BUSINESS BYTES

Dlaczego wdrożenie odpowiednich procedur jest takie ważne?

  • Opublikowano 3 lat(a) temu
  • 2 min lektury

Jak często zastanawiasz się, w którym miejscu na Twoim komputerze znajduje się potrzebny dokument? Czy zdarzyło Ci się ukończyć zadanie później niż planowałeś, ponieważ trudno było Ci odnaleźć konkretny dokument?


Wszyscy mieliśmy podobne problemy. To typowe w obecnym środowisku biznesowym, w którym wiele osób pracuje np. nad jednym, tym samym plikiem. Problemy jednak nie wynikają z braku odpowiedniej infrastruktury — niemal trzy czwarte pracowników twierdzą, że w ich organizacjach istnieją centralne systemy przechowywania plików.


Okazuje się natomiast, że 41 procent pracowników nadal zapisuje dokumenty na osobistych urządzeniach, z pominięciem wewnętrznych procedur. Problem w tym, że nie zawsze to, co dla nich jest ułatwieniem, jest dobrym rozwiązaniem w kontekście całej organizacji. Często też pracownicy po prostu nie są świadomi konsekwencji swoich działań.


Nie znaczy to, że nic nie można z tym zrobić. Aby rozwiązać ten problem, dyrektorzy ds. IT muszą wprowadzić standaryzację procesów według jednego modelu. Okazuje się bowiem, że w ponad połowie organizacji nadal brakuje spójności i przejrzystości procesów choćby w wewnętrznym przepływie informacji.


Samo wprowadzenie standardów to jednak nie wszystko. Nowe procedury nie zdadzą egzaminu, jeśli pracownicy nie będą mieli o nich wystarczającej wiedzy albo jeśli nie otrzymają jasnych instrukcji. To z kolei może prowadzić do stopniowej utraty zaufania w możliwości organizacyjne firmy. Może to pociągnąć za sobą niekorzystną zmianę postrzegania firmy jako skostniałej i niezorganizowanej. W ten sposób koło się zamyka…


Nie tylko pracownicy tracą na braku przejrzystych procedur — ma to również bezpośredni wpływ na zyski i produktywność całej organizacji. Obecnie spędzamy 25 minut dziennie na poszukiwaniu dokumentów zapisanych w różnych miejscach. Koszty takiego braku organizacji są alarmujące.


Dyrektorzy ds. IT muszą więc podjąć odpowiednie działania, aby odzyskać zaufanie pracowników. Istnieje wyraźna potrzeba przyjęcia przez nich odpowiedzialności za opracowanie i wdrożenie jasnych zasad, które będą obowiązywać w całej firmie, poprawią produktywność i przywrócą wiarę w systemy przedsiębiorstwa. Jeśli wypracowanie i wdrożenie takich procesów zakończy się sukcesem, stanie się jasne, jak wiele można osiągnąć w ciągu 25 „odzyskanych” minut.