Badanie Canon: Firmy zainteresowane cyfrowym obiegiem dokumentów, ale nie rezygnują z papieru

Warszawa, 2 grudnia 2021 r. – Polskie firmy coraz chętniej wykorzystują cyfrowe rozwiązania. Jednak nie oznacza to rezygnacji z potrzeby posiadania papierowej formy dokumentów – wynika z najnowszego badania rynku biurowego po pandemii, przeprowadzonego na zlecenie Canon Polska. Swoje przywiązanie do papieru wykazują przede wszystkim średnie firmy, podczas gdy duże przedsiębiorstwa chętniej przechodzą na elektroniczny obieg dokumentów.

To pierwsze tak szczegółowe badanie rynku druku biurowego w Polsce. W połowie września 2021 r. agencja badawcza Insight Lab na zlecenie Canon Polska dotarła do ponad 200 przedstawicieli średnich i dużych firm. Dyrektorzy administracyjni, managerowie IT oraz osoby odpowiedzialne za infrastrukturę druku w przedsiębiorstwach odpowiadali na pytania dotyczące ich codziennej pracy, planów na przyszłość oraz potrzeb w zakresie sprzętu i nowoczesnych technologii.

Wnioski? Duże firmy (zatrudniające ponad 250 pracowników) dużo częściej niż średnie rozważają wprowadzenie cyfrowej formy obiegu dokumentów. Tymczasem średni przedsiębiorcy (zatrudniający od 50 do 249 pracowników) pozostają wierni drukowanej formie dokumentacji – jedynie 35 proc. z nich uznaje temat rezygnacji z druku za ważny dla ich biznesu. Co więcej, jak wynika z badań dla Canon Polska, średnie firmy zdecydowanie częściej twierdzą, że prawie wszystkie procesy w ich biznesie wymagają wykorzystywania dokumentów w formie papierowej. Tymczasem duże przedsiębiorstwa w swojej działalności przeważnie stawiają na korzystanie z dokumentów elektronicznych.

Ewolucja rynku wyzwaniem dla producentów

Rynek druku biurowego przechodzi w ostatnich latach znaczne przemiany. Firmy chętniej korzystają z dobrodziejstw technologii, bo to po prostu ułatwia im prowadzenie biznesu. Jednak nie oznacza to, że biura pozbędą się wkrótce papieru – mówi Tomasz Miękus, Product Developer w Canon Polska.  –  Biurowe dokumenty nie znikną. Mogą one przyjmować nowe formy, często na pograniczu tradycyjnego druku i odpowiednio scyfryzowanej formy. Dla nas, producenta sprzętu biurowego, to spore wyzwanie. Musimy umieć łączyć świat analogowy ze światem cyfrowym i przedstawiać klientom rozwiązania, które odpowiedzą na ich potrzeby zarówno dzisiaj, jak i za 5 czy 10 lat – podkreśla.

Dlatego, jak twierdzi Tomasz Miękus, w ostatnich latach na rynku pojawiło się wiele nowatorskich rozwiązań z dziedziny druku i zarządzania firmową dokumentacją. Jednym z nich są przenośne skanery, umożliwiające sprawną digitalizację dokumentów nie tylko w biurze, ale też podczas pracy zdalnej w domu czy nawet w delegacji. Inną możliwość stanowi nowoczesne oprogramowanie chmurowe. To rozwiązanie, które szczególnie sprawdziło się podczas pandemii, kiedy wielu pracowników pracowało z własnych domów: chmura umożliwiła wydajną i bezpieczną wymianę dokumentów niezależnie od tego, gdzie znajdowali się pracownicy. – To technologia z ogromnymi możliwościami, choćby umożliwia akwizycję danych z dokumentów. Oprogramowanie potrafi rozpoznać rodzaj dokumentu, odczytać kluczowe informacje, a następnie umieścić je w odpowiednim kontekście – mówi Tomasz Miękus.

Firmy wybierają materiały najwyższej jakości

Uczestnicy badania najczęściej deklarują, że używają wyłącznie oryginalnych wkładów od markowych producentów, którzy gwarantują wysoką jakość i niezawodność druku.

W firmach średnich czasami stosowane są tańsze, alternatywne tonery, które mimo wszystko muszą być certyfikowane, funkcjonalne i nieszkodliwe dla otoczenia. Tylko 3 proc. przedsiębiorstw odpowiedziało, że najważniejszym kryterium jest dla nich cena produktu. Co więcej, ponad połowa dużych firm oraz 38 proc. średnich deklaruje, że firmową dokumentację drukuje wyłącznie na oryginalnym papierze zalecanym przez producenta.

Te dane świadczą o wysokim poziomie świadomości polskich przedsiębiorców w dziedzinie druku – komentuje Tomasz Miękus. –  Zarówno dla producentów, jak i dla ostatecznych użytkowników, coraz ważniejsze stają się kwestie takie jak wytrzymałość dokumentów, żywotność urządzeń czy neutralność środowiskowa. A to zdecydowanie dobre wiadomości dla nas wszystkich – podsumowuje przedstawiciel Canon Polska.

*Badanie zmian w funkcjonowaniu firm i korzystaniu z rozwiązań biurowych wykonano w formie ankiety telefonicznej wspomaganej komputerowo (CATI) w okresie 15-21 września 2021 r. i obejmowało ono 202 przeprowadzone wywiady. Dobór próby badawczej miał charakter losowo-kwotowy.