BUSINESS BYTES

Strategia sukcesu

  • Opublikowano 2 lat(a) temu
  • 2 min lektury

Każdy, nawet najmniejszy, zespół w organizacji ma wpływ na jej kondycję i sukces. Obecnie od kadry zarządzającej coraz częściej oczekuje się współpracy z różnymi zespołami oraz gromadzenia istotnych informacji ze wszystkich jednostek biznesowych. Ma to być pomocne przy podejmowaniu opartych na wiedzy decyzji dotyczących alokacji zasobów, budżetów i inwestycji. W związku z tym pozyskiwanie odpowiednich informacji we właściwym formacie i czasie ma ogromne znaczenie dla ich pracy.

W wielu organizacjach podejmuje się skazane na porażkę próby śledzenia dokumentacji papierowej, co zawsze spowalnia podejmowanie decyzji. Należy pamiętać, że we współczesnym środowisku, w którym panuje coraz większa konkurencja, szybsze decyzje pozwalają na zyskanie przewagi nad innymi firmami. Opóźnienia mogą stanowić poważny problem biznesowy, negatywnie wpływając na produktywność i motywację pracowników.

Co powoduje te opóźnienia? Jednym z problemów jest nieefektywny sposób zarządzania danymi. W wielu przypadkach, gdy informacje są potrzebne szybko, pracownicy skupiają się na procesie ich pozyskiwania. Przykładowo, faktura w wersji papierowej dostarczana do działu finansowego mogła mieć swój początek w zamówieniu elektronicznym (które jest przechowywane w postaci e-rekordu w systemie księgowym) i wiązać się z podpisaną papierową umową (która została zarchiwizowana w dziale prawnym). To trzy powiązane dokumenty, a każdy z nich jest w innym formacie i przechowywany w innym miejscu. Jeśli wystąpiłby problem z zamówieniem lub klient zadałby pytanie, znalezienie rozwiązania mogłoby zająć wiele dni, ponieważ pracownicy musieliby szukać odizolowanych dokumentów w różnych miejscach.

W idealnej sytuacji pracownicy nie musieliby spędzać wielu godzin na wyszukiwaniu informacji, szczególnie w, gdy byłyby one potrzebne do rozwiązania potencjalnego problemu lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Nie należy skupiać się na znajdowaniu danych, a na ich wykorzystaniu.

Dla szefów różnych działów w organizacji kluczem do podejmowania szybkich, dokładnych, strategicznych decyzji jest możliwość uzyskania i zarejestrowania wszystkich powiązanych informacji w łatwych do znalezienia dokumentach elektronicznych. Rozwiązania, np. służące do rejestrowania dokumentów, mogą łączyć różne działy. Dokumenty mogą być skanowane do jednego, bezpiecznego centralnego repozytorium elektronicznego, w którym informacje są dokładne i aktualizowane zgodnie z potrzebami różnych funkcji biznesowych. Po zarejestrowaniu pliki można indeksować według dowolnej, uzasadnionej biznesowo koncepcji, co pozwala użytkownikom na wyszukiwanie i pobieranie dokumentów w oparciu o różne kryteria. Technologie, takie jak rozpoznawanie znaków i oznaczanie metadanymi, również mają ogromne znaczenie dla prawidłowej klasyfikacji zasobów, ponieważ umożliwiają ich niemal natychmiastowe wyszukiwanie i identyfikowanie.

Wszystko to wpływa nie tylko na zwiększenie produktywności pracowników, ale sprowadza proces pozyskiwania dokumentów do jednego etapu w ramach standardów segregowania danych. Nie stanowi to już odrębnego procesu.

Coraz częściej szczegółowe i dokładne dane są niezbędne w codziennej pracy, dlatego ich znaczenie stale rośnie. To samo dotyczy efektywnego zarządzania informacjami w wielu działach przedsiębiorstwa. Prawidłowo działający system rejestrowania i zarządzania dokumentami może poprawić obieg informacji. Ma także wpływ na sposób podejmowania decyzji przez osoby odpowiadające za cały proces, co ma krytyczne znaczenie dla umacniania ich pozycji w organizacji. Takie rozwiązanie nie powinno więc być postrzegane tylko w kategorii zarządzania wydajnością, ale również jako ważne narzędzie strategiczne.