STOSY DOKUMENTÓW W MŚP: DLACZEGO WARTO JE WYELIMINOWAĆ

Warszawa, 19 lipca 2018 r – Lista piętrzących się zadań administracyjnych spędza sen z powiek wszystkim właścicielom małych i średnich firm. Badania ICM dla Canon wskazują, że aż jedna na pięć osób zarządzających przedsiębiorstwem poświęca większość swojego czasu na realizację zadań administracyjnych. Co więcej, aż 31 proc. właścicieli MŚP oraz biur domowych w Europie uważa, że prace administracyjne stanowią ich główne wyzwanie.

Na co mogliby przeznaczyć ten czas?

Ponad 30 proc. właścicieli firm z sektora MŚP chciałoby poświęcać więcej czasu na rozwój działalności biznesowej. Jednocześnie mają świadomość, że wobec ograniczonych funduszy i niewielkiej liczby pracowników, nadmierna ilość dokumentów ogranicza czas, który mogliby poświęcić na ważniejsze procesy w firmie. Nic dziwnego, że według Raportu „The Future of Jobs” World Economic Forum, do 2020 r. kreatywność będzie jedną z najbardziej pożądanych cech także wśród pracowników biurowych. To oznacza, że pracownicy będą stawiani przed coraz to nowymi wymaganiami dotyczącymi umiejętności technicznych, a co za tym idzie - do nieszablonowego podejścia do pracy. Jednocześnie duża część podstawowych zadań administracyjnych zostanie zautomatyzowana.

Jak ograniczyć natłok zadań administracyjnych?

Mimo, że biurowe prace administracyjne znajdują się nisko w biznesowej hierarchii priorytetów, do ich przetwarzania należy stosować te same procesy, które stosowane są przy podejmowaniu kluczowych z perspektywy firmy decyzji. Ich cztery główne etapy to:

  • Zdefiniowanie problemów.
  • Zbadanie i ocena dostępnych rozwiązań.
  • Zakup i wdrożenie odpowiednich rozwiązań.
  • Ocena efektu i ewaluacja.

Każda firma powinna zatem indywidualnie zdefiniować i ocenić obszary wymagające poprawy – potrzeby agencji nieruchomości różnią się od potrzeb firmy HR, a organizacje świadczące usługi księgowe przetwarzają zdecydowanie więcej dokumentów niż organizacje z branży IT. Dopiero potem można wybrać najlepsze rozwiązanie do zarządzania informacjami.

Odpowiedzią na wyzwania administracyjne małych i średnich przedsiębiorstw może być outsourcing wybranych procesów do zewnętrznych dostawców. Przyglądając się zagranicznym firmom, najchętniej usługi IT zlecają zewnętrznym podmiotom firmy francuskie (35 proc.). Z kolei według opracowania GrantThorton pt. „Badanie Rynku Outsourcingu”, polskie firmy z sektora MŚP najczęściej outsourcują procesy księgowe (70 proc.) i kadrowo-płacowe (60 proc.).

 Cyfryzacja i outsourcing obiegu dokumentów

Jeśli chodzi o outsourcing zarządzania obiegiem dokumentów w firmie, warto rozważyć model obsługi pełnego cyklu życia dokumentów, od ich powstania aż do zniszczenia. Taki model musi obejmować zarówno procesy digitalizacji dokumentów papierowych, jak i dostosowania floty urządzeń do nowych warunków tak, aby cały proces mógł być maksymalnie zautomatyzowany i bezpieczny. Przy doborze partnera biznesowego, który przeprowadzi nas przez żmudny proces cyfrowej zmiany, warto sprawdzić, czy podmiot posiada odpowiednie certyfikacje potwierdzające jego kompetencje:

  • certyfikat w zakresie bezpieczeństwa informacji ISO 27001,
  • certyfikat zarządzania jakością ISO 9001.

„Z badania Office of the Future dla Canon wynika, że już blisko co trzecie przedsiębiorstwo (27 proc.) planuje w najbliższym roku zwiększenie nakładów na zaawansowane systemy do cyfrowego przetwarzania dokumentów” – przyznaje Patryk Wąsowicz, Product Business Developer, Marketing Excellence Product Business Development, Canon Polska. „I choć nie ulega wątpliwości, że technologie oraz usługi skanowania i zarządzania dokumentami są w stanie z powodzeniem wyeliminować problemy związane z obsługą papierowych dokumentów, polskie firmy wciąż nie wykorzystują dostatecznie tej szansy. A jest o co walczyć – automatyzacja procesów to obszar generujący największy zwrot z inwestycji”.

Hardware + Software + Konsulting

Kompleksowe podejście do outsourcingu oznacza wdrożenie narzędzi automatyzujących procesy segregacji, przechowywania i archiwizacji (danych pochodzących z różnych kanałów), druku, skanowania i współdzielenia dokumentów w postaci cyfrowej. To ważne procesy zwłaszcza dla przedsiębiorców rozpoczynających swoją działalność. Im szybciej dokument papierowy przekształcany jest do pliku elektronicznego, tym szybszy i bardziej efektywny kosztowo będzie proces jego dalszego przetwarzania.

A ponieważ szybkość i elastyczność podejmowania decyzji to podstawa sukcesu przedsiębiorstw i jedne z kluczowych elementów rozwoju każdego biznesu, wsparcie doświadczonego partnera bywa niezbędne. Nadmiar formalności i prac administracyjnych hamuje wzrost i wydajność przedsiębiorstwa. Ograniczając do minimum działania związane z administracją, właściciele małych i średnich firm mogą skupić się na najważniejszych kwestiach związanych z rozwojem działalności.