Zmiana postrzegania działu finansów

Transformacja finansów

Obecnie czterech na pięciu specjalistów ds. finansów twierdzi, że ich dział nie jest w stanie realizować zmian w zakresie transformacji cyfrowej w tempie pozostałych pionów firmy, co sprawia, że muszą zmagać się z problemami na polu skuteczności, kosztów oraz wydajności[1]. Praca działów finansowych na ogół opierała się na procesach ręcznych, dlatego ich pracownicy zmagają się z koniecznością nadążania za zmianami lub opierają się ich wprowadzaniu. 66% specjalistów ds. finansów twierdzi, że ich dział jest bardziej zależny od papieru niż inne piony2, a 88% przyznaje, że ma problem z realizacją celów dotyczących cyfryzacji firmy.

Brak postępów, który wydaje się cechować działy finansowe, może również prowadzić do wniosku, że funkcjonują one wyłącznie jako centra kosztów. Jednak dzięki możliwościom wynikającym z cyfryzacji, automatyzacji i optymalizacji, dostępnym dla nowoczesnych działów finansowych, jest to wniosek bardzo daleki od prawdy. Rzeczywiście – choć to wymagające przedsięwzięcie – świadome i rozważne podejście do transformacji cyfrowej może przynieść pozytywne skutki w postaci znaczącego zwiększenia wydajności oraz płynności finansowej w firmie. Może również pomóc w zapewnieniu skuteczniejszej współpracy pomiędzy zespołami i działami firmy jako całości.

Jak podejść do kwestii transformacji cyfrowej

Firmy często starają się przeprowadzić przejście na „w pełni cyfrowy” system pracy w zbyt szybkim tempie, mając nadzieję, że uda się zrealizować wszystkie związane z tym zadania z dnia na dzień. W rzeczywistości jest to jednak zbyt skomplikowany i zakłócający działanie firmy proces, by można było go przeprowadzić w ramach jednoetapowego działania. Dlatego trzeba zaakceptować istnienie struktury hybrydowej. Konieczne jest także upewnianie się, że podczas konwersji różne kombinacje cyfrowych i analogowych procesów roboczych nadal będą mogły ze sobą współdziałać i gwarantować najlepszą możliwą spójność w zakresie działalności biznesowej.

Zalecana strategia przewiduje rozpoczęcie działań od podziału przekształceń cyfrowych na poszczególne piony, procesy, a nawet dokumenty, a następnie skupienie się w pierwszej kolejności na procesach papierowych, ręcznych lub niewydajnych. To ogromne wyzwanie, zwłaszcza dla działów finansowych, których praca nadal w dużej mierze opiera się na procesach ręcznych i starszych systemach. Jednak przeprowadzanie cyfrowej transformacji w stałym, spokojnym tempie znacznie ułatwi cały proces. Inne przygotowania obejmują położenie solidnych fundamentów przed wprowadzeniem cyfrowo udoskonalonych modeli biznesowych, takich jak wdrożenie odpowiedniej infrastruktury technologicznej i przeszkolenie pracowników.

Przekształcenie działu finansowego w centrum zysków

Efektywność przetwarzania płatności jest istotnym czynnikiem wyróżniającym firmę na tle konkurencji[1], dlatego odpowiednio przeprowadzona cyfrowa transformacja finansów jest niezwykle istotna.

Dział finansowy musi w końcu wkroczyć w XXI wiek. To nowy świat, w którym pojawiają się nowe wyzwania (między innymi: zarządzanie przepływami pieniężnymi, oszustwa, przejrzystość i raportowanie, wpływ zgodności z przepisami i sytuacji prawnej na działalność firmy). Powstające nowe technologie cyfrowe mogą pomóc w przezwyciężaniu tych wyzwań, a działy finansowe muszą zacząć wykorzystywać te rozwiązania. Już teraz.

Przejście na technologię cyfrową ma zasadnicze znaczenie dla zmiany wewnętrznego i zewnętrznego postrzegania działu finansów jako powolnego i archaicznego centrum kosztów oraz dla stworzenia wydajnego centrum zysków, które zapewnia prawdziwą wartość biznesową i na każdym kroku wspomaga firmę w dążeniu do innowacji.

Nawet niewielkie kroki stawiane na drodze ku transformacji mogą przynieść firmie ogromne korzyści. Na przykład zautomatyzowanie kluczowych procesów umożliwi natychmiastowe odtworzenie pełnych cykli życia faktur i rachunków, a także ulepszone zarządzanie przepływami pieniężnymi dzięki zwiększeniu widoczności za sprawą automatyzacji P2P i usprawnienia zarządzania wydatkami pośrednimi. Niezależnie od tego, czy mówimy o rozwiązaniach wewnętrznych, SaaS czy o tych, które obsługują usługodawcy zewnętrzni, ich automatyzacja ułatwia firmom stosowanie najlepszych praktyk, ponieważ dzięki niej mogą wprowadzać odpowiednie i obowiązkowe procedury.

Gdy zespół finansowy będzie gotowy do optymalizacji, realna rentowność w całym pionie może stać się rzeczywistością. 23% firm dysponuje już technologią automatyzacji zaopatrzenia i finansów, ale nie ma rozwiązania do obsługi integracji, która pozwoliłaby w pełni wykorzystać zalety transformacji cyfrowej[2]. Wiele firm uznało, że technologia mogłaby w dużym stopniu wspomóc zwiększenie współpracy w zakresie finansów i zaopatrzenia. W przypadku dużych, rutynowych i powtarzających się zadań, takich jak przetwarzanie faktur, automatyzacja procesów oparta na robotyce (RPA) w zaawansowany sposób rejestruje i sprawdza dane oraz bezpiecznie współpracuje z innymi aplikacjami korporacyjnymi, przyspieszając działania i zwiększając ich dokładność, a jednocześnie obniżając koszty. RPA dodatkowo przyspiesza podejmowanie i zwiększa trafność decyzji biznesowych[3].

Skuteczne wdrożenie tych zaawansowanych i zautomatyzowanych technologii zapewnia ogromne możliwości działom finansowym firm o różnych profilach i rozmiarach. Pozwala także zmienić reputację tych działów, przekształcając je w centra generujące zyski i cechujące się wydajnością. Dzięki zmianie wizerunku działów finansowych, tworzonych wcześniej głównie z myślą o realizowaniu zadań administracyjnych, można przeobrazić je w nowoczesne centra biznesowe, dostarczające wartościowych informacji, innowacji i – co najważniejsze zapewniających rentowność.