BUSINESS BYTES

Usprawnij sposób pracy w firmie

  • Opublikowano 2 lat(a) temu
  • 5 min lektury

Od kilku do kilkudziesięciu minut dziennie – tyle pracownicy biurowi poświęcają na poszukiwanie różnego rodzaju dokumentów, które znajdują się na komputerach prywatnych i służbowych, w korespondencji elektronicznej czy wreszcie – w archiwach dokumentacji drukowanej.

Automatyzacja obsługi dokumentów

W perspektywie miesięcznej czy rocznej to bardzo dużo. To czas, który pracownicy z pewnością mogliby wykorzystać w lepszy sposób. A przecież zwykle jeszcze bardziej czasochłonne jest prawidłowe wypełnienie dokumentów oraz uzyskanie potrzebnych podpisów. Tymczasem dostępne i powszechne są dziś technologie pozwalające zautomatyzować większość czynności związanych z obsługą dokumentów, które dodatkowo mają wpływ na  zmniejszenie kosztów działalności i ograniczenie ilości błędów.

Zautomatyzowanie procesów obsługi dokumentów może stać się źródłem oszczędności w niemal każdej firmie – zarówno w wymiarze finansowym, jak i czasowym. Obieg faktur, digitalizacja dokumentów magazynowych, projektowych czy sprzedażowych to tylko niektóre przykłady zastosowania mechanizmów automatyzacji z korzyścią dla organizacji. Co więcej, to użytkownicy biznesowi oczekują dziś swobodnego dostępu do informacji niezależnie od tego, czy docierają one do organizacji w formie wiadomości e-mail, pliku PDF, czy dokumentu drukowanego.

Kategoryzacja i wersjonowanie dokumentów

Nowoczesne systemy wspierające cyfryzację, kategoryzację oraz obieg dokumentów w organizacji pozwalają ograniczyć nakład pracy związany z obsługą dokumentów, a także zmniejszyć do minimum czas poszukiwania informacji. Skala potencjalnych korzyści rośnie wraz z rozszerzeniem automatyzacji na obszar skanowania oraz rozpoznawania treści dokumentów. Są to m.in.:

•    Łatwiejszy i szybszy dostęp do materiałów
•    Natychmiastowa kategoryzacja dokumentu w systemie
•    Wersjonowanie
•    Ograniczenie błędów związanych z obiegiem dokumentów
•    Przechowywanie dokumentów w jednym miejscu
      (eliminacja zagrożenia związanego z utratą dokumentów)
•    Większa kontrola nad przepływem dokumentów
•    Szybsza eliminacja błędów w treści
•    Automatyzacja procesów (np. kontrola terminowych realizacji płatności faktur)

Dodatkowo, za sprawą systemów automatyzujących obieg dokumentów realne staje się śledzenie faktycznych przepływów informacji w firmie, a także zasilenie firmowych systemów analityki biznesowej dodatkowymi zbiorami cennych danych i metadanych. 

Budowanie firmowej bazy wiedzy 

Przede wszystkim jednak automatyzacja procesów obiegu dokumentów ułatwia budowanie bazy wiedzy oraz daje dostęp do informacji, otwierając tym samym drogę do wprowadzenia podręcznych narzędzi usprawniających procesy bazujące na dokumentacji. Doskonałym przykładem są tu aplikacje mobilne wspierające proces akceptacji faktur. Proces ten, realizowany ręcznie, wymagał od osób decyzyjnych fizycznej obecności w biurze, ręcznego kolejkowania zadań i rozdzielania dokumentów do podpisu.

Dzięki wdrożeniu odpowiednich narzędzi biznesowych i zasileniu ich przetworzonymi do postaci cyfrowej dokumentami, możliwe staje się przyspieszenie całego procesu, wdrożenie ściślejszych reguł kontroli, zaś sama akceptacja dokumentów nie wymaga przyjazdu do biura. System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala też ograniczyć ilość wykorzystywanej w firmie dokumentacji papierowej, przyczyniając się tym samym do zmniejszenia kosztów funkcjonowania organizacji i doskonale wpisuje się w trend tzw. zielonego IT.