Firmy stawiają na digitalizację dokumentów. Oto rozwiązania, które mogą im pomóc

Warszawa, 26 stycznia 2021 r. – Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne, poręczne skanery oraz inteligentne oprogramowanie do zarządzania dokumentami. Między innymi takie rozwiązania mogą ułatwić firmom proces digitalizacji dokumentów – przekonują eksperci Canon. To o tyle istotne, że – jak wskazują badania – łączenie tradycyjnej dokumentacji z cyfrową staje się coraz bardziej istotne dla wielu przedsiębiorstw.

Aż 69 proc. dużych firm uznaje, że wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów jest ważne dla ich pracy. Co więcej, nawet jedna piąta takich przedsiębiorstw przeszła już całkowicie na formę pracy z dokumentami cyfrowymi. To wnioski z szeroko zakrojonego badania zmian na rynku biurowym, jakie jesienią 2021 roku przeprowadziła agencja badawcza Insight Lab na zlecenie Canon Polska w gronie ponad 200 polskich przedsiębiorstw.

I choć przedstawiciele średnich firm podchodzą zdecydowanie ostrożniej do takich deklaracji (co trzeci badany przedsiębiorca deklaruje, że prawie wszystkie procesy w jego firmie wymagają dokumentów w formie papierowej), to trudno nie dostrzegać zmian, jakie zachodzą w trybie naszej pracy. – Większość z tych tendencji obserwujemy już od dłuższego czasu, ale pandemia COVID-19 znacznie je przyspieszyła – uważa Tomasz Miękus, Product Business Developer w Canon Polska. I dodaje, że transformacja cyfrowa to spore wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla producentów sprzętu. – Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, choćby w ograniczonym zakresie, to spore zadanie dla każdej firmy. My, jako dostawca rozwiązań dla biur, chcemy być wsparciem dla każdego przedsiębiorcy. Dlatego mamy dla nich propozycje, które oszczędzają czas i sprawiają, że digitalizacja dokumentów jest bardziej efektywna. Dotyczy to zarówno sprzętu, jak i oprogramowania – mówi Tomasz Miękus.

Po pierwsze - park maszynowy

Podstawę dla wielu firm będą stanowić biurowe urządzenia wielofunkcyjne. Najbardziej uznana seria z portfolio Canon to imageRUNNER – urządzenia stanowiące pomost pomiędzy fizycznym i cyfrowym trybem pracy. Maszyny tego typu łączą superszybki kolorowy druk z możliwością wysokojakościowego skanowania. A praca z nimi jest dziś jeszcze szybsza dzięki obustronnemu skanowaniu, wykonywanemu podczas jednego przejścia dokumentu przez skaner.

Ale to nie wszystko - nowe generacje urządzeń wielofunkcyjnych zawierają szereg ułatwień, takich jak opcja szybkiego wybudzania, system zapobiegania smugom, eliminacja pustych stron czy szeroki wybór wbudowanych opcji wykańczania. Wszystko to pozwala sprawniej poruszać się pomiędzy światem analogowych i cyfrowych dokumentów, oszczędzać cenny czas i zapobiegać marnotrawstwu materiałów. Co więcej, Canon zadbał także o udoskonalenie czysto technicznej strony eksploatacji maszyn: nowe serie urządzeń imageRUNNER cechują się lepszymi możliwościami serwisowymi, trwalszymi częściami oraz łatwiejszą wymianą ewentualnych usterek.

Po drugie – atrakcyjne innowacje

Wzrastająca rola pracy zdalnej i hybrydowej spowodowała pojawienie się na rynku interesujących nowości z zakresu zarządzania firmową dokumentacją. Takich jak poręczne, intuicyjne skanery serii imageFORMULA.

Modele takie jak imageFORMULA R10 czy R40 oznaczają właściwie zupełnie nowe podejście do procesu skanowania – komentuje Tomasz Miękus. – Do tej pory wielu użytkowników kojarzyło skanery z dużymi, skomplikowanymi urządzeniami. Zazwyczaj do podłączenia takiego sprzętu niezbędna była konfiguracja oprogramowania, no i oczywiście sporo miejsca na biurku. To jednak przeszłość – zapewnia przedstawiciel Canon Polska.

Nowe modele skanerów dają bowiem możliwość prostej instalacji, którą każdy użytkownik może przeprowadzić w domu albo innym miejscu poza biurem. Model imageFORMULA R40 na żądanie użytkownika samodzielnie instaluje całe oprogramowanie. Jeszcze prościej działa poręczny skaner imageFORMULA R10 – aby rozpocząć skanowanie, wystarczy jedynie podłączyć urządzenie za pomocą kabla USB. To oznacza, że digitalizacja dokumentów staje się możliwa dosłownie w każdych warunkach, także podczas podróży służbowej.

Po trzecie - oprogramowanie, czyli elektroniczny mózg

Nawet najlepsze urządzenia nie byłyby jednak w stanie oferować aż tak wiele funkcjonalności , gdyby nie odpowiednie oprogramowanie. W przypadku produktów Canon podstawę dla każdego cyfryzującego się biura stanowi system uniFLOW Online – zaawansowane oprogramowanie chmurowe do zarządzania całym życiem firmowych dokumentów. Z kolei za maksymalne wykorzystanie możliwości skanerów odpowiada inteligentne rozwiązanie do skanowania Scan2x.

To dzięki nowoczesnemu oprogramowaniu, urządzenia Canon mogą samodzielnie cyfryzować papierowe dokumenty. Rola operatora maszyny może być dziś zredukowana do absolutnego minimum. Inteligentne opcje skanowania, wspomagane przez technologie optycznego rozpoznawania znaków, automatycznie pozyskują informacje z papierowych dokumentów. Opcja asystenta katalogowania wykorzystuje schematy pracy do skanowania serii powtarzalnych dokumentów, pozwalając operatorowi znacznie oszczędzić czas. Co więcej, funkcjonalność osi czasu daje możliwość wprowadzenia poprzednich ustawień za dotknięciem zaledwie jednego przycisku.

Tę rolę oprogramowania z pewnością docenią użytkownicy. Ale pod widocznymi nawet dla laików ułatwieniami skrywają się także inne możliwości oprogramowania. Jak twierdzi Tomasz Miękus, jedną z najważniejszych funkcji jest dziś możliwość integracji różnych systemów obsługi dokumentów. Nowoczesne skanery bezproblemowo współpracują m.in. z Office 365, Microsoft Sharepoint, OneDrive Google Drive, Therefore oraz bazami danych czy systemami klasy ERP. Możliwe jest także współpraca urządzeń z niezależnie tworzonym oprogramowaniem.

Cyfryzacja nie tylko dla biur

Digitalizacja dokumentów staje się coraz bardziej istotna w wielu branżach. Przykładem mogą być placówki służby zdrowia, w których każdego dnia trzeba uzupełniać bazy danych o aktualne wyniki badań pacjentów. Nowoczesne rozwiązania umożliwiają sprawne tworzenie cyfrowych archiwów, dzięki którym  możliwy jest na przykład  dostęp do dokumentacji zdrowotnej pacjenta.

Wymienione urządzenia mogą być przydatne także w domowej codzienności wielu z nas. – Od paru lat obserwujemy zwiększone zainteresowanie mniejszymi, bardziej elastycznymi urządzeniami konsumenckimi – mówi Tomasz Miękus. – To trend związany z przechodzeniem wielu firm na tryb pracy hybrydowej, ale nie tylko. Wiele osób coraz częściej digitalizuje swoje faktury, paragony, umowy, wyniki badań i inne dokumenty o charakterze osobistym.

Przedstawiciel Canon Polska dodaje, że cyfryzacja domowych dokumentów chroni je przed zagubieniem albo procesem starzenia. To szczególnie istotne w przypadku papieru termicznego, stosowanego do wydruku paragonów. Technologia produkcji papieru termicznego cechuje się niską trwałością, a to oznacza, że źle przechowywane paragony mogą łatwo wyblaknąć. Warto jednak pamiętać, że skan paragonu również stanowi dowód zakupu. A ta wiedza – w połączeniu z dostępnymi na rynku możliwościami – stanowi prostą drogę do cyfryzacji nie tylko biura, ale i domowych dokumentów czy zawartości naszych portfeli.