Spokojnie, to tylko (cyfrowa) transformacja

Warszawa, 15 listopada 2018 r. – Cyfryzacja… Digitalizacja… Optymalizacja… Automatyzacja… Większość przedsiębiorców w Polsce jest już z tymi terminami osłuchana i zaznajomiona. Jednak często pojęcia te funkcjonują jedynie w sferze idei, bez przełożenia na realne funkcjonowanie firmy. Spowodowane może to być brakiem pomysłu, od czego zacząć, oraz nienajlepszymi dotychczasowymi doświadczeniami z próbami ucyfryzowania biznesu i zdigitalizowaniem procesów w firmie. Bo żeby zmierzyć się z cyfrową transformacją (czego nie uniknie w końcu żadna organizacja) potrzebny jest dobry plan, oparty na rzetelnej analizie sytuacji wyjściowej, a jeszcze lepiej – zaufany i kompetentny partner-przewodnik.

Do połowy pełna, czy w połowie pusta?

W badaniu redakcyjnym Computerworld, cyfrowa transformacja – powszechnie uznawana za ogromną szansę dla przedsiębiorców – przez część ankietowanych uznana została za zagrożenie. Z czym najczęściej je wiązali? 55 proc. ankietowanych wskazało na wysokie koszty budowy nowoczesnych środowisk IT; 42 proc. badanych – z kwestią zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa gromadzonych danych; niemal tyle samo respondentów (41 proc.) zaś z trudnościami w zarządzaniu coraz bardziej rozbudowanymi środowiskami IT1.

„Jak widać, cyfrowa transformacja dla wielu osób zarządzających kluczowymi procesami w firmie może jawić się jako wyprawa na Mount Everestu. Jednak często, patrząc z perspektywy podnóża tej góry, nie uświadamiają sobie, że zdobycie szczytu to proces, w którym kluczowe jest odpowiednie rozłożenie siły, poprzedzone gruntowną analizą sytuacji wyjściowej i wielotygodniowymi przygotowaniami” – mówi Przemysław Jabłoński, Dyrektor Marketing & Sales Excellence, Canon Polska. „Podobnie jest z cyfryzacją firmy. Wysokie wydatki związane z infrastrukturą IT to najczęściej podawana przyczyna niepodejmowania żadnych działań w tym zakresie. To jednak tylko wymówka. Oczywiście, pewne koszty pojawią się już na początku i będą rosły wraz z przenoszeniem do cyfry kolejnych procesów biznesowych, jednak nie oznacza to wcale konieczności wydania przysłowiowej góry pieniędzy na rozwiązania cyfrowe. Tego typu podejście, wiążące się z wprowadzaniem gwałtownych zmian, uważam wręcz za niekorzystne dla funkcjonowania firmy. Digitalizacja powinna przebiegać etapami i wykorzystywać dotychczas użytkowane w firmie rozwiązania, aby cały proces był płynny i nie zaburzał naturalnego funkcjonowania organizacji”.

„Z kolei kwestie bezpieczeństwa danych i zarządzania rozbudowaną infrastrukturą IT można dziś z powodzeniem outsourcować poza organizację, co pozwoli na znaczącą redukcję kosztów ponoszonych przez firmę. Mało tego, zamiast inwestować we własny system np. do elektronicznego przetwarzania faktur czy zarządzania drukiem, można sobie dziś takie usługi po prostu wynająć. Wtedy zaś za całą infrastrukturę odpowiada sprawdzony, zewnętrzny partner. Takie usługi w ramach oferowanych rozwiązań dla biznesu świadczy Canon.

Proces budowania świadomości

Niestety, świadomość outsourcowania kompleksowych usług czy pojedynczych procesów do bardziej doświadczonego i kompetentnego partnera, jest wciąż niewystarczająca. Z tego zapewne powodu aż 70 proc.2 inicjatyw związanych z cyfrową transformacją w organizacjach kończy się niepowodzeniem. Dziś zaś 67 proc.3 działań, mających na celu wdrożenie nowych technologii (usług w chmurze, rozwiązań Big Data, technologii społecznościowych) jest zarzuconych lub nie spełnia pokładanych w nich oczekiwań.

„Podejrzewam, że to efekt podjęcia działań ad hoc, bez planu, odpowiedniego przygotowania, być może zbyt ambitnych, o zbyt dużej skali” – komentuje Przemysław Jabłoński z Canon. „Z naszego doświadczenia wynika, że najbezpieczniejszym sposobem przejścia przez proces cyfrowej transformacji jest metoda małych kroków. Współpracując z organizacjami, które wybierają nas na przewodników w tej podróży, zaczynamy od rzetelnego audytu, aby poznać stopień cyfrowego zaawansowania firmy. Nie ma dziś bowiem prawie wcale organizacji, które nie korzystałyby z rozwiązań cyfrowych. Poziom wykorzystania tych rozwiązań powinien stanowić bazę, która będzie następnie nadbudowywana w drodze do pełnej digitalizacji. To bowiem pozwala uchronić firmę przed turbulencjami, związanymi ze zbyt gwałtownymi zmianami. Dlatego cały proces dzielimy na wiele małych etapów, z których każdy przybliża naszego klienta do celu. To powoduje, że etap środowiska hybrydowego, gdzie w firmie obok rozwiązań cyfrowych funkcjonują także te tradycyjne, funkcjonuje na tyle długo, aby pracownicy byli w stanie nauczyć się nowych sposobów działania w cyfrowym środowisku”.

Przekonać opornych

To sama konieczność zmiany stanowi największą barierę w postępie procesu cyfrowej transformacji firm. Przyznało to aż 54 proc. badanych przez Harvard Business Review4. Z pewnością nie znają oni statystyk i prognoz dotyczących wpływu cyfryzacji na sytuację makroekonomiczną. McKinsey prognozuje, że PKB Polski do 2030 r. może wzrosnąć o 15 proc.5 właśnie dzięki automatyzacji i wzrostowi produktywności. To argument „patriotyczny”. A te bardziej konkretne? Otóż 72 proc. pracowników, którzy używają nowych rozwiązań przyznaje, że zwiększyła się ich produktywność w efekcie skrócenia o 18 proc.6 czasu, który dotychczas poświęcali na obsługę różnych zadań. A 43 proc. pracowników biur hybrydowych potwierdza, że zautomatyzowanie archiwizacji i przetwarzania dokumentów skutkuje oszczędnością czasu.

Korzyści, jak widać, są znaczne. Trzeba tylko wykonać pierwszy krok i wejść na drogę cyfrowej zmiany. O tym jak zacząć tę fascynującą podróż z zaufanym partnerem biznesowym możesz dowiedzieć się z najnowszego Raportu Canon Business Transformation.

Pełną wersję Raportu można pobrać tutaj: https://www.canon.pl/business/what-stopping-business-transformation-success/#gate-bed5a1c1-50a4-4cc8-8d04-e25a5c1fedc2.



1 https://www.computerworld.pl/news/Cyfrowa-transformacja-bez-strategicznej-wizji-celu,410986.html

2 https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US40550115

3 https://www.cnbc.com/2015/10/30/technology-spending-isnt-all-its-cracked-up-to-be-study.html

4 https://hbr.org/resources/pdfs/comm/microsoft/Competingin2020.pdf

5 https://mckinsey.pl/publikacje/raport-ramie-w-ramie-z-robotem-jak-wykorzystac-potencjal-automatyzacji-w-polsce/

6 https://www.vmware.com/radius/impact-digital-workforce/