Coraz więcej firm w Polsce decyduje się na wdrożenie modelu pracy hybrydowej – wynika z badania rynku B2B, które na zlecenie Canon Polska przeprowadziła agencja K+Research by Insight Lab. Sposób funkcjonowania, poziom wyposażenia technologicznego oraz podejście do bezpieczeństwa informacji wciąż różnią się jednak w zależności od wielkości i dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstw. Jakie działania podejmują dziś firmy, by skutecznie przystosować środowisko biurowe do elastycznej formy zatrudnienia – niezależnie od rozmiaru organizacji?
Transformacja polskich biur. Jak firmy dostosowują się do hybrydowego środowiska pracy?
Podejście do pracy hybrydowej, wykorzystywanych technologii oraz wyzwań związanych z nową rzeczywistością stanowiło jeden z kluczowych tematów czwartej edycji badania Canon, zrealizowanego w czerwcu 2025 roku wśród przedstawicieli 200 dużych i średnich polskich przedsiębiorstw. Celem cyklicznie przeprowadzanych badań jest regularne monitorowanie zmian zachodzących w sposobie działania firm – od narzędzi, przez procedury, po oczekiwania wobec systemów wspierających nowoczesne biura.
W naszym portfolio znajduje się szeroka oferta rozwiązań do druku, skanowania i zarządzania dokumentacją w firmach, dlatego zależy nam na dokładnym zrozumieniu rzeczywistych potrzeb naszych klientów – mówi Dariusz Szwed, ekspert od urządzeń biurowych, zagadnień bezpieczeństwa i cyfryzacji w Canon Polska. Regularnie badamy rynek po to, by dostarczać naszym partnerom i kontrahentom dopasowane produkty i usługi, wspierające ich rozwój – bez względu na to, czy pracują w modelu całkowicie zdalnym, mieszanym czy stacjonarnym.
Praca hybrydowa zyskuje na znaczeniu
W porównaniu z poprzednimi latami w polskich firmach wyraźnie widać wzrost akceptacji dla zmiennych form zatrudnienia. W 2021 r. aż 40% średnich organizacji funkcjonowało wyłącznie stacjonarnie, a tylko co czwarta z nich umożliwiała pracę z domu. Natomiast prawie połowa dużych przedsiębiorstw oferowała już wtedy pracę zdalną. Obecnie 65% średnich oraz 73% dużych firm umożliwia pracę hybrydową i nie planuje tego zmieniać.
• 43% firm pozwala na pracę zdalną przez część tygodnia (vs. 42% w 2023 r.).
• 24% umożliwia pełną swobodę wyboru miejsca pracy (vs. 18% w 2023 r.).
• Tylko 11% firm przyznaje, że nie oferuje pracy hybrydowej z powodu braków technicznych (vs. 21% w 2023 r.).
W kolejnych edycjach badania obserwujemy, że przedsiębiorstwa nie tylko deklarują otwartość na elastyczność pracy, ale faktycznie stawiają na rozwiązania technologiczne, które ją umożliwiają – od zaplecza IT, przez systemy bezpieczeństwa, aż po narzędzia do współpracy zdalnej. To świadczy o dojrzewaniu rynku i coraz lepszym rozumieniu potrzeb pracowników – komentuje Przemysław Huk, Research Manager w K+Research by Insight Lab.
Technologie wspierające pracę hybrydową
Cztery lata temu firmy dopiero rozważały wdrożenie narzędzi wspierających model hybrydowy – średnie przedsiębiorstwa interesowały się wówczas głównie zdalnym zarządzaniem i zabezpieczeniem urządzeń drukujących. Z kolei duże organizacje wskazywały na systemy oferujące przeglądanie dostępu i zmian w dokumentach z możliwością ich ograniczenia tylko dla wybranych pracowników.
W 2025 roku firmy znacznie precyzyjniej identyfikują, jakie technologie są kluczowe dla efektywnej pracy hybrydowej. W badaniu najczęściej wskazują na chmurowe rozwiązania do przechowywania i udostępniania dokumentów (54% ogółem) oraz zaawansowane narzędzia zabezpieczające dane i kontrolujące dostęp (43%). Szczególnie w przypadku dużych firm popularnością cieszy się także oprogramowanie do zarządzania projektami i współpracy zespołowej (42%), a także inteligentne urządzenia biurowe, takie jak drukarki, skanery, czy systemy komunikacji (32%).
Z naszego doświadczenia wiemy, że najważniejsze jest kompleksowe wsparcie klientów i systemowe podejście do transformacji cyfrowej środowiska pracy. Łączymy więc sprzęt, oprogramowanie i doradztwo w jeden spójny ekosystem, który umożliwia bezpieczny, kontrolowany obieg dokumentów. I to zarówno w chmurze, na serwerze lokalnym czy w środowisku mieszanym – komentuje Dariusz Szwed. Stawiamy na pięciostopniowe podejście: najpierw analizujemy potrzeby i procesy w firmie, następnie projektujemy indywidualną ścieżkę transformacji, zapewniamy jej wdrożenie, dbamy o wydajność, a potem wspólnie z klientem wprowadzamy usprawnienia. Takie działanie pozwala zachować ciągłość operacyjną, spełniać wymogi compliance, zwiększać produktywność zespołów i kontrolować koszty.
Bezpieczeństwo pracy hybrydowej wymaga przemyślanych decyzji
Według 46% przedsiębiorstw praca zdalna i hybrydowa zwiększyła ryzyko naruszeń danych. Jednocześnie ponad połowa przedstawicieli firm uczestniczących w badaniu ufa środkom bezpieczeństwa wdrożonym w ich organizacji w celu ochrony drukowanych dokumentów (taką odpowiedź wskazało aż 60% respondentów w Top 2 Boxes na skali, gdzie 1 oznaczało „w ogóle nie mam zaufania”, a 5 „zdecydowanie im ufam”). Nieznacznie częściej takie zaufanie wyrażają respondenci z dużych firm, w porównaniu do średnich (68% vs 56% Top 2 Boxes).
Zdarza się, że firmy najpierw inwestują w narzędzia umożliwiające pracę hybrydową, a dopiero później myślą o kwestiach ochrony danych. Tymczasem te dwa aspekty powinny być planowane równolegle. Dzięki przemyślanemu wdrożeniu technologii można uniknąć kosztownych błędów i luk w zabezpieczeniach. Dlatego zawsze radzę swoim klientom wybierać rozwiązania pozwalające wprowadzać odpowiednie polityki w sposób dyskretny, zautomatyzowany i spójny. Dzięki temu organizacje mogą skutecznie ograniczać ryzyko, jednocześnie zapewniając swoim pracownikom wygodę i płynność działania – podsumowuje Dariusz Szwed, ekspert Canon.
Badanie Canon zrealizowano metodą CATI w czerwcu br. we współpracy z agencją K+Research by Insight Lab. Wzięło w nim udział 200 przedstawicieli dużych i średnich polskich firm, były to osoby odpowiedzialne za infrastrukturę IT i organizowanie pracy biurowej, managerowie IT, dyrektorzy administracyjni oraz kadra zarządzająca.