo;
  • w reakcji na uzasadniony wniosek o pomoc wystosowany przez policję lub inne organy ścigania (w tym organy ścigania w krajach, w których firma Canon lub jej podwykonawcy i agenci prowadzą działalność, jak również w krajach, przez które dane osobowe zostały przekazane na zasadach określonych w niniejszym Oświadczeniu);
  • w celu uzyskania porady prawnej od naszych zewnętrznych prawników lub w związku z postępowaniem sądowym z udziałem osób trzecich.

Firma Canon podejmie stosowne czynności techniczne, organizacyjne i prawne, aby zabezpieczyć Państwa dane osobowe.

Przechowywanie danych osobowych

Firma Canon jest organizacją o zasięgu globalnym, posiadającą oddziały, procesy biznesowe, struktury zarządzania i systemy techniczne, które mają zasięg międzynarodowy. W związku z tym może korzystać z zasobów i serwerów znajdujących się w różnych krajach regionu Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki. Co za tym idzie, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane i przetwarzane poza granicami kraju, w którym korzystają Państwo z witryny Canon lub w inny sposób udostępniają naszej firmie dane osobowe. Dotyczy to również krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), w których nie obowiązują przepisy zapewniające szczególną ochronę danych osobowych.

Za każdym razem, gdy będziemy przekazywać Państwa Dane rekrutacyjne poza EOG lub Wielką Brytanię, zostaną podjęte prawnie wymagane działania, aby zapewnić odpowiednią ochronę Państwa Danych rekrutacyjnych oraz zagwarantować ich bezpieczne traktowanie zgodnie z niniejszym Oświadczeniem. Jeśli znajdują się Państwo na terenie EOG lub Wielkiej Brytanii, istnieje możliwość skontaktowania się z nami w celu uzyskania informacji o zabezpieczeniach, które wprowadziliśmy do ochrony Państwa Danych rekrutacyjnych oraz prawa do prywatności w tych okolicznościach.

Przechowywanie danych osobowych

Przechowujemy Dane rekrutacyjne zgodnie z naszymi wewnętrznymi zasadami i procedurami. Firma Canon będzie przechowywać Państwa dane osobowe przez okres 12 miesięcy od daty przekazania lub ostatniej aktualizacji danych albo parametrów konta. Jeśli jednak zrezygnują Państwo z uczestnictwa w dalszej rekrutacji, mogą Państwo zaznaczyć tę opcję podczas procesu aplikowania, a po jego zakończeniu usuniemy dane. Po upływie 12 miesięcy od przesłania lub ostatniej aktualizacji profilu dane osobowe użytkownika zostaną zanonimizowane i nie będą mogły być przeglądane ani monitorowane. Przed przystąpieniem do procesu anonimizacji firma Canon może wysłać Państwu przypomnienie i dać możliwość przechowywania danych w naszej puli talentów. Jeśli zechcą Państwo zachować swoje dane osobowe w naszej puli talentów po upływie powyższego okresu, mogą Państwo odpowiedzieć na wysłane przypomnienie, a firma Canon zachowa dane przez kolejne 12 miesięcy.

Jeśli odniosą Państwo sukces w procesie rekrutacji do firmy Canon i staną się jej pracownikiem, Państwa dane osobowe mogą zostać włączone do akt pracowniczych, być wykorzystywane do innych celów związanych z pracą i przechowywane w puli talentów firmy Canon z myślą o ewentualnych przyszłych stanowiskach. Mogą one również podlegać dodatkowym zasadom ochrony prywatności odnoszącym się do pracowników firmy Canon.

Twoje prawa

Jako osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane przez firmę Canon, mają Państwo prawo żądać dostępu, sprostowania lub usunięcia przechowywanych przez nas Danych rekrutacyjnych na Państwa temat. Posiadają również Państwo prawo do sprzeciwienia się lub ograniczenia niektórych typów przetwarzania Danych rekrutacyjnych oraz żądania otrzymania ich kopii nadającej się do odczytu maszynowego.

Jeśli zauważą Państwo błąd w swoim zgłoszeniu i wyrażą chęć jego poprawienia, prosimy o aktualizację informacji w naszym systemie online lub kontakt z nami za pośrednictwem poniższych danych kontaktowych.

Mogą Państwo skorzystać z przysługujących Państwu praw, kontaktując się z nami za pośrednictwem danych zamieszczonych w poniższej sekcji. Wnioski o skorzystanie z każdego z nich będą rozpatrywane indywidualnie. W niektórych okolicznościach nie będziemy zobligowani do spełnienia Państwa prośby ze względu na obowiązujące prawo bądź odpowiednie wyłączenia prawne przewidziane w wiążących przepisach o ochronie danych osobowych.

W razie wątpliwości dotyczących sposobu postępowania z Danymi rekrutacyjnymi prosimy o kontakt przede wszystkim z nami. W przypadku dalszego niezadowolenia przysługuje Państwu prawo do złożenia skargi do właściwego organu ochrony danych.

W każdej chwili możemy bez uprzedzenia usunąć Państwa dane osobowe (włącznie z CV). W związku z tym należy zachować własną kopię udostępnionych nam danych osobowych.

Kontakt z nami

Firma Canon zobowiązuje się do ochrony danych osobowych zgodnie ze stosownymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i prywatności. W sprawach związanych z niniejszym Oświadczeniem mogą Państwo skontaktować się z inspektorem ochrony danych firmy Canon, pisząc na adres DataProtectionOfficer@canon-europe.com. Mogą Państwo także skontaktować się ze spółką Canon Europe Ltd., pisząc na adres:

Canon Europe Ltd,
3 The Square, Stockley Park,
Uxbridge,
United Kingdom
UB11 1ET.

Aktualizacje niniejszego Oświadczenia

Możemy okresowo aktualizować niniejsze Oświadczenie, tak aby odzwierciedlało zmiany w prawie, przepisach wykonawczych lub naszych praktykach ochrony danych. Gdy tak się stanie i będzie to wymagane przez prawo, przekażemy Państwu nowe lub zaktualizowane Oświadczenie szczegółowo opisujące, jak zmienia się sposób wykorzystywania Państwa Danych rekrutacyjnych, łącznie z informacjami o tym, co należy zrobić (jeśli zajdzie taka konieczność).

Niniejsze Oświadczenie zostało ostatnio zaktualizowane dnia 26 kwietnia 2018 r.