Kancelaria elektroniczna
Pracuj szybciej, obniżaj koszty, podnoś poziom usług i przetwarzaj korespondencję w bardziej wydajny sposób
Sprawdź, na jakim etapie cyfrowego rozwoju jest Twoja firma i jaki powinien być Twój kolejny krok.
Liczba publikacji poświęconych cyfrowej transformacji rośnie, a przedsiębiorstwa na całym świecie próbują osiągnąć taki etap rozwoju projektu, w którym widać będzie długo wyczekiwane efekty. Prawda jest jednak taka, że firmy często nie widzą obiecanego zwrotu z inwestycji poczynionych w tym obszarze. Firma Couchbase przeprowadziła w 2016 r. badanie, w którym uczestniczyli dyrektorzy ds. IT. Wykazało ono, że 90% projektów transformacji cyfrowej przyniosło tylko niewielkie usprawnienia, nie spełniło oczekiwań lub w ogóle się nie powiodło. Rok później firma IDC prognozowała, że 70% inicjatyw związanych z transformacją cyfrową nadal będzie skazanych na niepowodzenie.
Cele i motywacja to ważne składniki programu transformacji. Jednak trzeba mieć świadomość, że wdrożenie tego typu zmian w organizacji nie dokonuje się z dnia na dzień. Dlatego tak ważne jest, aby rozpocząć od przygotowania realistycznych planów, uwzględniających potrzeby organizacji, ale też dostępne zasoby.
W wielu organizacjach infrastruktura IT bazuje na starszych systemach, co sprawia, że szereg procesów jest nieefektywnych. Tegoroczne badania* wykazały, że 42% firm wymieniło ten problem jako jedną z trzech najważniejszych przeszkód utrudniających realizację programu cyfrowej transformacji. Współczesne organizacje funkcjonują w silnie konkurencyjnym, dynamicznie zmieniającym się otoczeniu, gdzie premiuje się zdolność do szybkiego i elastycznego reagowania. Nie jest to jednak możliwe bez odpowiedniego zaplecza w postaci zmodernizowanej i sprawnie działającej infrastruktury IT.
* Mulesoft, Connectivity Benchmark Report, 2018
Jednym z najważniejszych elementów przygotowań do programu biznesowej transformacji jest dokładne zrozumienie tego, na jakim etapie cyfrowego rozwoju znajduje się obecnie firma. Gotowość do zmian i stopień zaawansowania mogą różnić się w zależności od działu. Dość często można spotkać się z sytuacją, że podczas, gdy dział administracji realizuje już szereg zadań z wykorzystaniem cyfrowych procesów i narzędzi, zespoły ds. finansów czy kadr nadal operują na dokumentacji papierowej. Określenie stopnia rozwoju cyfrowego w całej firmie pozwala ustalić pierwsze kroki i spriorytetyzować zadania.
Technologie cyfrowe
Przedsiębiorstwa znajdujące się dopiero na początku drogi do cyfrowego biura opierają się zasadniczo lub w przeważającej części na ręcznym procesowaniu dokumentacji czy danych. Procesy cyfrowe są tu stosowane tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Przykładem podmiotu działającego w takim modelu są firmy prawnicze, które muszą radzić sobie z ogromną ilością dokumentacji, a administrowanie tymi procesami pochłania mnóstwo cennego czasu.
Firmy należące do tej kategorii powinny dążyć do digitalizacji większej liczby procesów, a szczególną uwagę poświęcić skanowaniu i przechwytywaniu dokumentów. Dużym ułatwieniem dla tego typu organizacji jest też możliwość cyfrowego przeszukiwania obszernych baz dokumentów, co zapewnia korzyść w postaci znacznego zredukowania czasu potrzebnego na dotarcie do kluczowych informacji.
Automatyzacja procesów
Automatyzacja procesów ma odciążyć zespoły od wykonywania monotonnych, powtarzających się zadań, które pochłaniają cenny czas. W przypadku firm, które wdrożyły już szereg cyfrowych rozwiązań, automatyzacja procesów biznesowych to kolejny krok w procesie transformacji. Automatyzacja zadań takich jak sortowanie poczty, filtrowanie zapytań klientów, zatwierdzanie dokumentów może pomóc firmom usprawnić systemy pracy i zwiększyć wydajność.
Optymalizacja
Najbardziej świadome i rozwinięte firmy powinny skoncentrować się na optymalizacji istniejących procesów biznesowych. Należy wziąć pod uwagę spójność działań i procesów w całej firmie: transformacja powinna koncentrować się na ustalaniu priorytetów tam, gdzie można zoptymalizować procesy w celu zapewnienia wyższych standardów obsługi klienta.
Firmy nie mogą przejść transformacji z dnia na dzień, a przy jej planowaniu trzeba wyznaczać sobie realistyczne cele. Pierwszym krokiem jest zrozumienie, na jakim etapie gotowości do cyfrowej zmiany znajduje się firma. Następnie należy określić przyszłe możliwości i ustalić priorytety. Podobnie jak w historyjce o żółwiu i zającu, kluczem do sukcesu jest ciągłość – powolny, ale stały rozwój.
Pracuj szybciej, obniżaj koszty, podnoś poziom usług i przetwarzaj korespondencję w bardziej wydajny sposób
Usprawnij proces rozliczania należności dzięki usprawnionym mechanizmom kontrolnym i większej wydajności
Odkryj szybszy system pracy możliwy dzięki wydajnemu przetwarzaniu i łatwemu dostępowi mobilnemu
Tylko w tym roku liczba wyszukiwań w internecie haseł związanych z cyfryzacją biznesu wzrosła o 30% i nic nie wskazuje na to, by ten trend miał spowolnić.
Dowiedz się, jak dzięki wykorzystaniu nowych technologii firmy mogą otrzymywać wyższe noty od klientów.
Na drodze do cyfrowej transformacji sukces odniosą te firmy, które będą osiągać cele krok po kroku, koncentrując się najpierw na najbardzej kluczowych procesach.
Poznaj 4 trendy, które mają wpływ na politykę obiegu dokumentów i informacji w miejscu pracy.