BUSINESS BYTES

Eliminuj przestoje w przepływie informacji

  • Opublikowano 2 lat(a) temu
  • 3 min lektury

Wąskie gardła mogą wystąpić w każdym procesie biznesowym. Co ciekawe, czasem mówią więcej o dziale IT niż o zespole, w którym powstały.

Dlaczego? Z reguły każdy proces biznesowy wymaga wielu punktów wprowadzania danych i interakcji z licznymi zespołami. Warto przyjrzeć się drodze dowolnego formularza lub działania w systemie IT. Cyfrowe dokumenty zawierają różne pola, które muszą zostać wypełnione przez różne działy. Przykładowo niemal wszystko, co dotyczy pracownika, będzie wymagać danych z działu kadr. Wniosek klienta może wymagać kombinacji danych z marketingu, sprzedaży, finansów i narzędzi CRM firmy.

Jak w każdym łańcuchu, jedno słabe ogniwo może wstrzymać cały proces, a odpowiadający za to zespół może nawet nie być świadomy komplikacji, jakie powoduje. Typową reakcją działu IT w przypadku identyfikacji zatoru, jest poproszenie osób przyczyniających się do spowolnienia systemu o podjęcie odpowiednich działań naprawczych. Jednak nie będą one mogły pomóc, jeśli problem wynika z nieprawidłowego przepływu danych z innego miejsca w organizacji. Na szczęście, zespół IT może pomóc w udrożnieniu takich zatorów. Jednak aby skutecznie odpowiedzieć na to wyzwanie musi mieć dobrą orientację sytuacji i znać procesy organizacyjne bądź oddelegować do tego zadania osobę potrafiącą odczytać prawidłowości rządzące złożonymi procesami.

Jak zidentyfikować zator

Łatwo można sobie wyobrazić, że znalezienie zatoru w organizacji polega na utworzeniu testowych żądań, wprowadzeniu ich do systemu i sprawdzeniu, w którym miejscu napotkają przeszkody. Niestety, bez dogłębnej wiedzy lub zestawów różnorodnych danych wchodzących ze sobą w interakcje i obejmujących cały proces precyzyjne wskazanie problemu jest bardzo trudne ze względu na złożony charakter rutynowych, jak by się wydawało, lecz bardzo istotnych zadań. Do tego dochodzi oczywisty problem związany z większością procesów biznesowych, a mianowicie ręczne wprowadzanie i obsługa danych, co może dodatkowo komplikować zidentyfikowanie i usunięcie zatoru.

Wiele organizacji podejmuje w takiej sytuacji decyzję o zaangażowaniu zewnętrznych konsultantów, których celem jest wsparcie dyrektora ds. IT w mapowaniu splatających się strumieni danych i zarządzaniu nimi. Do tego zadania należy jednak podejść nie tylko od strony technicznej. Równie ważne jest przeprowadzenie badań wśród pracowników pełniących różne funkcje w celu uzyskania informacji o ich sposobach pracy i elementach, które według nich można udoskonalić.

Jak udrożnić przepływ informacji

Kluczowe znaczenie dla unikania zatorów ma prawidłowe ustalanie priorytetów prac. Pozwala to przejść drogę od wewnętrznych problemów do wzorowej obsługi klienta. Przykładowo, faktura z datą płatności przypadającą za miesiąc jest znacznie mniej ważna niż dokumentacja pozwalająca na uzyskanie kredytu hipotecznego potrzebnego do przeprowadzki, której termin jest bliski. Dzięki wiedzy na temat określania priorytetów dokumentów i procesów, organizacje mogą unikać paraliżu, ponieważ nie wszystkie sprawy są tak samo pilne. Można to porównać z omijaniem korków, które nie pozwoliłyby karetkom dojechać na czas.

Jeśli już jednak pojawią się wąskie gardła w procesie przepływu informacji, ich udrożnienie powinno się znaleźć wśród priorytetów zespołów IT, szczególnie w organizacjach starających się uzyskać przewagę nad konkurencją. Dzięki temu, niezbędne informacje będą zawsze dostępne i uporządkowane, a będą świadczone szybciej i lepiej.