Krok po kroku w kierunku pracy hybrydowej. Nowy przewodnik Canon dla przedsiębiorców

Warszawa, 21 lutego 2022 r. – Praca hybrydowa stała się elementem naszej codzienności, jednak jej organizacja stanowi spore wyzwanie dla wielu firm. Jak zapewnić wysoki poziom wydajności podczas pracy zdalnej? Jak ochronić przedsiębiorstwo przed zagrożeniami? To tylko niektóre pytania, na które odpowiada Canon Polska – producent opublikował właśnie darmowy przewodnik po rozwiązaniach ułatwiających pracę hybrydową.

Wychodzimy naprzeciw potrzebom przedsiębiorców, którzy czują się zagubieni w związku z dynamicznymi zmianami, jakie zaszły na rynku pracy podczas pandemii – mówi Michał Mikulski, Product Manager – Information Management w Canon Polska. – Kontaktując się z naszymi klientami i partnerami, nie raz otrzymujemy zapytania dotyczące prawidłowej konfiguracji biura i urządzeń podczas pracy hybrydowej i wyboru odpowiedniego oprogramowania. Postanowiliśmy podzielić się naszym doświadczeniem – zaznacza.

Twarde dane podstawą rozwiązań dla przedsiębiorców

Nowe modele pracy są wciąż sporym wyzwaniem dla polskich przedsiębiorców, co udowodniły kompleksowe badania sektora biurowego, przeprowadzone jesienią ubiegłego roku przez agencję badawczą Insight Lab na zlecenie Canon Polska. Badacze przeanalizowali wypowiedzi ponad 200 przedstawicieli średnich i dużych firm, aby poznać ich nastawienie do pracy zdalnej, a także obiegu papierowych i cyfrowych dokumentów oraz zagadnień cyberbezpieczeństwa.

Wnioski? Praca zdalna nie stała się nowym standardem w polskich firmach. Co innego tryb hybrydowy – większość przedsiębiorstw deklaruje, że stawia głównie na pracę w biurze, ale w dużo większym stopniu niż przed pandemią umożliwia pracownikom indywidualną pracę z domu. Podobne trendy udowadniają badania PwC, wykonane wśród m.in. 1,2 tys. pracowników biurowych, z których wynika, że aż 87 proc. zatrudnionych uznaje biuro za ważny element współpracy z członkami zespołu.

Wiele wskazuje na to, że właśnie tryb hybrydowy będzie w przyszłości najpopularniejszą formą pracy. Potencjał drzemiący w tym modelu pracy jest ogromny – twierdzi Michał Mikulski. I podaje dane z jeszcze jednego badania: według analiz przedsiębiorstwa konsultingowego CapGemini aż 60 proc. organizacji odnotowało w III kwartale 2020 r. wzrost wydajności właśnie dzięki czasowi zaoszczędzonemu na codziennych dojazdach do pracy, ustaleniu elastycznych grafików i zastosowaniu nowoczesnych narzędzi, umożliwiających pracę na odległość.

Uwolnić potencjał nowych trybów pracy

Jednak zakres zagadnień, związanych z tematyką pracy hybrydowej, jest niezwykle szeroki. Pracodawcy i pracownicy muszą mierzyć się z licznymi wyzwaniami, od zarządzania bezpieczeństwem informacji w warunkach pracy na odległość, poprzez kwestie podnoszenia wydajności, aż po konkretne umiejętności dotyczące wykorzystania sprzętu i oprogramowania.

Warto lepiej poznać temat, bo stawką jest bardziej efektywna współpraca z pracownikami pozostającymi poza biurem, wyższy poziom mobilności, a co za tym idzie – większa produktywność. Wszystko to może być osiągnięte dzięki świadomości oraz takim rozwiązaniom technicznym jak nowoczesne oprogramowanie chmurowe, umożliwiające dziś przejrzystą i bezpieczną wspólną pracę (nawet jeśli wszyscy pracownicy znajdują się w różnych miejscach).

Jak wskazuje Michał Mikulski, jedną z nielicznych dobrych stron pandemii jest znaczne przyspieszenie rozwoju ważnych technologii: – Dla przykładu, od niedawna oferujemy naszym klientom rewolucyjne podręczne skanery, gotowe do pracy natychmiast i z dowolnego miejsca, na przykład z delegacji. To wyraźny skok technologiczny, który wielu firmom znacznie ułatwi cyfrową transformację – mówi ekspert Canon Polska. I nakreśla konkretną sytuację: handlowiec, który umawia się z klientem poza biurem, jest w stanie opracować wszystkie dokumenty już w trakcie spotkania. Poręczny skaner i odpowiednie oprogramowanie umożliwiają podpisanie, zeskanowanie i wprowadzenie do systemu całej dokumentacji bez konieczności powrotu do biura.

Przejrzysty przewodnik pomaga znaleźć rozwiązania na wiele wyzwań

Firmy, które chciałaby otworzyć się na pracę w nowym modelu, często nie wiedzą, od czego zacząć. Dlatego Canon postanowił wesprzeć takich przedsiębiorców przy pomocy przejrzystego poradnika pt. „Hybrydowa praca i mobilność”.

Zarządzanie bezpieczeństwem informacji, wydajność procesów biznesowych w modelu pracy hybrydowej czy efektywne dostosowanie organizacji do nowego trybu wykonywania zadań – to tylko niektóre poruszane w nim tematy. A dobrym punktem na start może być przyjrzenie się firmowym procesom związanym z dokumentami i taka ich konfiguracja, żeby procesowanie dokumentów nie wymagało fizycznej obecności pracownika w biurze.

Ponadto eksperci Canon analizują konkretne wyzwania, z jakimi mierzą się dziś przedsiębiorcy. Takie jak:

  • Zarządzanie dokumentami w pracy wymagającej ciągłej zmiany miejsca. Czy można prowadzić biuro z delegacji? Czy można przeprocesować wszystkie dokumenty jeszcze podczas spotkania z klientem?
  • Zatrudnianie pracowników z wielu zakątków świata. Jak pozostawać z nimi w ciągłym kontakcie? Jak zapewnić bezpieczeństwo wymienianym na odległość dokumentom? I jak poradzić sobie z prawnymi wymogami ochrony danych osobowych?
  • Sprawna obsługa finansowa przedsiębiorstwa. Jak uprościć pracę z dużą ilością dokumentacji? Jak zapewnić sobie kompleksowy wgląd w proces obsługi zobowiązań i należności?

To tylko niektóre tematy poruszone w przewodniku. Ze wszystkimi można zapoznać się bezpłatnie na stronie: https://www.canon.pl/business/solutions/hybrid-working/.