Transform, DWF Law discovers the benefits of going paperless using digital transformation solutions from Canon

DWF: inny sposób działania

Wyzwanie

Firma DWF LLP jest jedną z firm, które odniosły sukces w brytyjskiej branży prawniczej. Szybko rozrosła się z czteroosobowej kancelarii w firmę zatrudniającą ponad 2300 osób w 13 międzynarodowych biurach. Celem firmy jest kontynuacja tego sukcesu: wspinanie się w prawniczej hierarchii i dołączenie do grupy 15 najlepszych kancelarii. Realizacja tego celu nie ogranicza się tylko do świetnych wyników finansowych.

Andrew Leaitherland, wspólnik zarządzający i dyrektor mówi: – Naszą wielką szansą jest inny sposób działania. To założenie jest podstawą trzech celów strategicznych firmy: wyższy poziom obsługi klienta, większa rentowność oraz środowisko przyciągające najlepsze kadry i umożliwiające im pełne wykorzystanie potencjału. W branży pełnej procedur pochłaniających duże ilości papieru, cyfrowe zarządzanie wydrukami i informacjami ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia tych celów.

– Branża jest przyzwyczajona do tradycyjnych metod pracy – wyjaśnia Janice Moores, menedżer ds. świadczenia usług i zaopatrzenia w firmie DWF. – Odejście od pochłaniających czas i zasoby procedur, które funkcjonują w branży prawniczej, zapewnia nam znaczną przewagę nad konkurencją – wyjaśnia Moores. Dlatego firma DWF postanowiła zdigitalizować swoje podstawowe procesy biznesowe i stworzyć bardziej elastyczne środowisko pracy. Firma musiała zarządzać kosztami i drukiem ponad 57 milionów drukowanych stron rocznie. Ponadto trzeba było przestrzegać surowych branżowych wymogów prawnych dotyczących ochrony wrażliwych danych klientów.

Transform, DWF Law cuts cost and waste by working to become a paperless office

"Firma Canon poświęciła wiele uwagi, aby zrozumieć wyjątkowe potrzeby naszej firmy, a uzyskane porady pozwoliły nam rozpoznać te obszary, w których technologia pomogłaby nam wydajniej pracować."

Rozwiązanie firmy Canon

Współpraca firm DWF i Canon zaowocowała opracowaniem nowego sposobu obsługi dokumentów i wprowadzeniem zmian w dotychczasowej infrastrukturze druku. Wprowadzono mobilny dostęp do dokumentów, wydruk mobilny i kancelarię cyfrową, która automatycznie digitalizowała i dostarczała dokumenty bezpośrednio do skrzynki odbiorczej adresata w formie wiadomości e-mail. Rozwiązanie do obsługi dokumentów zaprojektowane z myślą o elastyczności pracy – podczas podróży lub przy tymczasowym biurku w innym biurze – obejmowało także system bezpiecznej identyfikacji i wydawania zleceń, który zwiększył bezpieczeństwo informacji.

"Eksperci z Canon zadając nam wnikliwe pytania dotyczące tego, co chcemy osiągnąć jako firma, sprawili że wyszliśmy z utartych schematów panujących w branży, w której pracujemy. Wspólnie byliśmy w stanie osiągnąć cele, które pozostają poza zasięgiem innych firm prawniczych."

Korzyści

Prawdopodobnie największy efekt cyfrowej transformacji firmy DWF odczuli jej pracownicy, którzy otrzymali narzędzia umożliwiające efektywną pracę w dowolnym miejscu. To wyróżnia firmę na tle konkurencji w kontekście oferowanego poziomu obsługi klienta. – Zapewniając naszym użytkownikom dostęp do najważniejszych informacji i procesów biznesowych z dowolnego miejsca, wzmacniamy efektywność działań i promujemy atmosferę sprzyjającą intensywniejszej pracy na rzecz naszych klientów – wyjaśnia Moores.

Przestrzeń biurowa firmy DWF stała się w większej mierze środowiskiem pracy opartym na współpracy, odkąd nowa infrastruktura druku umożliwiła klientom zdalną pracę i drukowanie z biur firmy DWF. – Nasi klienci mogą pojawić się w jednym z naszych biur i działać tak, jak gdyby byli u siebie, a to coś, czego nie może zaoferować niemal żadna inna firma prawnicza – zauważa Moores.

Korzyści z wdrożenia kancelarii elektronicznej firmy Canon były równie imponujące. DWF przewiduje, że oprócz spójniejszego przepływu informacji wewnątrz firmy rozwiązanie zapewni zwrot z inwestycji w ciągu dwóch lat, a ponadto umożliwi stałe obniżenie kosztów nawet o 1 mln funtów rocznie.

Ponadto cyfrowe przechowywanie, tworzenie kopii zapasowych i zabezpieczanie dokumentów zupełnie zmieniło sposób wyszukiwania i archiwizacji informacji. Teraz pracownicy mogą pracować szybciej i wydajniej, a zmniejszenie zapotrzebowania na dokumenty papierowe zapewniło ogromną oszczędność przestrzeni biurowej. Koszty fizycznego przechowywania spadły o ponad 50%.

Transform, DWF Law improves information security through Canon’s digital transformation solutions

Wdrażanie innowacji nie odbyło się kosztem bezpieczeństwa. Cały pakiet rozwiązań ma certyfikat zgodności z najsurowszym międzynarodowym standardem zarządzania bezpieczeństwem informacji, ISO 27001. Dzięki obsłudze monitorowania i raportowania celów ekologicznych rozwiązanie pomaga nawet zmniejszyć emisję dwutlenku węgla przez firmę DWF i gwarantuje ogólną zgodność firmy z normą ISO 14001.

To podejście wyraźnie się sprawdza: w 2014 r. gazeta The Financial Times uznał tę firmę za jedną z najbardziej innowacyjnych w całej Europie. Moores podsumowuje:

"Każda decyzja i rozwiązanie pomogły nam poprawić jakość usług świadczonych klientom, usprawnić pracę naszych kadr i stworzyć środowisko przyciągające najbardziej utalentowane osoby. Firma Canon pomogła nam stworzyć jedno, spójne i w pełni funkcjonalne środowisko biurowe w 13 biurach. Możemy skupić się na udzielaniu jak najlepszych porad prawnych, mając pewność, że firma jest w rękach specjalistów."

Dowiedz się więcej

Skontaktuj się z nami

Dowiedz się, jak możemy pomóc w transformacji Twojego biznesu

Dowiedz sie więcej