BUSINESS BYTES

Stosy dokumentów: dowiedz się, dlaczego warto je wyeliminować

  • Opublikowano rok temu
  • 2 min lektury

Lista zadań administracyjnych praktycznie się nie kończy. Najnowsze badanie ICM przeprowadzone na zlecenie Canon Europe sugeruje, że tzw. prace papierkowe i szeroko rozumiana biurokracja zajmują właścicielom małych i średnich przedsiębiorstw  najwięcej czasu.

Jeden na pięciu właścicieli deklaruje, że spędza większość swojego czasu na zadaniach administracyjnych. Co więcej, aż 31 procent właścicieli małych i średnich przedsiębiorstw oraz biur domowych w Europie uważa, że prace papierkowe i administracyjne stanowią ich główne wyzwanie.

Ponad jedna trzecia właścicieli firm z sektora SMB chciałaby natomiast poświęcać więcej czasu na rozwój działalności biznesowej.

Wobec ograniczonych funduszy, małej liczby pracowników, a jednocześnie przy ogromnej ilości dokumentów do przetworzenia trudno osiągnąć odpowiedni poziom produktywności.

Mimo, że biurowe prace administracyjne znajdują się nisko w biznesowej hierarchii priorytetów, do ich przetwarzania należy stosować te same procesy, które stosowane są przy podejmowaniu kluczowych decyzji. Ich cztery główne etapy to:

1. zdefiniowanie problemów, 

2. zbadanie i ocena dostępnych rozwiązań, 

3. zakup i wdrożenie odpowiednich rozwiązań, 

4. ocena sukcesu i rozwiązanie dalszych problemów.

Każda firma musi indywidualnie zdefiniować i ocenić obszary wymagające poprawy – potrzeby agencji nieruchomości różnią się od potrzeb firmy HR – a następnie wybrać najlepsze rozwiązanie do zarządzania informacjami.

Odpowiedzią na wyzwania administracyjne w małych i średnich przedsiębiorstwach oraz biurach domowych może być outsourcing. Usługi IT najchętniej zlecają podmiotom zewnętrznym firmy francuskie (35 procent), w związku z czym aż blisko 70 procent; z nich uważa, że poświęcają odpowiednią ilość czasu na prace IT.

Alternatywnym rozwiązaniem dla małych przedsiębiorstw i biur domowych jest wdrożenie narzędzi usprawniających procesy cyfryzacji, analizy i przechowywania danych pochodzących z różnych kanałów. Pomoże to w usprawnieniu procesów obiegu dokumentów np. umożliwiając dostęp do danych poza biurem.

To ważne procesy zwłaszcza dla przedsiębiorców rozpoczynających swoją działalność. Im szybciej dokument papierowy przekształcany jest do pliku elektronicznego, tym szybszy i bardziej efektywny kosztowo będzie proces jego dalszego przetwarzania.

Szybkość i elastyczność podejmowania decyzji to podstawa sukcesu przedsiębiorstw i jedne z kluczowych elementów rozwoju każdego biznesu. Jednocześnie, nadmiar formalności i prac administracyjnych hamuje wzrost i wydajność przedsiębiorstwa. Dlatego ograniczając do minimum działania związane z administracją, właściciele małych i średnich firm mogą skupić się na najważniejszych kwestiach związanych z rozwojem działalności.