Cztery kroki do automatyzacji procesów w firmie

Rozpocznij transformację procesów biznesowych

POBIERZ PRZEWODNIK

Przewodnik Canon po cyfrowej transformacji

W przypadku 53% firm głównym motorem cyfrowej transformacji jest chęć usprawniania procesów biznesowych – dowiedz się, jak zwiększyć szanse powodzenia programu dzięki wyeliminowaniu nieskutecznych praktyk.

Pobierz przewodnik

Winding mountain road lit up brightly

Wprowadzenie automatyzacji w firmie

W przypadku 53% organizacji tworzenie skuteczniejszych i bardziej wydajnych procesów wewnętrznych jest najważniejszym czynnikiem napędzającym transformację cyfrową. Automatyzacja jest głównym narzędziem umożliwiającym zrealizowanie tej wizji. Zastępując tradycyjne analogowe systemy pracy, firmy mają nadzieję na zmniejszenie liczby błędów, większą oszczędność czasu i pieniędzy oraz uwolnienie pracowników od najczęściej powtarzających się zadań po to, aby mogli się oni skupić na bardziej satysfakcjonującej, zorientowanej na klienta pracy.

Wdrożenie automatyzacji wpływa zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio na funkcjonowanie organizacji. Dzięki niej osoby zajmujące się marketingiem mogą skoncentrować się na tworzeniu wartości dla klienta i łatwiej monitorować efekty swoich działań. Podobnie w przypadku działu kadr, gdzie automatyzacja procesów może odbywać się przy udziale sztucznej inteligencji. W obszarze finansów postępująca cyfryzacja, zastosowanie algorytmów kognitywnego przetwarzania danych oraz upowszechnienie idei Internetu Rzeczy (IoT) mogą poprawić bezpieczeństwo danych i zmniejszyć liczbę błędów administracyjnych. Jednak to dopiero wdrożenie automatyzacji jest pierwszym ważnym etapem na drodze do cyfrowej transformacji – etapem, na którym wiele firm się zatrzymuje. Przedstawiamy cztery kroki, które pomogą firmom z sukcesem przejść przez projekt automatyzacji kluczowych procesów biznesowych.

Sprawdź, na jakim etapie cyfrowego rozwoju znajduje się Twoja firma

Każda firma znajduje się na innym etapie cyfrowego rozwoju, dlatego warto zacząć najpierw od przyjrzenia się sytuacji wyjściowej. Określenie etapu cyfrowego rozwoju firmy wiąże się z kontrolą wielu aspektów jej działalności: metod działania, sposobu wykorzystania technologii oraz tego, czy odpowiednio wspiera cyfrowe zarządzanie i właściwie wykorzystuje dane biznesowe, w tym dane o klientach. Dzięki temu można zrozumieć aktualne podejście firmy do zmian i przyporządkować ją do określonego typu: sceptycznego, adaptującego, współpracującego lub wyróżniającego się. Dopiero to daje podstawę do sformułowania konkretnych celów programu i zaprojektowania poszczególnych etapów wdrożenia narzędzi automatyzacji. Najlepiej zacząć od niezbyt skomplikowanych procesów, których zautomatyzowanie nie wymaga interwencji człowieka (np. zatwierdzanie kosztów podróży), a nie zadań o znaczeniu krytycznym. Tego typu podejście pozwala zrozumieć co przy wdrożeniu na większą skalę może okazać się motorem, a co hamulcem zmian oraz wypracować odpowiedzi na ciągle pojawiające się wyzwania.

Man running up some stairs, shot from behind

Zabierz na pokład interesariuszy

Rozpoczęcie projektu związanego z automatyzacją procesów biznesowych wymaga określenia ról i obowiązków wszystkich stron zaangażowanych w ten proces. Już na wczesnym etapie projektu należy zadbać o regularną wymianę informacji z wszystkimi interesariuszami. Konieczne jest też nakreślenie przejrzystej hierarchii i wyłonienie osoby, która weźmie na siebie odpowiedzialność za cały proces. Wybierz rozwiązanie, które stawia potrzeby ludzi na pierwszym miejscu i nie budzi zastrzeżeń wśród kadry kierowniczej. Następnie zastanów się, jak wpisać nowe procesy w aktualną strategię firmy. Dostosowanie ich do  strategii jest niezbędne. Może to być czynnik decydujący o sukcesie lub porażce w obszarze cyfrowej transformacji. Przeprowadź burzę mózgów, aby zbadać problem z każdej możliwej perspektywy i sprawić, by wszyscy pracownicy organizacji mieli poczucie, że są wysłuchiwani, a ich wkład w pracę doceniony. To ćwiczenie pomoże Wam również wyciągnąć wartościowe wnioski, które przydadzą się na kolejnych etapach projektu.

Zainwestuj w szkolenia

Aby transformacja cyfrowa zakończyła się sukcesem, należy poinformować pracowników o najważniejszych korzyściach związanych z wdrożeniem nowych platform, celach programu i spodziewanych wynikach. Najlepiej przygotować dobrze skrojone do ich potrzeb szkolenia. Aby umożliwić użytkownikom łatwe wdrożenie się w projekt można pomyśleć o wykorzystaniu platformy do samodzielnej nauki. Ważne jednak, by oprogramowanie to było łatwe w obsłudze.

Zarządzanie procesami biznesowymi

Prawdziwy sukces projektu związanego z automatyzacją procesów biznesowych zależy od tego, czy nowa platforma zostanie odpowiednio przyjęta w firmie i czy użytkownicy wykorzystują nowe systemy w sposób prawidłowy i zgodny z przeznaczeniem. Warto więc pomyśleć o wdrożeniu skutecznych mechanizmów zarządzania procesami biznesowymi (ang. Business Process Management, BPM), które posłużyłyby do ciągłej kontroli wydajności automatyzacji oraz nieprzerwanej optymalizacji procesów, na które się składa. Bez stałego monitorowania efektów automatyzacji w firmie bardzo trudno jest osiągnąć oczekiwany wzrost. Na pewnym etapie automatyzacja staje się bowiem niezbędnym elementem każdego projektu z obszaru biznesowej transformacji. Korzyści są oczywiste, ale podobnie jak ludzie, tak i technologie wykorzystywane do automatyzacji procesów biznesowych nie są doskonałe. Najlepsze wykorzystanie zalet automatyzacji wymaga więc odpowiedniego podejścia organizacyjnego. Należy wdrożyć działania, dzięki którym stanie się ona częścią DNA organizacji. Początkowo inwestycja może wydawać się kosztowna, ale jeśli zostanie przeprowadzona prawidłowo, to z pewnością się opłaci.

Zmierz się z wyzwaniami cyfrowej transformacji razem z Canon

Podobne rozwiązania

Dodatkowe informacje

Dowiedz się, jak usprawnić procesy biznesowe dzięki transformacji cyfrowej


SKONTAKTUJ SIĘ Z NAMI
  • Canon
  • Biznes
  • ...
  • Etapy automatyzacji procesów biznesowych