BUSINESS BYTES

Magiczna trójka

  • Opublikowano 3 lat(a) temu
  • 2 min lektury

Bezwzględna efektywność — dyrektorzy zawsze jej wymagają, ale na co dzień niekoniecznie udaje się ją osiągnąć. Jest źródłem zarówno ambicji, jak i obaw wielu współczesnych pracowników biurowych. Wszystko musi być gotowe szybciej i taniej. Coraz większą presję odczuwają również działy IT, których zadaniem jest pomaganie pracownikom w osiąganiu tych (czasem niemożliwych do zrealizowania) celów.


Podnoszenie produktywności zawsze było jednym z najważniejszych celów organizacyjnych, ale teraz, gdy firmy muszą mierzyć się ze stale rosnącą liczbą informacji i wywołanym przez to ograniczeniem szybkości działania, sprawa staje się jeszcze bardziej pilna. Obecnie pracownicy spędzają aż 25 minut dziennie na poszukiwaniu wcześniej utworzonych dokumentów! Wystarczy pomnożyć ten czas przez liczbę pracowników w firmie i liczbę dni roboczych, a wielkość strat stanie się oczywista. Jak temu zaradzić?


Kierownicy IT za kluczowe czynniki przyczyniające się do zwiększania produktywności najczęściej uważają sprawność działania, przejrzystą komunikację oraz zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi i infrastruktury. Czy jednak kiedykolwiek zdarzyło Ci się szukać porad dla firm w wyszukiwarce Google? „Pięć porad dotyczących zwiększenia produktywności w biurze”, „Osiem porad technologicznych, które pomogą poprawić produktywność w Twojej firmie”, „Cztery porady dotyczące produktywności, które pomogą każdej małej firmie”... Wydaje się, że wszystko, czego potrzebujesz do osiągnięcia sukcesu, to wprowadzenie określonej liczby zmian.


Rozsądnie byłoby ograniczyć się do TRZECH. Odpowiedzi pracowników z całej Europy sugerują nam, że produktywność można łatwo podnieść dzięki zastosowaniu: centralnych systemów przechowywania, standaryzacji procesów i szkoleń.


Posiadanie odpowiedniej infrastruktury powinno być punktem wyjścia, ale działy IT często nie potrafią przebrnąć nawet przez ten etap. Managerowie IT powinni pamiętać, co oznacza „I” w IT oraz koncentrować się na zarządzaniu informacjami.


Dlaczego? Ponieważ niemal połowa pracowników zatrudnionych w biurach postrzega swoją firmę jako nieproduktywną właśnie przez niesprawnie działający system przepływu informacji. Prowadzi to do niepotrzebnego powielania działań, a tym samym marnotrawienia zasobów i środków z budżetu organizacji. Można by łatwo temu zaradzić, wprowadzając standaryzację procesów. Różne organizacje potrzebują różnych procedur. Należy na przykład ustalić, czy dokumenty mają być przechowywane w postaci papierowej czy cyfrowej, a także określić jedną właściwą konwencję nazewnictwa.


Standaryzacja praktyk to jednak nie wszystko — dyrektorzy ds. IT muszą dbać o ich egzekwowanie. Kluczowym sposobem na upowszechnienie konkretnych reguł w tym zakresie, jest stałe prowadzenie szkoleń. Niektórzy uważają, że szkolenia powinny być priorytetem w zakresie poprawy produktywności, ponieważ nauka korzystania z technologii pozwala na pełne wykorzystanie zapewnianych przez nią możliwości i lepsze wykonywanie zadań.


Produktywność można łatwo podnieść, wprowadzając technologie usprawniające komunikację i przebieg pracy. Zawsze jednak znajdzie się coś do poprawienia, a nasze trzy reguły mogą stanowić dobry wstęp do pozytywnych zmian.