Umowy, zamówienia, faktury... Aby dowiedzieć się, jak do tematu archiwizacji podchodzą polskie firmy, badacze agencji badawczej Insight Lab jesienią 2022 r. spytali na zlecenie Canon Polska przedstawicieli 200 średnich i dużych przedsiębiorstw, jak przechowują dokumentację. Wyniki? 81 proc. firm stawia na przechowywanie papierowych dokumentów w segregatorach. 22 proc. przedsiębiorstw trzyma dokumenty w formie elektronicznej na dysku serwera w firmie, a 13 proc. – na komputerowym dysku twardym. 7 proc. firm wykorzystuje chmurę do tworzenia cyfrowych archiwów.
Jak tłumaczy Przemysław Huk z Insight Lab, w badaniu widoczna jest wyraźna różnica pomiędzy firmami średnimi (zatrudniającymi od 50 do 249 pracowników) a dużymi (powyżej 250 zatrudnionych): – Większe przedsiębiorstwa unowocześniają się wyraźnie szybciej. Dwa razy częściej korzystają z oprogramowania chmurowego i wyraźnie rzadziej stosują tradycyjne segregatory – zaznacza badacz.
Jak firmy utylizują dokumenty?
Badanie dla Canon Polska rzuca także więcej światła na procedury postępowania z już wydrukowanymi dokumentami. Notatki ze spotkania i mniej istotne dokumenty o charakterze roboczym najczęściej także trafiają do segregatorów (70 proc. w przypadku firm średnich i 60 proc. w przypadku dużych). 12 proc. respondentów niszczy dokumenty po kilku dniach, 10 proc. robi to „raz na jakiś czas”, a 6 proc. od razu po przeczytaniu.
Liczne korzyści cyfrowego archiwum
Jak jednak przekonuje Dariusz Szwed, ekspert Canon Polska w obszarze cyfryzacji biur i cyberbezpieczeństwa, firmy, które współcześnie digitalizują swój obieg dokumentów, znacznie ułatwiają sobie zadanie archiwizacji. – Nowoczesne systemy zarządzania informacjami pozwalają tworzyć wydajne archiwa cyfrowe, w których odnalezienie konkretnego dokumentu zajmuje dosłownie chwilę. Takie podejście jest także dużo bardziej ekologiczne i zapewnia firmie zgodność z wyśrubowanymi przepisami ochrony danych osobowych – mówi Dariusz Szwed.
I dodaje, że już wkrótce możemy się spodziewać znaczących zmian w zakresie przechowywania dokumentów. Badanie Insight Lab dla Canon wskazuje bowiem na wyraźnie większe zainteresowanie firm nowoczesnymi technologiami, takimi jak digitalizacja archiwum firmowego.
*Badanie obiegu dokumentów w ramach funkcjonowania średnich i dużych firm w Polsce wykonano w formie ankiety telefonicznej wspomaganej komputerowo (CATI) w okresie od 20 października do 10 listopada 2022 r. i obejmowało ono 200 przeprowadzonych wywiadów. Dobór próby badawczej miał charakter losowo-kwotowy.