Polskie firmy coraz uważniej przyglądają się nowym technologiom biurowym – zarówno pod kątem efektywności pracy, jak i kosztów ich wdrożenia. Choć pełna transformacja cyfrowa to wciąż perspektywa długofalowa, widać rosnącą świadomość i gotowość do wprowadzania kluczowych innowacji. Takie wnioski płyną z najnowszego raportu „Funkcjonowanie polskich biur” przygotowanego na zlecenie Canon Polska przez agencję K+Research by Insight Lab. Badanie pokazuje również, że w kontekście pracy zdalnej i hybrydowej, największym wyzwaniem jest integracja nowych rozwiązań z istniejącą infrastrukturą IT.
Nowe technologie w polskich biurach. Firmy szukają równowagi między innowacją a oszczędnościami
Temat transformacji cyfrowej i wdrażania nowoczesnych technologii w biurach prezentuje badanie rynku B2B, zrealizowane w czerwcu 2025 roku wśród przedstawicieli 200 dużych i średnich firm. Tego typu raporty Canon opracowywane są cyklicznie już od kilku lat, a ich celem jest dostarczanie rzetelnej wiedzy o aktualnych trendach i wyzwaniach związanych z cyfryzacją przedsiębiorstw.
Projektując nasze badania, zależy nam przede wszystkim na analizie ewolucji potrzeb biznesowych. Dzięki temu możemy obserwować, jak zmienia się podejście firm do nowych technologii – od ostrożnego sondowania rynku po coraz bardziej świadome inwestowanie w rozwiązania, które wspierają operacyjność i elastyczność organizacji – tłumaczy Przemysław Huk, Research Manager w K+Research by Insight Lab.
Technologie pod lupą, inwestycje z rozwagą
22% przedstawicieli firm deklaruje chęć inwestowania w nowe technologie biurowe, aby zwiększyć efektywność pracy. 47% organizacji, pomimo strategii oszczędnościowych, planuje wprowadzenie kluczowych innowacji. Podejście to dominuje zwłaszcza w średnich przedsiębiorstwach (49% vs. 37% dużych organizacji). Jedynie 9% badanych podmiotów ogranicza wydatki na nowe technologie i utrzymuje obecne systemy.
W 2021 pytaliśmy respondentów, czy ich firma rozważa wprowadzenie usług takich jak formularze elektroniczne, automatyzacja procesu odczytania i rejestracji faktur, digitalizacja archiwum firmowego czy inteligentne drukowanie i skanowanie. 51% firm twierdziło wtedy, że nie planuje wdrożenia żadnego z tych narzędzi. Już rok później ten odsetek spadł do 38%, a zainteresowanie konkretnymi rozwiązaniami – jak digitalizacja archiwum (31% w 2022 r. vs. 15% w 2021 r.) oraz inteligentne drukowanie i skanowanie (28% w 2022 r. vs. 10% w 2021 r.) – zauważalnie wzrosło.
Firmy, z którymi współpracujemy, coraz częściej szukają sposobów na uproszczenie procesów związanych z drukiem i obiegiem dokumentów, ale bez konieczności utrzymywania lokalnej infrastruktury serwerowej. Zależy im na elastyczności, bezpieczeństwie i możliwości skalowania rozwiązań wraz z rozwojem organizacji. W takich przypadkach często rekomenduję środowisko uniFLOW Online – platformę opartą na chmurze Microsoft Azure, która umożliwia centralne zarządzanie drukiem, skanowaniem i flotą urządzeń, niezależnie od lokalizacji biur czy trybu pracy zespołu. To rozwiązanie, które dobrze odpowiada na wyzwania nowoczesnych biur: od potrzeby kontroli kosztów i zgodności z RODO, po rosnące znaczenie zrównoważonego rozwoju – komentuje Dariusz Szwed, ekspert od urządzeń biurowych, zagadnień bezpieczeństwa i cyfryzacji w Canon Polska.
Gdzie polskie firmy napotykają trudności?
Transformacja cyfrowa polskich biur nie obywa się bez wyzwań. W przypadku integracji nowych technologii, szczególnie w środowisku pracy zdalnej i hybrydowej, aż 54% firm wskazuje na problemy z kompatybilnością nowych narzędzi z dotychczasową infrastrukturą IT. Do najczęściej wymienianych barier należą także koszty implementacji i utrzymania systemów (44%) oraz trudności adaptacyjne po stronie pracowników (23%).
Wprowadzanie nowych technologii do firmy nie może być działaniem przypadkowym. To proces, który wymaga przemyślanej integracji systemów z kulturą organizacyjną przedsiębiorstwa, kompetencjami zespołu i długofalową wizją rozwoju. Wciąż zbyt często obserwujemy wdrożenia realizowane punktowo, bez przygotowania pracowników i bez oceny dojrzałości cyfrowej organizacji. Tymczasem sukces leży w umiejętnym łączeniu technologii z codzienną praktyką biznesową – zauważa Michał Kanownik, Prezes Związku Cyfrowa Polska.
Jakie technologie firmy wdrażają najczęściej?
Obecnie najpopularniejszymi technologiami biurowymi implementowanymi w polskich firmach, w ramach pracy zdalnej i hybrydowej, są narzędzia do komunikacji i współpracy (52%). Takie rozwiązania znajdują zastosowanie raczej w większych firmach niż w średnich przedsiębiorstwach (odpowiednio 74% i 47%). Niemal połowa respondentów wskazała również na chmurowe systemy do przechowywania dokumentów (46%) oraz automatyczne systemy workflow i obiegu dokumentów (28%). W dużych firmach widoczna jest także intensyfikacja działań w obszarze zarządzania projektami (35% vs. 25% w średnich przedsiębiorstwach) oraz analizy danych i raportowania (32% vs. 20% w średnich organizacjach).
Systematycznie analizujemy potrzeby polskich firm i wyraźnie zauważamy rosnące zainteresowanie technologiami, które integrują zarządzanie dokumentami oraz procesami biznesowymi w jednym, bezpiecznym środowisku chmurowym. Rozwiązaniem, które odpowiada na te oczekiwania jest pakiet Cloud Workspace Collaboration, oferujący automatyzację kluczowych zadań, zaawansowane skanowanie i rozpoznawanie danych, a także elastyczność, niezbędną w modelach pracy zdalnej i hybrydowej. Takie narzędzie pozwala firmom skupić się na celach strategicznych, jednocześnie optymalizując codzienne operacje i podnosząc jakość współpracy – podsumowuje Dariusz Szwed.
Badanie Canon zrealizowano metodą CATI w czerwcu br. we współpracy z agencją K+Research by Insight Lab. Wzięło w nim udział 200 przedstawicieli dużych (firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników) i średnich (firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników) polskich firm, były to osoby odpowiedzialne za infrastrukturę IT i organizowanie pracy biurowej, managerowie IT, dyrektorzy administracyjni oraz kadra zarządzająca.