Poznaj 4 trendy w obrębie cyfrowej transformacji, które zmieniają sposób zarządzania informacjami

Trendy w zarządzaniu informacjami

Brak strategicznego podejścia do tematu zarządzania informacjami może mieć poważne konsekwencje dla bezpieczeństwa firmy, rodząc duże ryzyko. Najbardziej odczuwalne konsekwencje to wysokie kary finansowe czy utrata reputacji. Narzędziem, które jest w stanie skutecznie wspierać dziś firmy w prawidłowym zarządzaniu informacjami, jest technologia. Innowacyjne rozwiązania wytyczają kierunki cyfrowej zmiany w biznesie, sprzyjając wykorzystaniu rozwiązań opartych na chmurze, realizacji koncepcji Internetu Rzeczy (IoT), większej automatyzacji i upowszechnieniu się pracy zdalnej. Dowiedz się, w jaki sposób wpływa to na zarządzanie informacjami w miejscu pracy.

Współpraca oparta na rozwiązaniach chmurowych

Powstanie i popularyzacja rozwiązań opartych na chmurze to jeden z najważniejszych trendów technologicznych ostatniej dekady, a korzyści z tym związanych już nie trzeba nikomu tłumaczyć. Jednak skuteczna strategia transformacji cyfrowej powinna uwzględniać fakt, że chociaż wykorzystanie chmury oznacza wspaniałe możliwości, to często w rzeczywistości korporacyjnej obok nowych rozwiązań funkcjonują również starsze systemy i urządzenia, a cyfrowy obieg informacji współistnieje z przetwarzaniem dokumentów papierowych.

Integracja tych różnych porządków w ramach jednej infrastruktury to jedno największch wyzwań firm działających w modelu hybrydowym, jednak wypracowanie odpowiedniej strategii może przynieść duże korzyści. Współpraca z wykorzystaniem rozwiązań chmurowych, udostępnianie i edycja plików w chmurze, skanowanie do chmury to tylko niektóre z procesów, które kształtują wspólną przestrzeń dostępu do materiałów analogowych i cyfrowych.

Praca mobilna

Możliwość pracy poza biurem, z dowolnego miejsca, ma ogromny wpływ na wydajność pracowników. Bardziej elastyczne podejście do tej kwestii to również dużo większy poziom zadowolenia z pracy. To, co budzi tyle entuzjazmu po stronie zespołów, wymaga jednak głębszej analizy, jeśli chodzi o kwestie przetwarzania dokumentów. Wraz z upowszechnieniem się modelu pracy poza biurem, coraz większego znaczenia nabiera kwestia bezpieczeństwa danych i informacji, a co za tym idzie wdrożenia konkretnych mechanizmów, które będą zapobiegać naruszeniom poufności lub utracie danych.

Internet Rzeczy

Prawdziwie globalne zjawisko technologiczne – Internet rzeczy (IoT) – łączy potężną armię urządzeń - w tym elektronikę użytkową, terminale płatnicze i samochody - w jeden potężny ekosystem. Urządzenia skomunikowane w ramach wspólnej sieci to nie tylko wizja rewolucji w domach, ale i w biurach. Możliwość analizowania zachowań użytkowników, którzy korzystają z Internetu Rzeczy, daje firmom duże pole do popisu, jeśli chodzi o opracowywanie rozwiązań, które pozwalają obniżyć koszty, usprawnić procesy i rozwinąć funkcjonalności. McKinsey szacuje, że do 2025 roku* IoT może przynieść firmom zyski na poziomie 1,1 biliona dolarów (924,4 miliarda euro). Obecnie firmy zaczynają wykorzystywać sztuczną inteligencję (AI), uczenie maszynowe, język naturalny i przetwarzanie obrazu w procesie analizy danych, aby lepiej rozumieć gromadzone dane.

Organizacje, które rozwijają swój technologiczny potencjał w obszarze zarządzania informacjami, będą mogły w szybkim tempie powiększać swoją przewagę na rynku. Istnieje jednak wiele firm, które dopiero wkraczają na drogę cyfrowej transformacji. W ubiegłym roku 49% firm deklarowało, że nie posiada strategii cyfrowej obejmującej całe przedsiębiorstwo (4498 ankietowanych dyrektorów ds. informacji z 86 krajów)**, a 88% spośród tych, które już ją mają, nie wykorzystuje jej potencjału. W obliczu zachodzących zmian firmy powinny elastycznie reagować na zmieniającą sie rzeczywistość biznesową m. in. poprzez wdrożenie odpowiednich technologii, które pozwalają na integrację procesów obsługiwanych manualnie z rozwiązaniami umożliwiającymi automatyzację i cyfryzację.

* McKinsey, Internet Rzeczy: wartość poza medialnym szumem, czerwiec 2016

** Harvey Nash / ankieta KPMG z udziałem dyrektorów IT: poruszanie się po nieznanym terenie, kwiecień 2017