Rada Miasta Leeds: małe zmiany, radykalna poprawa

Wyzwanie

Rada Miasta Leeds obsługuje 700 000 obywateli i jest drugim pod względem wielkości organem władzy miejskiej w Wielkiej Brytanii. Chce być uznawana za najlepszą – zarówno pod względem jakości usług, jak i sposobu ich świadczenia. W epoce oszczędności i redukcji wydatków sektora publicznego jest to trudny cel.

Podobnie jak zwiększenie wydajności z jednoczesnym zmniejszeniem kosztów drukowania i redukcji ilości odpadów. Ponadto Rada musiała dopasować się do zmian w sposobie uzyskiwania dostępu do usług publicznych przez mieszkańców. – Coraz więcej komunikacji odbywa się za pośrednictwem kanałów cyfrowych, dlatego wyzwaniem jest dopasowanie oferowanych przy uwzględnieniu malejących budżetów – wyjaśnia Helena Phillips, główny specjalista ds. usług udostępnionych.

Podczas analizy najbardziej nieefektywnych obszarów oczywistym kandydatem był dział druku. Jedną z ważniejszych zadań działu IT jest zapewnienie funkcji drukowania dla ponad 12 500 pracowników. Flota urządzeń sieciowych i nie podłączonych do sieci była trudna w zarządzaniu i utrzymaniu. – Mój zespół spędzał czas na walce z błędami i próbach ograniczania przerw w druku – wspomina Kirsty McCarthy, menedżer ds. usług zarządzania drukiem. – Naszym priorytetem było wdrożenie inteligentnego rozwiązania, które pozwoliłoby Radzie oszczędzić pieniądze i czas.

Rozwiązanie firmy Canon

Firma Canon, w ścisłej współpracy z Radą, opracowała rozwiązanie druku dla całej organizacji - PrintSmart. Obejmowało ono 850 zaawansowanych kolorowych i monochromatycznych urządzeń wielofunkcyjnych (MFD), a także zintegrowany serwer faksu w ramach jednego systemu zarządzania.

Aby pomóc Radzie wdrożyć rozwiązanie PrintSmart w zaledwie sześć miesięcy, firma Canon uruchomiła szkolenie internetowe i wideo, a także program szkoleniowy w celu przygotowania „superużytkowników”, którzy pokazaliby kolegom z rady, jak korzystać z usprawnionego systemu. – Firma Canon przyjęła rolę partnera strategicznego, a nie tylko dostawcy – mówi Andrew Byrom, menedżer ds. usług i infrastruktury. – Członkowie zespołu byli w pełni zaangażowani i wykraczali poza swoje obowiązki każdego dnia, zwłaszcza w trudnym okresie przejściowym. Technologia była tak dobra i łatwa w użyciu, że została zaakceptowana bez problemu.

Korzyści

Rozwiązanie PrintSmart przyniosło natychmiastowy efekt finansowy. W pierwszym roku Rada zaoszczędziła około 30% w porównaniu z poprzednim okresem rozliczeniowym. Łączne oszczędności do chwili obecnej przekroczyły 400 tys. funtów. Zastąpienie floty drukarek bardziej efektywnymi urządzeniami wielofunkcyjnymi spowodowało obniżenie ilości urządzeń do obsługi druku o 39%. Liczba drukowanych stron w pierwszym roku spadła o 25%. Oszczędności ekologiczne były równie imponujące. Dzięki szacowanym redukcjom emisji gazów cieplarnianych o 1 007 318 kg i zużycia drzew o 18 139 w ciągu pierwszych 12 miesięcy – Leeds staje się miastem o niskiej emisji dwutlenku węgla.

Ponadto nastąpiło ogromne zwiększenie wydajności. – Poprawa jest radykalna – wyjaśnia Jo Miklo, dyrektor ds. zarządzania. – Drobne zmiany, takie jak podgląd kolejki drukowania i dostęp na podstawie indywidualnych kodów PIN, chronią przed zgubieniem dokumentów i oszczędzają czas, dzięki łatwemu dostępowi do kolejki prac. Funkcje łatwego skanowania danych umożliwiają nam szybszą obsługę wniosków obywateli – dodaje. Przestoje zostały praktycznie wyeliminowane, a Andrew Byrom twierdzi, że najwyraźniejszą oznaką sukcesu jest to, że od wielu miesięcy nie otrzymał żadnych skarg.

Oprócz tego wdrożono duże usprawnienia w dziedzinie bezpieczeństwa danych. Zaawansowane rozwiązanie do obsługi faksów, przykładowo używane do wymiany informacji między szpitalami i szkołami, gwarantuje bezpieczną obsługę danych wrażliwych. Nowe funkcje, takie jak dostęp na podstawie indywidualnych kodów PIN i automatyczne usuwanie zadań wydruku po 24 godzinach, także przyniosły istotną poprawę w tym obszarze.

Cyfrowa Rada

Dzięki współpracy z firmą Canon Andrew Byrom zamierza zredukować nakład druku Rady o kolejne 5% rocznie. Korzystając z zaawansowanych raportów, jego zespół będzie koncentrował się na departamentach generujących duże koszty w zakresie drukowania i będzie szkolił pracowników w celu ograniczenia ilości wydruków. Nowa infrastruktura druku ma przynieść długoterminowy zwrot z inwestycji, tak aby Rada mogła skoncentrować się na usprawnieniach i oszczędnościach w innych obszarach.

Sukces rozwiązania PrintSmart w Radzie został wyróżniony wewnętrznie jako wzór wdrożenia dużego projektu korporacyjnego. – Rozwiązanie PrintSmart wyeliminowało uciążliwość druku i stało się kluczowym narzędziem pracy w epoce cyfrowej – mówi Helena Phillips. – Analizując nasz sposób pracy firma Canon pomogła nam usprawnić obsługę mieszkańców Leeds.