Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Rada Miasta Leeds: małe zmiany, radykalna poprawa

Wyzwanie

Rada Miasta Leeds obsługuje 700 000 obywateli i jest drugim pod względem wielkości organem władzy miejskiej w Wielkiej Brytanii. Chce być uznawana za najlepszą – zarówno pod względem jakości usług, jak i sposobu ich świadczenia. W epoce oszczędności i redukcji wydatków sektora publicznego jest to trudny cel.

Podobnie jak zwiększenie wydajności z jednoczesnym zmniejszeniem kosztów drukowania i redukcji ilości odpadów. Ponadto Rada musiała dopasować się do zmian w sposobie uzyskiwania dostępu do usług publicznych przez mieszkańców. – Coraz więcej komunikacji odbywa się za pośrednictwem kanałów cyfrowych, dlatego wyzwaniem jest dopasowanie oferowanych przy uwzględnieniu malejących budżetów – wyjaśnia Helena Phillips, główny specjalista ds. usług udostępnionych.

"Naszym priorytetem było wdrożenie inteligentnego rozwiązania druku, które pozwoliłoby radzie oszczędzić pieniądze i czas."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Podczas analizy najbardziej nieefektywnych obszarów oczywistym kandydatem był dział druku. Jedną z ważniejszych zadań działu IT jest zapewnienie funkcji drukowania dla ponad 12 500 pracowników. Flota urządzeń sieciowych i nie podłączonych do sieci była trudna w zarządzaniu i utrzymaniu. – Mój zespół spędzał czas na walce z błędami i próbach ograniczania przerw w druku – wspomina Kirsty McCarthy, menedżer ds. usług zarządzania drukiem. – Naszym priorytetem było wdrożenie inteligentnego rozwiązania, które pozwoliłoby Radzie oszczędzić pieniądze i czas.

Rozwiązanie firmy Canon

Firma Canon, w ścisłej współpracy z Radą, opracowała rozwiązanie druku dla całej organizacji - PrintSmart. Obejmowało ono 850 zaawansowanych kolorowych i monochromatycznych urządzeń wielofunkcyjnych (MFD), a także zintegrowany serwer faksu w ramach jednego systemu zarządzania.

"Firma Canon natychmiast przyjęła rolę partnera strategicznego, a nie tylko dostawcy."

Aby pomóc Radzie wdrożyć rozwiązanie PrintSmart w zaledwie sześć miesięcy, firma Canon uruchomiła szkolenie internetowe i wideo, a także program szkoleniowy w celu przygotowania „superużytkowników”, którzy pokazaliby kolegom z rady, jak korzystać z usprawnionego systemu. – Firma Canon przyjęła rolę partnera strategicznego, a nie tylko dostawcy – mówi Andrew Byrom, menedżer ds. usług i infrastruktury. – Członkowie zespołu byli w pełni zaangażowani i wykraczali poza swoje obowiązki każdego dnia, zwłaszcza w trudnym okresie przejściowym. Technologia była tak dobra i łatwa w użyciu, że została zaakceptowana bez problemu.

Korzyści

Rozwiązanie PrintSmart przyniosło natychmiastowy efekt finansowy. W pierwszym roku Rada zaoszczędziła około 30% w porównaniu z poprzednim okresem rozliczeniowym. Łączne oszczędności do chwili obecnej przekroczyły 400 tys. funtów. Zastąpienie floty drukarek bardziej efektywnymi urządzeniami wielofunkcyjnymi spowodowało obniżenie ilości urządzeń do obsługi druku o 39%. Liczba drukowanych stron w pierwszym roku spadła o 25%. Oszczędności ekologiczne były równie imponujące. Dzięki szacowanym redukcjom emisji gazów cieplarnianych o 1 007 318 kg i zużycia drzew o 18 139 w ciągu pierwszych 12 miesięcy – Leeds staje się miastem o niskiej emisji dwutlenku węgla.

"Poprawa jest radykalna. Drobne zmiany, takie jak podgląd kolejki drukowania i dostęp na podstawie indywidualnych kodów PIN, chronią przed zgubieniem dokumentów i zapewniają oszczędność czasu."

Ponadto nastąpiło ogromne zwiększenie wydajności. – Poprawa jest radykalna – wyjaśnia Jo Miklo, dyrektor ds. zarządzania. – Drobne zmiany, takie jak podgląd kolejki drukowania i dostęp na podstawie indywidualnych kodów PIN, chronią przed zgubieniem dokumentów i oszczędzają czas, dzięki łatwemu dostępowi do kolejki prac. Funkcje łatwego skanowania danych umożliwiają nam szybszą obsługę wniosków obywateli – dodaje. Przestoje zostały praktycznie wyeliminowane, a Andrew Byrom twierdzi, że najwyraźniejszą oznaką sukcesu jest to, że od wielu miesięcy nie otrzymał żadnych skarg.

Oprócz tego wdrożono duże usprawnienia w dziedzinie bezpieczeństwa danych. Zaawansowane rozwiązanie do obsługi faksów, przykładowo używane do wymiany informacji między szpitalami i szkołami, gwarantuje bezpieczną obsługę danych wrażliwych. Nowe funkcje, takie jak dostęp na podstawie indywidualnych kodów PIN i automatyczne usuwanie zadań wydruku po 24 godzinach, także przyniosły istotną poprawę w tym obszarze.

Cyfrowa Rada

Dzięki współpracy z firmą Canon Andrew Byrom zamierza zredukować nakład druku Rady o kolejne 5% rocznie. Korzystając z zaawansowanych raportów, jego zespół będzie koncentrował się na departamentach generujących duże koszty w zakresie drukowania i będzie szkolił pracowników w celu ograniczenia ilości wydruków. Nowa infrastruktura druku ma przynieść długoterminowy zwrot z inwestycji, tak aby Rada mogła skoncentrować się na usprawnieniach i oszczędnościach w innych obszarach.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Analizując nasz sposób pracy firma Canon pomogła nam usprawnić obsługę mieszkańców Leeds."

Sukces rozwiązania PrintSmart w Radzie został wyróżniony wewnętrznie jako wzór wdrożenia dużego projektu korporacyjnego. – Rozwiązanie PrintSmart wyeliminowało uciążliwość druku i stało się kluczowym narzędziem pracy w epoce cyfrowej – mówi Helena Phillips. – Analizując nasz sposób pracy firma Canon pomogła nam usprawnić obsługę mieszkańców Leeds.

Dowiedz się więcej
Canon evolve contact us

KONTAKT

Uprość swoją działalność

Skontaktuj się z nami

Dowiedz się, jak możemy pomóc w uproszczeniu działalności Twojej firmy

Dowiedz się więcej