Stwórz efektywny model pracy dzięki cyfryzacji kluczowych procesów
Coraz więcej osób na stanowiskach zarządzających zaczyna rozumieć, że cyfrowa transformacja nie jest czymś, co można z powodzeniem osiągnąć dzięki jednemu kompleksowemu, szybko zrealizowanemu projektowi, i że biuro, w którym papier został zastąpiony dokumentami elektronicznymi nie zacznie funkcjonować tak z dnia na dzień. Firmy, które postawią na łatwe do wykonania kroki obejmujące identyfikację systemów pracy i procesów podlegających digitalizacji oraz przyznają im pierwszeństwo, mają największe szanse na sukces.
Obecnie większość organizacji z powodzeniem funkcjonuje w środowisku hybrydowym, zachowując wyjątkową równowagę pomiędzy cyfrowymi i analogowymi procesami biznesowymi. Przed dokonaniem inwestycji w konkretny program należy zatem przeanalizować, które procesy są najważniejsze, najtrudniejsze i najbardziej czasochłonne. Wiele z nich realizowanych jest przez dział HR i dział finansowy.
Działy finansowe często funkcjonują w oparciu o procesy analogowe i korzystają z systemów starszych generacji. 88% specjalistów finansowych przyznaje, że trudno im nadążyć za dążeniem firmy do coraz większej cyfryzacji. Podczas niedawno przeprowadzonego przez Canon badania, co 3 osoba stwierdziła, że wprowadziła już rozwiązania cyfrowe w zakresie rozliczeń, należności lub zarządzania dostawcami.
Od czego należałoby zacząć wdrożnie cyfrowych rozwiązań w dziale finansowym? Jednym z pierwszych kroków powinno być przyjrzenie się procesowi przetwarzania faktur. Ręczne przetwarzanie faktur jest stosunkowo powszechne, ale może powodować duże problemy z kontrolowaniem przepływu środków pieniężnych. Badania wykazują, że współczynnik błędów ludzkich popełnianych przy ręcznym wystawianiu faktur wynosi od 12 do 15 procent, niezależnie od doświadczenia zespołu czy stażu pracy jego członków. Najlepszym rozwiązaniem tych problemów byłoby wdrożenie rozwiązań do automatyzacji faktur, co niewątpliwie poprawiłoby organizację pracy i pozwoliło zautomatyzować proces rejestrowania, weryfikacji i dopasowania danych z faktur.
Innym sposobem na zwiększenie efektywności operacyjnej jest wprowadzenie zautomatyzowanego, kompleksowego rozwiązania Purchase to Pay (P2P). Nieproduktywne i przestarzałe systemy pracy ograniczają potencjał wzrostu i hamują rentowność. Z kolei zautomatyzowane rozwiązanie P2P pozwala oszczędzać czas i pieniądze oraz zmniejsza liczbę zadań administracyjnych.
"Cyfrowa transformacja" i "biuro bez papieru" to hasła, które przewijają się na liście biznesowych priorytetów wielu firm poszukujących sposobów na optymalizację pracy w biurze. Mimo, że działy kadr odczuwają coraz większą presję dotyczącą poprawy umiejętności obecnych i nowych pracowników w kontekście obsługi danych, 2/3 takich działów nadal bazuje na papierowej dokumentacji.
Przygotowanie do wdrożenia nowego podejścia, opartego na rozwiązaniach cyfrowych, wymaga przyjrzenia się procesom administracyjnym, które w działach HR nadal są obsługiwane ręcznie. Rozwiązania do cyfrowego obiegu dokumentów i ich archiwizacji pozwalają oszczędzać czas i ograniczać koszty związane z administracją danych.
Na przykład automatyzacja obsługi wniosków o zwrot kosztów, wniosków urlopowych czy gromadzenie informacji zwrotnych pochodzących od pracowników, to więcej czasu na tworzenie planów dotyczących zatrudnienia, przygotowanie wytycznych w zakresie rekrutacji predykcyjnej i programów szkoleniowych.
Rozwiązanie zostało stworzone z myślą o tym, by usprawnić pracę działu finansowego (np. związaną z wystawianiem faktur) i działu HR (np. związaną z obsługą aplikacje o pracę). Pomaga zwiększyć wydajność procesów biznesowych w organizacji i umożliwia zarządzanie pocztą przychodzącą oraz jej archiwizowanie. Bez wdrożonego właściwego systemu, sortowanie poczty jest czasochłonne, podatne na błędy i nie zapewnia wglądu w to, kto i kiedy zapoznał się z danym zgłoszeniem czy dokumentacją. Wdrożenie kancelarii elektronicznej umożliwia automatyczne rejestrowanie całej poczty przychodzącej, jej identyfikację, weryfikację oraz przesyłanie z odpowiednimi danymi indeksowymi do właściwych systemów lub osób w ciągu kilku godzin. Dzięki tym procesom kancelaria elektroniczna może obniżyć koszty operacyjne firmy i usprawnić obsługę klienta.
Może się okazać, że poszczególne działy lub piony zatrzymały się na różnych etapach rozwoju cyfrowego, a funkcjonujące w jego ramach procesy różnią się stopniem zaawansowania w zakresie digitalizacji. Kluczem do usprawnienia procesów biznesowych organizacji nie jest skupienie się na osiągnięciu celu, jakim jest odejście od tradycyjnej, papierowej dokumentacji, ale stworzenie inteligentnego rozwiązania hybrydowego, które pozwoli osiągnąć równowagę pomiędzy procesami wymagającymi obsługi manualnej a cyfrowymi i zautomatyzowanymi.
Pracuj szybciej, obniżaj koszty, podnoś poziom usług i przetwarzaj korespondencję w bardziej wydajny sposób
Usprawnij proces rozliczania należności dzięki usprawnionym mechanizmom kontrolnym i większej wydajności
Odkryj szybszy system pracy możliwy dzięki wydajnemu przetwarzaniu i łatwemu dostępowi mobilnemu
Działy HR mierzą się dziś z rosnącą presją dotyczącą pozyskania nowych pracowników o rozwiniętych kompetencjach cyfrowych ze względu na rosnące znaczenie umiejętności obsługi i przetwarzania danych.
W jaki sposób dyrektorzy finansowi mogą przekształcić dział finansowy w centrum zysków?
Dowiedz się, jak dzięki wykorzystaniu nowych technologii firmy mogą otrzymywać wyższe noty od klientów.
Tylko w tym roku liczba wyszukiwań w internecie haseł związanych z cyfryzacją biznesu wzrosła o 30% i nic nie wskazuje na to, by ten trend miał spowolnić.
