Business transformation & legacy systems

Tradycyjne czy cyfrowe - jakie procesy dominują w Twoim biurze?

Liczba publikacji poświęconych cyfrowej transformacji rośnie, a przedsiębiorstwa na całym świecie próbują osiągnąć taki etap rozwoju projektu, w którym widać będzie długo wyczekiwane efekty. Prawda jest jednak taka, że firmy często nie widzą obiecanego zwrotu z inwestycji poczynionych w tym obszarze. Firma Couchbase przeprowadziła w 2016 r. badanie, w którym uczestniczyli dyrektorzy ds. IT. Wykazało ono, że 90% projektów transformacji cyfrowej przyniosło tylko niewielkie usprawnienia, nie spełniło oczekiwań lub w ogóle się nie powiodło. Rok później firma IDC prognozowała, że 70% inicjatyw związanych z transformacją cyfrową nadal będzie skazanych na niepowodzenie.

Cele i motywacja to ważne składniki programu transformacji. Jednak trzeba mieć świadomość, że wdrożenie tego typu zmian w organizacji nie dokonuje się z dnia na dzień. Dlatego tak ważne jest, aby rozpocząć od przygotowania realistycznych planów, uwzględniających potrzeby organizacji, ale też dostępne zasoby.

Modernizacja systemów IT w firmie

W wielu organizacjach infrastruktura IT bazuje na starszych systemach, co sprawia, że szereg procesów jest nieefektywnych. Tegoroczne badania* wykazały, że 42% firm wymieniło ten problem jako jedną z trzech najważniejszych przeszkód utrudniających realizację programu cyfrowej transformacji. Współczesne organizacje funkcjonują w silnie konkurencyjnym, dynamicznie zmieniającym się otoczeniu, gdzie premiuje się zdolność do szybkiego i elastycznego reagowania. Nie jest to jednak możliwe bez odpowiedniego zaplecza w postaci zmodernizowanej i sprawnie działającej infrastruktury IT.

* Mulesoft, Connectivity Benchmark Report, 2018

Dojrzałość cyfrowa organizacji

Jednym z najważniejszych elementów przygotowań do programu biznesowej transformacji jest dokładne zrozumienie tego, na jakim etapie cyfrowego rozwoju znajduje się obecnie firma. Gotowość do zmian i stopień zaawansowania mogą różnić się w zależności od działu. Dość często można spotkać się z sytuacją, że podczas, gdy dział administracji realizuje już szereg zadań z wykorzystaniem cyfrowych procesów i narzędzi, zespoły ds. finansów czy kadr nadal operują na dokumentacji papierowej. Określenie stopnia rozwoju cyfrowego w całej firmie pozwala ustalić pierwsze kroki i spriorytetyzować zadania.

Etapy cyfrowej transformacji

Technologie cyfrowe
Przedsiębiorstwa znajdujące się dopiero na początku drogi do cyfrowego biura opierają się zasadniczo lub w przeważającej części na ręcznym procesowaniu dokumentacji czy danych. Procesy cyfrowe są tu stosowane tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Przykładem podmiotu działającego w takim modelu są firmy prawnicze, które muszą radzić sobie z ogromną ilością dokumentacji, a administrowanie tymi procesami pochłania mnóstwo cennego czasu.

Firmy należące do tej kategorii powinny dążyć do digitalizacji większej liczby procesów, a szczególną uwagę poświęcić skanowaniu i przechwytywaniu dokumentów. Dużym ułatwieniem dla tego typu organizacji jest też możliwość cyfrowego przeszukiwania obszernych baz dokumentów, co zapewnia korzyść w postaci znacznego zredukowania czasu potrzebnego na dotarcie do kluczowych informacji.

Automatyzacja procesów
Automatyzacja procesów ma odciążyć zespoły od wykonywania monotonnych, powtarzających się zadań, które pochłaniają cenny czas. W przypadku firm, które wdrożyły już szereg cyfrowych rozwiązań, automatyzacja procesów biznesowych to kolejny krok w procesie transformacji. Automatyzacja zadań takich jak sortowanie poczty, filtrowanie zapytań klientów, zatwierdzanie dokumentów może pomóc firmom usprawnić systemy pracy i zwiększyć wydajność.

Optymalizacja
Najbardziej świadome i rozwinięte firmy powinny skoncentrować się na optymalizacji istniejących procesów biznesowych. Należy wziąć pod uwagę spójność działań i procesów w całej firmie: transformacja powinna koncentrować się na ustalaniu priorytetów tam, gdzie można zoptymalizować procesy w celu zapewnienia wyższych standardów obsługi klienta.

Firmy nie mogą przejść transformacji z dnia na dzień, a przy jej planowaniu trzeba wyznaczać sobie realistyczne cele. Pierwszym krokiem jest zrozumienie, na jakim etapie gotowości do cyfrowej zmiany znajduje się firma. Następnie należy określić przyszłe możliwości i ustalić priorytety. Podobnie jak w historyjce o żółwiu i zającu, kluczem do sukcesu jest ciągłość – powolny, ale stały rozwój.