BUSINESS BYTES

Pod kierownictwem dyrektora finansowego

  • Opublikowano 3 lat(a) temu
  • 3 min lektury

Unikatowość i niepowtarzalność to hasła dobrze znane każdemu, kto sprzedaje produkty konsumenckie — od odzieży po iPhone'y — przy czym wybór dostępnych rozwiązań nigdy nie był tak ogromny. W połączeniu z coraz krótszym cyklem życia produktu tworzy to nowe wyzwania dla producentów. Muszą oni szybciej opracowywać, wytwarzać, testować i wysyłać nowe produkty, a także zapewniać do nich wszystkie niezbędne materiały, np. marketingowe, szkoleniowe czy dokumentację techniczną.


W związku z tym dyrektorzy finansowi słusznie skupiają się na zarządzaniu funduszami. Niestety, nazbyt często zapominają przy tym o stronie operacyjnej. O ile codzienne zarządzanie najlepiej pozostawić dyrektorom operacyjnym i kierownikom działów, dyrektorzy finansowi nie mogą pozwolić sobie na całkowity brak kontroli. Problemy operacyjne mają ogromne znaczenie dla zarządzania funduszami. Co więcej, pozycja dyrektorów finansowych sprawia, że mogą okazać się szczególnie pomocni w maksymalizowaniu przychodów i minimalizowaniu kosztów.


Dobrym przykładem z branży produkcyjnej jest wydawanie informacji o produktach — od dokumentacji technicznej po instrukcje dla użytkowników.


Wyżej wspomniane skrócenie cykli życia produktów i coraz większe możliwości w zakresie personalizacji rodzą wyzwania związane z wykorzystaniem dokumentów, które niezmiennie są dodawane do większości produktów. Niezależnie od tego, czy jest to prosta instrukcja czy obszerny protokół szkoleniowy do nowego rozwiązania programowego, dane towarzyszące każdej wersji nowego produktu podnoszą koszty i mają duże znaczenie z finansowego punktu widzenia. Nieprzygotowanie dokumentacji na czas może oznaczać przekroczenie terminu wysyłki, co wpływa na przepływ gotówki i utratę przyszłych zysków.


Efektywność dyrektora finansowego może decydować o sukcesie lub porażce. Powinien on egzekwować odpowiednie procesy zarządzania informacjami, aby mieć pewność, że obszary peryferyjne nie tylko nie będą pomijane, ale i przyczynią się do poprawy ogólnej sytuacji finansowej firmy. W końcu zarządzanie informacjami i dokumentami generuje aż 15 procent całkowitych wydatków firmy, więc zarządzanie kosztami w tym obszarze ma duże znaczenie.


Jedną z technik zarządzania kosztami, stosowaną przez wielu producentów, jest dostarczanie materiałów wtedy, gdy są potrzebne. Jednak w wielu organizacjach ten model nie został zastosowany do procesów związanych z informacjami o produktach. Zamiast gromadzić i magazynować podręczniki użytkownika lub przygotowywać materiały w wielu wersjach językowych na ograniczone rynki, dostosowane informacje i dokumenty można dystrybuować wśród użytkowników końcowych lub pracowników w łańcuchu dostaw tylko wtedy, gdy to konieczne. W ten sposób można oszczędzać na kosztach papieru, druku, tłumaczenia, przechowywania i wysyłki.


Innym sposobem zarządzania kosztami jest przekazywanie personelowi dostosowanych, aktualnych informacji o produktach. Według badań może to zmniejszyć liczbę pytań zadawanych przełożonym przez techników serwisowych aż o 90 procent. To doskonały przykład na to, że przekazywanie dokładnych informacji właściwym osobom może pomóc w redukcji nieefektywnych obszarów. Kolejnym przykładem może być publikacja materiałów szkoleniowych z wyprzedzeniem. Dzięki niej personel ds. sprzedaży i serwisanci mogą być gotowi do reagowania na problemy od dnia wprowadzenia produktów na rynek, co zmaksymalizuje przewagę firmy nad konkurencją.


W tym obszarze można znaleźć nie tylko szanse na obniżenie kosztów, ale i na osiągnięcie zysków. W sektorach, w których istnieje zapotrzebowanie na dodatkowe informacje, tak jak w przypadku przetwarzanych turbin lotniczych, podręczniki wymiany są cenione i poszukiwane. Dyrektor finansowy świadomy takich szans na dodatkowy dochód może zagwarantować, że zostaną one wykorzystane, i przekształcić niewykorzystane zasoby — takie jak informacje o produktach — w zyski.


Na pierwszy rzut oka te kwestie należą do zakresu obowiązków dyrektora operacyjnego, a nie finansowego. Należy jednak pamiętać, że wdrożenie odpowiednich zasad wymaga inwestycji. Dyrektor finansowy angażujący się w swoją pracę może komunikować się ze stosownymi działami, aby określać, czy wysokość zwrotu usprawiedliwia inwestycję, aby następnie podjąć wymagane działania.


Dyrektor finansowy musi też postrzegać swoją rolę w szerszym kontekście, na tle struktur przedsiębiorstwa. Działa w oderwaniu od codziennych problemów operacyjnych, ale jednocześnie musi dbać o wyniki finansowe, co daje mu idealną, zewnętrzną perspektywę, dzięki której może identyfikować nieefektywne obszary i szanse biznesowe.