ARTYKUŁ

Strategia przetrwania w świecie zmieniających się regulacji

Jak nadążyć za przepisami dotyczącymi zaopatrzenia

Pobierz przewodnik

Strategie umożliwiające sprostanie rosnącym wyzwaniom dot. zgodności w zakresie P2P

Zapoznaj się z przewodnikiem firmy Canon, dzięki któremu działania podejmowane przez Twoją firmę będą przejrzyste, odpowiedzialne i bezpieczne

Pobierz przewodnik

Man presents financial information to meeting

Dylemat dotyczący przestrzegania przepisów finansowych: rozporządzenie RODO i nie tylko

Szybkie tempo zmian mających wpływ na nowoczesne działy finansowe sprawia, że innowacje, takie jak automatyzacja i sztuczna inteligencja, wkraczają do jednostek biznesowych o tradycyjnym, analogowym charakterze. Komplikacje powoduje również zmieniająca się sytuacja prawna. Zachowanie zgodności z przepisami w obliczu wprowadzania innowacji technologicznych może stanowić wyzwanie, ponieważ firmy chcą zwiększyć tempo zmian związanych z cyfryzacją.

W świecie finansów zgodność dotyczy głównie zasad wewnętrznych i zalecanych procesów. Firmy wprowadzają pragmatyczne mechanizmy kontrolne, tak aby decyzje dotyczące wydatków były podejmowane z myślą o jak największej korzyści dla firmy. Jednak obecnie liczba czynników zewnętrznych, które trzeba uwzględniać w kontekście zgodności z przepisami, jest coraz większa. W wyniku wprowadzenia ogólnego rozporządzenia w sprawie ochrony danych (RODO) i innych przepisów dotyczących przekupstwa, współczesnego niewolnictwa czy obowiązku zgłaszania warunków płatności działy zaopatrzenia i finansów muszą zmagać się z coraz większą liczbą kwestii związanych ze zgodnością.

Przed zespołami finansowymi na całym świecie postawiono trudne wyzwanie, bowiem zmiany legislacyjne obejmujące rozwiązania cyfrowe, takie jak rozporządzenie RODO, wprowadzane są do funkcjonujących już środowisk roboczych, w których nadal często wykorzystywane są tradycyjne metody pracy, oparte na dokumentach papierowych. 66%[1] specjalistów ds. finansów twierdzi, że ich dział jest bardziej zależny od papieru niż inne piony.

Jednak niezależnie od tego, czy dział finansowy jest w pełni zautomatyzowany, czy też pozostaje w tyle w zakresie cyfrowej transformacji, efektywne zaopatrzenie w towary i usługi stanowi integralną część działalności każdej firmy. W związku z tym zachowanie zgodności z przepisami nie może i nie powinno utrudniać tego procesu. Powinno po prostu zabezpieczać sposób, w jaki realizowane są zamówienia, i gwarantować stabilność całego procesu oraz bezpieczeństwo wszystkich zaangażowanych stron.

Person looking at map on mobile phone

3-elementowe dopasowane rozwiązanie

Dzisiejsze procesy związane z zaopatrzeniem bez wątpienia mogą przysparzać trudności. Jednak zasady dotyczące skutecznych zakupów można przedstawić w ramach procesu złożonego z trzech etapów. Dzięki temu procesowi zespoły ds. rozliczania płatności i działy finansowe mogą zadbać o kompletność i dokładność płatności. Weryfikacja obejmuje trzy ważne dokumenty występujące w procesie zakupu i odpowiada pełnemu łańcuchowi księgowości, wskazując wszelkie rozbieżności, co zapobiega nadmiernym wydatkom i dokonywaniu płatności za niedostarczone towary lub usługi.

Proces 3-elementowego dopasowywania faktur polega na dopasowywaniu informacji zawartych w zleceniu zakupu (ZZ), przyjęciu zewnętrznym (PZ) i fakturze. Proces ten można przeprowadzać ręcznie, jednak może okazać się niezwykle czasochłonny. Dlatego wiele firm decyduje się na jego automatyzację, by skrócić czas realizowania działań związanych z rozliczaniem płatności oraz zapewnić sobie cenne informacje na temat dostaw, dostawców oraz zgodności cen.

Skuteczne zapewnianie zgodności z przepisami

Dla wielu organizacji osiągnięcie zgodności z przepisami branżowymi to coś więcej niż tylko odhaczenie kolejnego pola na liście zadań do wykonania. Świadczy ono o stabilności procesów i ma kluczowe znaczenie dla wydajności. Automatyzacja procesów z wykorzystaniem technologii cyfrowych może zagwarantować większą wydajność i przejrzystość procesu związanego z zaopatrzeniem, a także ułatwić rozdzielenie odpowiedzialności za poszczególne etapy procesów i bezpieczeństwo danych.

Zgodność z przepisami powinna być czynnikiem umożliwiającym podejmowanie lepszych decyzji w ramach całego procesu zaopatrzenia, a jako że – zgodnie z informacjami przekazywanymi przez Instytut ds. zaopatrzenia i dostaw – organizacje mogą wydawać ponad dwie trzecie przychodów na zaopatrzenie, nawet niewielkie usprawnienia tego procesu mogą mieć duży wpływ na całą firmę, nie tylko na dział finansowy.

Dowiedz się, jak sprawić, by działania podejmowane przez Twoją firmę były przejrzyste, odpowiedzialne i bezpieczne

Powiązane rozwiązania

Odkryj nowe możliwości

Dowiedz się, jak nadążać za zmianami przepisów

Skontaktuj się z nami

  • Canon
  • Biznes
  • Zmieniające się role w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi zaopatrzenia