BUSINESS BYTES

Jak efektywnie zarządzać zmianą?

  • Opublikowano rok temu
  • 3 min lektury

Współczesny świat zmienia się w szybkim tempie. Firmy, które nie dostosują się do nowych, globalnych trendów mogą nie otrzymać już drugiej szansy. Od cyfryzacji po mobilność, upowszechnienie się aplikacji i nieustanny rozwój mediów społecznościowych – zmiany stały się nieodłączną częścią działalności biznesowej. Przedsiębiorstwa powinny aktywnie odpowiadać na te zmiany – bez ewolucji stracą przewagę konkurencyjną i dotychczasową pozycję na rynku.

Powszechnie wiadomo, że zmiany są trudne, a nawyki niełatwo przełamać. Wystarczy zapytać kogokolwiek, kto próbował rzucić palenie! Na ile trudniejsze może być wprowadzenie zmian w organizacji? Wystarczy wyobrazić sobie liczbę mechanizmów działających w trybie sprawnego przedsiębiorstwa czy poszczególnych pracowników pracujących w różnych działach. Do tego dochodzą czynniki zewnętrzne, takie jak sytuacja gospodarcza i postęp technologiczny. Każdy kamień milowy jest prekursorem zmian – od restrukturyzacji zespołów po inwestycje w rozwój lub decyzję o podjęciu nowego rodzaju działalności. Ale czy można zrobić więcej, aby ewolucja firmy była łatwiejsza?

Choć może wydawać się to oczywiste, pierwszym krokiem na drodze do zmian organizacyjnych jest przygotowanie się do nich. Aby dobrze przygotować grunt pod poważne zmiany, liderzy biznesowi muszą poznać środowiska zewnętrzne i dostosować do nich wewnętrzne możliwości. Im bardziej elastyczny jest zespół, tym lepiej będzie przygotowany do radzenia sobie z czynnikami pozostającymi dotychczas poza jego bezpośrednią kontrolą. Dlatego procedury skutecznego zarządzania zmianami pozwalają firmie zrobić krok naprzód bardziej na zasadach ewolucji, a nie rewolucji.

Planowanie ma dodatkową zaletę – pracownicy przygotowują się do zmian już od samego początku lub nawet biorą aktywny udział w opracowywaniu strategii ich wdrażania. Zyskanie poparcia personelu na wczesnych etapach procesu, może przynieść korzyści w późniejszym okresie – ludzie są bardziej skłonni zmienić własne zachowania, gdy czują, że są współodpowiedzialni za część procesu decyzyjnego. Efektywne strategie wprowadzania zmian wiążą się ze zrozumieniem ich przyczyn i narzędzi prowadzących do osiągnięcia celu, co jest dość skomplikowane. Całościowy program jest zarówno dobrym narzędziem planowania, jak i sposobem śledzenia postępów.

Efektywne zarządzanie zmianami łączy wszystkie zaangażowane strony i wymaga od nich aktywnego uczestnictwa w całym procesie zmian. Pomaga m.in. w tworzeniu zespołu, w którego skład wchodzą osoby z różnych działów, co umożliwia zyskanie poparcia pracowników z całej organizacji. Następnym krokiem jest utworzenie zespołu ds. zmian, który pomoże opracować program transformacji i jego skuteczną realizację. Dla maksymalnej efektywności zespół ten powinien składać się z przedstawicieli różnych działów firmy.

Należy również określić, czy istnieje możliwość dodatkowych szkoleń lub inne szanse rozwoju, które wesprą cały proces. Gdy pracownicy są przenoszeni do innych jednostek lub przydzielane są im nowe obowiązki, liderzy zespołów powinni rozważyć zorganizowanie odpowiednich szkoleń. Należy przeznaczyć dodatkowy czas na rozmowy z kierownikami i przełożonymi na temat sposobu identyfikowania pracowników, którzy mają problemy ze zmianami. Warto też zorganizować kursy dla samych kierowników, aby nauczyć ich zarządzania zespołami w trakcie wprowadzania zmian. W powyższych celach można korzystać z własnych zasobów, pomocy firmy doradczej lub szkoleń online.

Na koniec należy upewnić się, że zmiany faktycznie są wprowadzane. Wiele organizacji rozpoczyna proces transformacji i wdrażanie zmian, a następnie traci impet, kierując zaangażowanie na inne zadania. Jeśli jednak uda się udoskonalić infrastrukturę informatyczną, procesy biznesowe, zabezpieczenia, wydłużyć czas bezawaryjnej pracy i podnieść poziom ochrony danych poprzez przekształcenia, zmiany te przyniosą organizacji wyraźne korzyści biznesowe.

Ważne, aby podtrzymać zaangażowanie nawet gdy początkowe emocje związane ze zmianami opadną. To najczęstszy, a jednocześnie najłatwiejszy do przeoczenia efekt uboczny procesu podczas zmiany modelu działania biznesu.