Automatyczne zarządzanie danymi oraz elektroniczny obieg dokumentów zyskują na znaczeniu w polskich przedsiębiorstwach, zwłaszcza tych działających w modelu hybrydowym. Nowoczesne technologie oferują szeroki wachlarz możliwości, jednak ich skuteczne wdrożenie wymaga zachowania równowagi pomiędzy wygodą użytkowania a bezpieczeństwem informacji. Najnowsze badanie „Funkcjonowanie polskich biur” przeprowadzone przez K+Research by Insight Lab na zlecenie Canon Polska pokazuje, że firmy coraz chętniej sięgają po rozwiązania cyfrowe, choć pełna automatyzacja i zaufanie do chmury wciąż pozostają w fazie rozwoju.
Cyfrowy obieg dokumentów w polskich firmach – między chmurą a lokalnymi serwerami
Temat transformacji digitalowej rodzimych firm obrazuje badanie rynku B2B, zrealizowane w czerwcu 2025 roku wśród przedstawicieli 200 dużych i średnich przedsiębiorstw. Tego typu raporty Canon opracowywane są cyklicznie już od kilku lat, a ich celem jest analiza trendów i zmian zachodzących w organizacjach.
Prowadzimy badania w taki sposób, by nie tylko uchwycić aktualny obraz funkcjonowania biur, ale także obserwować kierunek, w jakim zmierzają przedsiębiorstwa we wdrażaniu procesów cyfrowych. Dzięki temu widzimy, jak z roku na rok rośnie zainteresowanie narzędziami wspierającymi efektywność operacyjną oraz jak firmy podchodzą do innowacji technologicznych – tłumaczy Przemysław Huk, Research Manager w K+Research by Insight Lab.
W jakiej formie firmy przechowują dane?
Wyniki raportu wskazują, że polskie przedsiębiorstwa przechowują w chmurze głównie e-maile oraz bazy danych (odpowiednio 2.83 i 3.22 na skali odpowiedzi 1-5, gdzie 1 oznacza „wyłącznie w chmurze”, a 5 oznacza „wyłącznie lokalnie”). Informacje są nieznacznie częściej gromadzone w tej formie (niezależnie od ich charakteru) przez duże firmy.
Z kolei dokumenty kadrowe, takie jak oceny pracowników (3,75), umowy (3,77) oraz CV personelu i kandydatów (3,74), umieszczane są raczej lokalnie. Podobną tendencję widać też w przypadku faktur – średnia dla wszystkich firm wyniosła 3,63, przy czym podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników częściej deklarują przechowywanie ich w formie lokalnej (3,67) w porównaniu do dużych przedsiębiorstw (3,49).
Dla porównania, w 2023 r. firmy, wykorzystujące rozwiązania chmurowe, najczęściej przechowywały za ich pomocą oceny pracowników i e-maile (kolejno 2.93 oraz 2.98 wszystkich odpowiedzi). Lokalnie gromadzone były głównie umowy i dane o wynikach finansowych firmy (odpowiednio 3.35 oraz 3.27).
Z naszego doświadczenia wiemy, że wybór między przechowywaniem informacji w chmurze a na serwerze lokalnym to nie tylko kwestia technologii, ale również bezpieczeństwa oraz strategii firm. Dystans wobec chmury w przypadku wrażliwych danych podkreśla potrzebę zaufania do systemów cyfrowych i dobrze zdefiniowanej polityki dostępu. W rozmowach z klientami często pojawia się obawa przed utratą kontroli nad zasobami, zwłaszcza w kontekście dokumentów kadrowych i finansowych, a także pracy hybrydowej. Rozwiązaniem, które doradzam jest chociażby Therefore™ Online, czyli usługa w chmurze do zarządzania dokumentami, dostępna w ramach prostej subskrypcji SaaS. Oprogramowanie to zapewnia szybki i wydajny przepływ informacji – dzięki bezpiecznemu dostępowi, pamięci masowej oraz możliwości przetwarzania danych w dowolnym miejscu i momencie – komentuje Dariusz Szwed, ekspert od urządzeń biurowych, zagadnień bezpieczeństwa i cyfryzacji w Canon Polska.
Automatyzacja obiegu dokumentów na przykładzie faktur
Wraz z postępującą cyfryzacją i przejściem firm na chmurowe systemy obsługi dokumentów, coraz większą rolę odgrywa usprawnienie procesów administracyjnych. Najnowsze badanie Canon wskazuje, że na automatyzacji w przypadku obiegu i zarządzania dokumentami opierają się głównie średnie organizacje (40% vs. 29% dużych firm). Większe przedsiębiorstwa, zatrudniające powyżej 250 pracowników, deklarują z kolei nieznacznie częściej niż firmy średnie, że wdrożyły częściową automatyzację w tym obszarze (44% vs 37%).
Koncentrując się na dokumentach takich jak faktury, w 2025 roku zapytaliśmy respondentów także o stopień automatyzacji procesów związanych z ich obiegiem i cyfrowym przetwarzaniem.
Odpowiedzi wskazują, że:
• pełną automatyzację faktur wdrożyło 35% firm, częściej wprowadziły ją przedsiębiorstwa duże niż średnie (42% vs. 33%),
• 50% organizacji planuje zaimplementowanie elektronicznego obiegu do końca bieżącego roku – takie plany mają częściej firmy średnie niż duże (52% vs. 41%).
Modułowe systemy usprawniające obieg faktur, takie jak Canon SMART Invoice, oferują elastyczne wdrożenie – firma może uruchomić cały proces automatyzacji lub wybrać tylko konkretne etapy, odpowiednie do swoich potrzeb. Rozwiązanie błyskawicznie rozpoznaje i wyodrębnia dane z dowolnego dokumentu – niezależnie od tego, czy ma on postać papierową czy jest importowany w formie elektronicznej ze skanera sieciowego, urządzenia wielofunkcyjnego lub z e-maila. Następnie oprogramowanie przekazuje dane innym narzędziom wewnętrznym, importuje je do cyfrowego archiwum na lokalnych serwerach lub do aplikacji w chmurze. Za wszystko odpowiada system, przy pełnej kontroli ze strony pracownika, który zyskuje przestrzeń na działania bardziej wymagające jego uwagi – zaznacza Dariusz Szwed.
Podsumowanie
Cyfryzacja dokumentów i automatyzacja procesów stają się fundamentem nowoczesnego zarządzania, zwłaszcza w rozproszonych środowiskach pracy. Raport Canon pokazuje jednak, że tempo zmian nie jest równomierne – firmy wciąż szukają balansu między wygodą a bezpieczeństwem, a zaufanie do chmury i pełnej automatyzacji wciąż się buduje.
Badanie Canon zrealizowano metodą CATI w czerwcu br. we współpracy z agencją K+Research by Insight Lab. Wzięło w nim udział 200 przedstawicieli dużych (firmy zatrudniające powyżej 250 pracowników) i średnich (firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników) polskich firm, były to osoby odpowiedzialne za infrastrukturę IT i organizowanie pracy biurowej, managerowie IT, dyrektorzy administracyjni oraz kadra zarządzająca.