BUSINESS BYTES

CIO na straży informacji: nowa rola dyrektora ds. IT we współczesnej organizacji

  • Opublikowano 3 lat(a) temu
  • 2 min lektury

25 minut - tyle czasu na poszukiwaniu dokumentów traci dziennie blisko 50% ankietowanych
1/4 pracowników - przechowuje dokumenty na własnych dyskach twardych
43 procent - pracowników uważa, że ich firma mogłaby działać wydajniej
41 procent - pracowników uważa, że zła organizacja przepływu informacji utrudnia komunikację wewnątrz firmy

Dane te pokazują jak brak dobrej strategii zarządzania informacją może negatywnie wpłynąć na wydajność przedsiębiorstwa. W raporcie Canon opublikowanym pod hasłem: „Czy Twoja firma jest gotowa na wyzwania przyszłości?” opisujemy specyfikę rozwiązań korporacyjnych w zakresie obiegu dokumentów. Podpowiadamy, w jaki sposób przekształcić istniejące procesy, by móc w pełni wykorzystać potencjał posiadanych zasobów informacyjnych i skuteczniej reagować na zmienne warunki biznesowe.

Przeprowadziliśmy wywiady z blisko 3200 pracownikami biurowymi niższego i średniego szczebla w małych i średnich firmach w regionie Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki na temat ich praktyki pracy oraz standardów organizacyjnych w miejscu zatrudnienia. Wyniki badania pokazały, że rola dyrektorów ds. IT nieustannie ewoluuje i nie ogranicza się już do zarządzania infrastrukturą IT. Nowoczesny CIO musi stać się strażnikiem informacji, co oznacza, że z jednej strony powinien wyznaczać i rozwijać nowe zasady oraz modele przepływu danych, a z drugiej – być motywatorem  dla pracowników, którzy (jak wynika z badań) bardzo często nie zdają sobie sprawy, jak na rentowność firmy wpływa sposób wykorzystania jej informacyjnych zasobów. 

Obszary, w których zarządzanie informacją biznesową wymaga poprawy

Raport, do którego pobrania gorąco Państwa zachęcamy, wskazuje na kilka istotnych obszarów, którym należałoby się bliżej przyjrzeć, mając na uwadze usprawnienie procesu  zarządzania informacją biznesową w organizacji. Wśród nich najczęściej wskazywano na:
- Brak długofalowego, konsekwentnie realizowanego planu zwiększenia potencjału firmy, co ogranicza pełne wykorzystanie posiadanych informacji.
- Niedostateczną edukacja pracowników w zakresie wykorzystania dostępnych narzędzi biznesowych, czego wynikiem jest np. brak wypracowanych standardów w zakresie  nazewnictwa, zapisuczy  przechowywania wspólnych danych. W konsekwencji odnalezienie potrzebnych informacji zabiera zbyt dużo czasu, który można by przeznaczyć na bardziej efektywną pracę. wiąże 
- Brak  jasno zdefiniowanych standardów udostępniania informacji na zewnątrz 
- Niską ocenę efektywności systemów zarządzania informacją przez pracowników w ich organizacjach.

Dane, dotyczące zarówno klientów, jak i wyników finansowych firmy są fundamentem jej funkcjonowania – należą do tych zasobów organizacyjnych, które powinny być wykorzystywane z zachowaniem najwyższych wymogów bezpieczeństwa. Brak standardów w zakresie przechowywania zarówno fizycznych dokumentów (stosy papieru piętrzące się na biurkach), jak i informacji cyfrowych umieszczanych na prywatnych nośnikach bądź w przypadkowych katalogach, może być poważnym zagrożeniem dla efektywnego funkcjonowania całego środowiska pracy.

Dlatego tak ważne jest, aby w dobie technologii współczesne firmy potrafiły wykorzystać - nie jak dotąd - przeważnie tylko ułamek, ale pełnię możliwości, jakie stwarza wprowadzenie zintegrowanej strategii zarządzania danymi z wykorzystaniem nowoczesnych urządzeń i oprogramowanie IT.  Należy mieć świadomość, że jest to złożony, wieloetapowy proces, jednak spodziewane rezultaty oznaczają dla firm dużo korzyści - zarówno w krótszej, jak i dłuższej perspektywie biznesowej

buton