Kluczowe czynniki, które należy uwzględnić przy planowaniu inwestycji w rozwiązanie web-to-print

Canon EXPO 2015

Rozwiązanie web-to-print to nie bez powodu popularny temat w branży drukarskiej. Konsumenci i świat biznesu chcą mieć możliwość wykonywania wszystkich czynności przez Internet, a nabywcy wydruków nie są tu wyjątkiem.

Popyt na usługi web-to-print wzrósł o ponad 50% od 2012 roku1. Wzrost ten wynikał z zakresu korzyści, które usługi te zapewniały nabywcom wydruków, w tym uproszczony proces zakupu, krótszy czas wykonania i prostsze śledzenie kosztów, a także większa kontrola nad przekazem dotyczącym danej marki.

Jednak wdrożenie systemów web-to-print przez dostawców usług druku nie było powszechne i bezproblemowe. Badania z 2014 r. wykazały, że tylko jedna trzecia dostawców objętych badaniem miała w swojej ofercie takie usługi.2. Co powstrzymuje dostawców usług druku?

Powolna adaptacja może być związana z kilkoma czynnikami. Z doświadczeń firmy Canon wynika, że wielu dostawców usług druku nie wie, w jaki sposób wejść na rynek usług web-to-print. Nie mają oni pewności, czy decyzja ta korzystnie wpłynie na ich działalność, lub też poddali się po napotkaniu pierwszych trudności związanych z wprowadzeniem rozwiązania.

Na szczęście można sprostać (lub zapobiec) tym problemom i wyzwaniom, zwracając uwagę na kilka kluczowych kwestii:

Celowość

Po pierwsze i najważniejsze narzędzie web-to-print to coś więcej niż interfejs sprzedaży i marketingu dla dostawcy usług druku, który warto mieć. Powinien on służyć rozwiązywaniu problemów klienta i/lub korzystnie wpływać na jego działalność. Dostawca usług druku może określić, czy usługa web-to-print przyda się w jego działalności, poprzez analizę swojej bazy klientów. Dzięki temu będzie mógł ustalić, czy w bazie znajduje się klient, który skorzystałby na scentralizowanym punkcie produkcyjnym wydruków. Być może byłaby to organizacja korzystająca z modelu franczyzowego, taka jak globalny producent samochodów, wymagająca spójnego brandingu we wszystkich wydrukach marketingowych wytwarzanych dla lokalnych salonów dilerskich. Mógłby to być także wewnętrzny dział druku ponoszący duże koszty druku wynikające ze zlecania zadań zewnętrznym wykonawcom.

Relacja z klientem

Zastosowanie rozwiązania web-to-print to wieloetapowy proces, dlatego warto wykorzystać je w przypadku współpracy z klientem (lub działem), z którym nawiązano już trwałą relację. Dynamika współpracy zapewnia wzajemne zrozumienie wyzwań mogących ujawnić się podczas wdrożenia. Dostawcy usług druku mogą ściśle współpracować z klientem w celu określenia wymagań dotyczących narzędzia web-to-print i natychmiast rozwiązywać problemy, które mogą powodować znaczne trudności w przyszłości. Zazwyczaj dotyczą one brandingu, doboru produktów, dostępu użytkowników, fakturowania, płatności i zasobów cyfrowych (takich jak obrazy czy logo). Problemy te można jednak rozwiązać za pomocą prostego formularza lub listy kontrolnej.

Przejrzysty biznesplan

Dostawcy usług druku nie mogą zakładać, że wystarczy stworzyć rozwiązanie, a klienci w końcu się pojawią. W celu sprawnego wykonania wdrożenia należy sporządzić biznesplan, który jasno określa, w jaki sposób rozwiązanie zostanie uruchomione i jak będzie ono promowane. Plan powinien uwzględniać przydział środków z budżetu na marketing, wewnętrznego opiekuna na poziomie technicznym pozwalającego opanować potencjał systemu, opiekuna na poziomie zarządzania w celu sterowania działaniem komercyjnym, nowoczesny interfejs sieciowy umożliwiający współpracę z innymi platformami typu e-commerce, przeszkolony zespół sprzedaży w pełni rozumiejący zasady działania usług web-to-print i mogący symulować projekty dla potencjalnych klientów.

Obsługa i korzyści dla klienta

Portal od strony klienta powinien być prosty i łatwy w użyciu. Nabywcy wydruków, podobnie jak inni użytkownicy Internetu, chcą korzystać ze znajomo wyglądającego, intuicyjnego sposobu obsługi wymagającego minimalnej liczby kliknięć i umożliwiającego dostęp za pośrednictwem urządzeń mobilnych. Dostawcy usług druku powinni rozważyć poświęcenie czasu na szkolenie klientów dotyczące obsługi oprogramowania w celu zwiększenia ich kompetencji. Ponadto powinni skupić się na produktach i usługach o dużej częstotliwości wykorzystania we wczesnych fazach wdrożenia, tak aby klient/dział mógł przetestować rozwiązanie. W ten sposób klienci mogą dostrzec korzyści danego rozwiązania i przekonać się, dlaczego jest ono lepsze niż zwykłe przesyłanie pliku PDF w wiadomości e-mail do dostawcy usług druku lub wewnętrznego działu druku.

Automatyzacja cyklu pracy i zwrot inwestycji

Nie wolno zaniedbać technicznej strony systemu. Automatyzacja cyklu pracy jest tu motorem napędzającym wydajność dzięki przyspieszeniu procesów i wyeliminowaniu ryzyka błędu ludzkiego. Zweryfikowanymi plikami można zarządzać oddolnie w ramach systemu web-to-print, zwiększając wydajność produkcji zarówno po stronie dostawcy usług/wewnętrznego działu druku, jak i klienta/działu. System zapewnia również poziom analizy i zarządzania dzięki integracji z systemem MIS (Management Information System) pozwalającym optymalizować proces naliczania opłat oraz przepływ pieniężny zgodnie z umowami SLA, które może przeglądać zarówno wykonawca, jak i klient. Dostawcy usług druku mogą również wykorzystywać generowane dane do identyfikacji okazji biznesowych i tendencji poprzez analizę braków, porównując klientów/działy w celu sprawdzenia, które aplikacje są najchętniej wykorzystywane, a które wymagają dodatkowej uwagi.

Tworzenie podstaw

Dzięki odpowiednim podstawom dostawca usług druku kładzie podwaliny pod przyszły, bardziej zaawansowany system, który będzie w stanie wykonywać bardziej złożone zadania (np. z wykorzystaniem zmiennych danych), a także zadania niezwiązane z drukiem. Co więcej, gdy dostawca usług druku odkryje skuteczną formę pracy z narzędziem web-to-print, powinien wykorzystać ją jako wzór, na podstawie którego rozwijane będą przyszłe systemy dla innych klientów lub działów. Pozwoli to oszczędzić czas i pieniądze potrzebne do ponownego zaprojektowania procesu.

Wzięcie pod uwagę tych czynników powinno dać dostawcy usług druku możliwie największą szansę na pełne wykorzystanie inwestycji i zapewnić dostęp do ogromnego potencjału biznesowego usług druku przez Internet. Więcej informacji dotyczących programu Essential Business Builder Program firmy Canon i organizowanych przez nią lokalnych warsztatów na temat druku przez Internet można znaleźć na stronie www.canon.pl/for_work/business-services/ebbp/, zapewniającej dostęp do zalet usług W2P już dziś.



1 Canon, Insight Report: Kształtowanie przyszłości dzięki drukowi, 2014

2 Canon, Insight Report: Kształtowanie przyszłości dzięki drukowi, 2014

Odbierz swój egzemplarz!

Zarejestruj się, aby otrzymać drukowany lub elektroniczny egzemplarz magazynu Think Digital.