Artykuł

Co każdy dyrektor finansowy powinien wiedzieć o transformacji cyfrowej.

W jaki sposób transformacja cyfrowa wpływa na działalność Twojej firmy?

Pobierz przewodnik

Transformacja finansów w środowisku hybrydowym

Zapoznaj się z przewodnikiem firmy Canon dotyczącym wprowadzania technologii cyfrowej i automatyzacji do działów finansowych

Pobierz przewodnik

Woman speaks to men in a meeting

Często zadawane pytania od dyrektorów finansowych

Transformacja cyfrowa wpływa na każdy dział w inny sposób, jednak w przypadku działów finansowych proces ten jest najbardziej wymagający. Czterech na pięciu specjalistów finansowych twierdzi, że ich dział nie dotrzymuje tempa pozostałym działom organizacji w kontekście realizacji planów transformacji cyfrowej[1]. Odpowiedzi firmy Canon wskazują współczesnym liderom finansowym, w jaki sposób mogą przezwyciężać wyzwania i rozwijać cyfrowe procesy

Jak zmienia się rola dyrektora finansowego?

Tradycyjnie rola dyrektora finansowego obejmowała planowanie finansowe, raportowanie wydajności i zarządzanie ryzykiem. Jednak zachodzące zmiany sprawiają, że dyrektorzy w coraz mniejszym stopniu skupiają się na przeszłości i na tym, co już się wydarzyło, a koncentrują się głównie na definiowaniu i planowaniu przyszłości organizacji. Oczekuje się, że dyrektorzy finansowi będą opracowywać strategię opartą na danych, która będzie uwzględniać przewidywane trendy. Dyrektor finansowy może odgrywać tę bardziej zaawansowaną rolę tylko wtedy, gdy nie jest pochłonięty czasochłonnymi zadaniami administracyjnymi i codzienną księgowością. W rezultacie dyrektorzy finansowi zazwyczaj inwestują w rozwiązania technologiczne, dzięki którym te zadania mogą być realizowane wydajniej i w zautomatyzowany sposób. To pozwala skoncentrować się na bardziej wartościowych działaniach strategicznych.

Czy podczas realizowania transformacji cyfrowej dział finansowy zwykle pozostaje w tyle?

Transformacja cyfrowa zwykle jest większym wyzwaniem dla działów finansowych niż dla pozostałych pionów. 88%1 przyznaje, że nadążenie za celami biznesowymi związanymi z cyfryzacją sprawia im trudność. W rezultacie dział finansowy często napotyka problemy związane z mniejszą wydajnością i skutecznością, a jednocześnie generuje wyższe koszty procesów. To z kolei może przyczyniać się do dalszego postrzegania działu finansowego jako centrum kosztów.
[1] Raport AIIM: finanse i księgowość w 2017 r.

Jakie bariery napotykają firmy przeprowadzające cyfrową transformację (zwłaszcza w odniesieniu do działu finansowego)?

Postęp jest nadal spowalniany przez nadmierne uzależnienie od procesów wykonywanych ręcznie i starszych systemów – 66%[1] specjalistów ds. finansów twierdzi, że polega na dokumentach papierowych w większym stopniu niż pracownicy innych działów firmy. Choć wszystkie piony biznesowe dążą do wprowadzenia cyfryzacji w ramach całego działu, w rzeczywistości proces ten wymaga pokonania długiej drogi. Gdy mówimy o dziale, który przetwarza jedne z najbardziej wrażliwych i ważnych danych w całej organizacji, widmo zakłóceń w jego codziennej pracy może być zniechęcające. W związku z tym należy starannie zaplanować wdrożenie rozwiązań cyfrowych, a wszystkie nowe, robocze procesy cyfrowe i ręczne przez cały czas muszą ze sobą współgrać.

W jaki sposób firmy mogą się przekonać, że nowe technologie są skutecznie wdrażane w ich działach finansowych?

Rzeczywistość wygląda tak, że firmy zawsze stają na rozdrożu pomiędzy nowymi i starymi rozwiązaniami: optymalizują i aktualizują starsze systemy IT, wprowadzając jednocześnie nowe rozwiązania. Z tego względu transformacja cyfrowa oznacza aktualizację kluczowych procesów i wykorzystanie możliwości automatyzacji, a jednocześnie utrzymanie i usprawnienie niecyfrowych systemów pracy w celu ich późniejszej optymalizacji. Pomyślna transformacja cyfrowa jest bardziej prawdopodobna, gdy firma w pełni korzysta ze środowiska hybrydowego opartego na procesach cyfrowych i analogowych.

W rezultacie wprowadzanie nowych technologii wymaga elastyczności, spełniającej potrzeby wynikające z różnych etapów transformacji oraz zapewniającej bezproblemową, pełną integrację z aktualnymi i przyszłymi systemami, przepływami pracy i procesami.

Glasses resting on documents on desk

Co uważasz za katalizator transformacji w dziale finansowym?

W wyniku wprowadzenia rozporządzenia w sprawie ochrony danych (RODO) i innych przepisów dotyczących przekupstwa, współczesnego niewolnictwa czy obowiązku zgłaszania warunków płatności dział finansów musi zmagać się z coraz większą liczbą wyzwań związanych z dostosowaniem do aktualnych przepisów. Tradycyjne metody związane z obiegiem papierowych dokumentów sprawiają, że kluczowe procesy, takie jak P2P, są bardziej skomplikowane i trudne do zarządzania, a ponadto generują ryzyko w odniesieniu do zgodności z przepisami. Oprócz zwiększonej wydajności i elastyczności wprowadzenie technologii cyfrowej i automatyzacji zapewnia firmom bardziej przejrzyste, odpowiedzialne procesy i systemy pracy, które sprawdzają się w obliczu dzisiejszej, złożonej sytuacji prawnej.

Zawsze istnieją nowe technologie, ale co Twoim zdaniem zapewni działowi finansowemu największe możliwości?

Chociaż pojawiło się wiele technologii, uważanych za „kolejną wielką rzecz”, to automatyzacja oferuje najbardziej rzeczywiste i praktyczne korzyści dla działu finansowego. Automatyzacja finansów powinna być kluczowym, strategicznym filarem cyfrowej transformacji każdej firmy. Jest to najważniejszy sposób łączenia informacji fizycznych i cyfrowych zarządzanych przez ten dział. Wprowadzenie automatyzacji kluczowych procesów, takich jak przetwarzanie faktur czy P2P, zapewnia wiele korzyści, w tym zwiększenie ich efektywności, zmniejszenie kosztów administracji biura, a także ułatwienie firmom przestrzegania zgodności z przepisami.

Automatyzacja umożliwia działom finansowym minimalizowanie ryzyka występowania błędów ludzkich w zakresie obsługi dokumentów, a także stosowanie najlepszych praktyk, na przykład poprzez proste wprowadzanie procedur, takich jak obowiązkowe zatwierdzenia, które uniemożliwiają użytkownikom pomijanie kroków niezbędnych do zachowania zgodności z przepisami. Jednocześnie cyfrowy proces można łatwo kontrolować. Pomaga on w zapewnieniu zgodności z wewnętrznymi przepisami w zakresie ładu korporacyjnego oraz zewnętrznymi regulacjami księgowymi.

Czy sztuczna inteligencja jest przereklamowana? A może niesie ze sobą korzyści dla działu finansowego?

Jednym z najlepszych przykładów na to, w jaki sposób sztuczna inteligencja może przynieść wymierne korzyści firmie, jest wykorzystanie danych w celu zapewnienia wartościowych prognoz zamiast tradycyjnego przekazywania informacji o tym, co już się wydarzyło. Jednym z głównych zadań każdego dyrektora oraz działu finansowego jest analiza wydajności i tworzenie strategii. Zawsze jest to oparte na danych, ale rozwiązania wykorzystujące sztuczną inteligencję pozwalają przeanalizować dane z poprzednich lat pracy i wskazać istotne wzorce, które mogą być niewidoczne dla ludzkiego oka. Natomiast po wprowadzeniu danej strategii przy użyciu sztucznej inteligencji można monitorować sytuację – w czasie rzeczywistym – oraz alarmować firmę o odchyleniach i automatycznie zgłaszać problemy odpowiednim interesariuszom, gdy jest to konieczne.

W jaki sposób zespół finansowy może lepiej współpracować z działem zaopatrzenia?

Działy finansowe i działy zaopatrzenia coraz ściślej ze sobą współpracują, a jednak tylko jedna trzecia przedstawicieli firm uważa, że ich działy zaopatrzenia i działy finansowe są naprawdę dobrze zsynchronizowane. Szybkość i dokładność procesów płatności organizacji w znacznym stopniu wpływa na relacje z dostawcami. Gdy procesy płatności przestają być efektywne z uwagi na brak odpowiedniej optymalizacji systemów pracy cierpią na tym relacje biznesowe. W rezultacie wiele firm dąży do poprawy spójności poprzez integrację technologii automatyzacji, która ogranicza opóźnienia i błędy związane z ręcznym przetwarzaniem, a tym samym poprawia relacje z dostawcami.

Jak zmienia się proces przetwarzania faktur i w jaki sposób będzie on przebiegał w przyszłości?

Według AIIM 22%[1] firm przyznaje, że jedynie jedna czwarta operacji związanych z przetwarzaniem faktur przez ich organizację jest zautomatyzowana. Jednak automatyzacja, z oczywistych względów, będzie obejmować coraz większą liczbę przeprowadzanych w tym zakresie działań. Badania AIIM wykazały, że w przypadku firm, które nadal korzystają z rozwiązań opartych na dokumentach papierowych, średni czas przetwarzania faktur wynosi 3–5 dni. Dla porównania: cykle przetwarzania faktur w firmach korzystających ze zautomatyzowanych rozwiązań trwają krócej niż jeden dzień.

Dowiedz się, jak przekształcić dział finansów w środowisku hybrydowym

Powiązane rozwiązania

Odkryj nowe możliwości

Dowiedz się więcej o transformacji działów finansowych

Skontaktuj się z nami

  • Canon
  • Biznes
  • Pytania dyrektorów finansowych dotyczące transformacji cyfrowej