Technologia w służbie efektywności

W kierunku optymalizacji procesów

W związku z modelem biznesowym AVON opartym na sprzedaży bezpośredniej, wydajność procesu przetwarzania zlecenia – czyli droga, jaką musi przejść produkt od złożenia zamówienia przez konsultantkę po skompletowanie i wysyłkę do klienta – jest jednym z kluczowych wskaźników efektywności firmy. Polskie centrum AVON Distribution odpowiada za cały ten proces, obsługując rocznie kilkaset tysięcy klientów indywidualnych (Konsultantki i Konsultantów) w Polsce, Czechach i Niemczech.

W przypadku tak dużej liczby zamówień, skrócenie czasu obsługi pojedynczego zlecenia przynosi wymierne korzyści czasowe i finansowe – automatyzacja procesów pozwala przetworzyć więcej zamówień w tym samym czasie, a skrócenie czasu dostawy naturalnie wpływa na zwiększenie zadowolenia odbiorców końcowych. 

Wdrożenie rozwiązania Canon zmieniło dotychczasowy model przetwarzania danych zamówienia. Wprowadzono zautomatyzowane rozwiązanie systemowe, które pozwoliło wyeliminować tzw. proces „attachingu” (przydzielanie konkretnych produktów do paczek) i skrócono czas realizacji pojedynczego zamówienia o blisko 2 godziny.

„We współpracy ze specjalistami Canon przeanalizowaliśmy nasz dotychczasowy model produkcji spersonalizowanych materiałów drukowanych przy zamówieniach i wypracowaliśmy usprawniony, optymalny model realizacji zamówień” – wspomina Piotr Biernacki, Kierownik ds. Wsparcia, Systemów i Analiz, AVON. „Zakupione rozwiązania – systemy produkcyjne VarioPrint 6160 oraz oprogramowanie Prisma Production – pozwoliły przyspieszyć proces przetwarzania i realizacji zamówień nawet o 2 godziny.

Dodatkowo, w ramach umowy, dedykowany specjalista Canon jest obecny w pełnym wymiarze godzin na miejscu w naszym centrum w Garwolinie, co zapewnia w pełni profesjonalną obsługę maszyn oraz skraca czas reakcji przy ewentualnych przestojach” – dodaje Piotr Biernacki. Dzięki skróceniu czasu realizacji pojedynczego zamówienia, liczba przetwarzanych zamówień dziennie zwiększyła się o 20-30 procent. W praktyce oznacza to, że klient zamawiający produkt o godzinie 11.00 w poniedziałek, może otrzymać go już następnego dnia, w zależności od kanału zamówienia.

„Do tej pory wszystkie dokumenty zamówienia drukowane były jednocześnie, a następnie dedykowani pracownicy ręcznie przydzielali odpowiednie zamówienia osobno do każdej paczki” – wspomina Piotr Biernacki. „W tym momencie, dzięki rozwiązaniom Canon, wszystkie dane są automatycznie przetwarzane w systemie, który traktuje każdy karton jako oddzielną jednostkę. Oprócz przyspieszenia pracy i skrócenia czasu kartonowania, zmniejszyliśmy też koszty operacyjne wynikające z konieczności delegowania pracowników, którzy odpowiadają za sortowanie” – dodaje Piotr Biernacki.

Globalna współpraca

Współpraca Canon i AVON obejmuje oddziały firm także w innych krajach w Europie i na świecie.

Systemy druku transakcyjnego Canon wyposażone w profesjonalne oprogramowanie do zarządzania procesami od lat funkcjonują m.in. w Wielkiej Brytanii, Włoszech, Rumunii, Grecji, Hiszpanii, na Węgrzech i Litwie. Jak przyznaje Piotr Biernacki, pod względem funkcjonalności i płynności procesów, model współpracy oferowany przez Canon jest bardziej optymalny niż rozwiązania konkurencji – rozbudowana sieć serwisowa ograniczyła możliwość nieplanowanych przestojów do minimum, a jakość i wydajność urządzeń oraz dostępność pracownika on-site daje pewność, że obsługa maszyn będzie na najwyższym poziomie. „Urządzenia, które funkcjonują u nas nieprzerwanie od blisko 7 lat, do dziś spisują się znakomicie – zarówno pod względem funkcjonalności, jak i niskiej awaryjności” – podsumowuje Piotr Biernacki.