BUSINESS BYTES

Pytanie o zmarnowane inwestycje warte miliony euro

  • Opublikowano 3 lat(a) temu
  • 2 min lektury

Firmy w całej Europie niepotrzebnie inwestują miliony w produkty i usługi IT. Czy Twoje przedsiębiorstwo również? Prawdopodobnie tak i pewnie nawet nie zdajesz sobie z tego sprawy. Zastanówmy się chwilę, dlaczego te środki są marnowane? Wydaje się, że główną przyczyną jest nieumiejętne korzystanie z zakupionych technologii lub ignorowanie ich przez pracowników. Dlaczego tak się dzieje?


Być może dlatego, że dobrano je nieumiejętnie. Czy pracownicy rzeczywiście otrzymują to, czego chcą i potrzebują? Czy konsultowano się z nimi na początku procesu zakupowego? Jeśli tak, jest to pierwszy krok do zdobycia ich przychylności i do wykorzystywania w praktyce technologii, w którą zainwestowano. Niemniej, do uzyskania pełnego poparcia pracowników nie wystarczy komunikowanie się w sprawie zakupu nowych technologii, potrzebne są również szkolenia.


Programy szkoleniowe to pierwsze, co można zrobić, by poprawić sytuację. „Szkolenie” to jednak dość szerokie pojęcie. Nie wystarczy skupić się tylko na jednym aspekcie, takim jak efektywna archiwizacja dokumentów z nadzieją, że zmiana w jednym obszarze zagwarantuje szybki zwrot z inwestycji we wszystkie rozwiązania IT. Szkolenie musi mieć odpowiednią strukturę i wyraźnie pokazywać, jak technologia może przyczynić się do zwiększenia produktywności i wygenerowania większych zysków. Należy też podkreślić wpływ nieprzemyślanych zakupów technologicznych na całą organizację. Działania edukacyjne należy regularnie powtarzać i uzupełniać, ponieważ rozwiązania biznesowe są stale dostosowywane i rozwijane.


Pracownicy mobilni — podróżujący lub pracujący w domu — często mają wrażenie, że pomija się ich podczas planowania sesji szkoleniowych. Zwykle, kiedy się odbywają, nie ma ich w biurze. Według szacunków, do 2015 roku liczba osób pracujących zdalnie osiągnie 1,3 miliarda, więc ta kwestia jest bardzo aktualna. Czy Twoja firma jest gotowa na spełnienie potrzeb tej rosnącej grupy? O ile większość zatrudnionych uważa, że ich firma ma odpowiednie systemy do zapewniania zdalnego dostępu do firmowych danych, o tyle ponad połowa z nich sądzi, że informacje giną w związku z ich nieprawidłowym przechowywaniem, a jeden na trzech ankietowanych twierdzi, że dotarcie do aktualnych wersji dokumentów jest rzeczą trudną. Wyraźnie jest to więc obszar, w którym można wprowadzić udoskonalenia, a odpowiedzią na zgłaszane problemy może być opracowanie dobrego programu szkoleniowego, dostępnego dla osób pracujących poza biurem.


Podstawowe znaczenie dla zwrotu z inwestycji w rozwiązania IT ma stworzenie bilansu dotyczącego infrastruktury informatycznej firmy oraz szczegółowe określenie, jak jest używana — lokalnie i zdalnie. Gdy osoby podejmujące decyzje w sprawach IT będą dokładnie wiedzieć, jaka jest rzeczywista sytuacja, trudno będzie zaprzeczać korzyściom wynikającym z przeprowadzenia szkoleń — już dziś dwie na trzy osoby, które brały udział w zorganizowanych zajęciach twierdzą, że potrafią w pełni wykorzystać potencjał technologii podczas zarządzania informacjami. Inwestowanie nie polega tylko na kupowaniu nowych rozwiązań. Trzeba też ocenić stronę biznesową i zachowania pracowników, aby określić, w jakich obszarach zwiększenie produktywności może przyczynić się do podniesienia zysków.