Accelerate, St. James’ Hospital improves health information management using Canon document solutions

Szpital St. Szpital St James: wzrost jakości obsługi klienta

Wyzwanie

St James, jeden z największych szpitali klinicznych w Europie, zatrudnia ponad 3500 pracowników i 110 doradców w ramach 11 jednostek klinicznych i 10 oddziałów. Jest to najcześciej odwiedzany szpitalny oddział ratunkowy w Dublinie, który tylko w 2010 r. przyjął 45 230 pacjentów.

W 1998 r. szpital St James jako jeden z pierwszych podmiotów wdrożył system elektronicznego zarządzania dokumentami (EDM). Podążając za radą konsultantów z firmy Canon, szpital wdrożył system archiwizacji i pobierania dokumentacji na oddziale ratunkowym i w dziale pomocy społecznej, aby uporządkować ogromną liczbę tworzonych dokumentów i usprawnić ich obsługę.

Wcześniej zarządzanie dokumentami było pracochłonnym procesem. – Pacjenci otrzymywali fizyczne karty ze swoimi danymi – wyjaśnia menedżer działu IT, Marie Sinnott. – Były one przekazywane lekarzom, a następnie zwracane. Następnie karty były przechowywane w szafkach. Zwiększało to prawdopodobieństwo występowania błędów, takich jak zgubienie akt, które skutkowały dłuższym czasem oczekiwania, konsultacji i leczenia.

W 2004 r. szpital St James rozpoczął rozbudowę systemu EDM – wdrożył dwa moduły SAP ERP do przetwarzania transakcji i zarządzania działalnością. Jednak, jak wspomina Pat Bailey odpowiedzialny za wsparcie systemu SAP w szpitalu: – Zrozumieliśmy, że choć moduły SAP doskonale spełniały swoje funkcje dla działów finansów i kadr, możliwe było również udoskonalenie procesów przechowywania, indeksacji i pobierania dokumentów.

Accelerate, St. James’ Hospital improves patient experience using Canon document management solutions

Rozwiązanie firmy Canon

Po kompleksowym badaniu rynku szpital wybrał rozwiązania do zarządzania dokumentami firmy Canon. – Wydawało się to naturalną koleją rzeczy, zważywszy na dobre efekty w innych obszarach szpitala – wspomina Bailey. Jednak pamięta, że miał jedną wątpliwość techniczną: – Rozwiązanie wydawało się świetne, ale czy umożliwiało integrację z modułami SAP? Odpowiedź brzmiała: tak, z łatwością.

"Proces pobierania zwykle trwał od 5 minut do godziny. Teraz trwa dosłownie kilka sekund."

Korzyści

Na oddziale ratunkowym korzyści ujawniły się natychmiast. – Dzięki nowemu rozwiązaniu firmy Canon kartę pacjenta wystarczyło wypełnić i zeskanować tylko raz. Następnie lekarz mógł ją wyszukać i uzyskać dostęp jednym kliknięciem. Proces pobierania zwykle trwał od 5 minut do godziny, w zależności od miejsca przechowywania. Teraz trwa dosłownie kilka sekund.

Jednak Sinnott wkrótce zrozumiała, że możliwości tej technologii wykraczają daleko poza archiwizację, szybkie wyszukiwanie i pobieranie dokumentów. – Możliwości przechowywania tego rozwiązania są nieograniczone. Co ważne, rozwiązanie jest wszechstronne. Zrozumieliśmy, że możemy wdrożyć je także na oddziale fotografii klinicznej. Rzeczywiście, stawało się jasne, że rozwiązanie mogło przynieść korzyści dla działalności każdego oddziału.

Kolejnymi oddziałami, które skorzystały z rozwiązania, były działy finansów i kadr. – Rozwiązanie umożliwia nam przechowywanie ważnych, poufnych dokumentów w jednym miejscu. Zaawansowany tryb administracyjny gwarantuje, że dostęp zostanie udzielony wyłącznie odpowiednim osobom. Jest to prosty, efektywny i bezpieczny system dokumentacji cyfrowej, który umożliwia pracownikom działów kadr i finansów szybkie działanie. W przypadku problemu upoważnione osoby mogą skorzystać z unikatowego systemu znaczników, aby określić problem i wyeliminować go w czasie poniżej minuty, zamiast tracić nawet godzinę na przeszukiwanie szafek z dokumentami.

"Wszystko to gwarantuje bardziej skoncentrowaną i profesjonalną obsługę."

Accelerate, St. James’ Hospital boosts productivity using document management software from Canon

Z rozwiązania do zarządzania dokumentami medycznymi firmy Canon skorzystały też inne oddziały, w tym oddział fotografii klinicznej, w którym obrazy cyfrowe (wykonane aparatem Canon EOS 1Ds Mark III) są, jak wyjaśnia Sinnott, „zapisywane bezpośrednio w dokumentacji pacjenta i bezpiecznie przechowywane w celu uniknięcia utraty lub dostępu osób nieupoważnionych. Rejestracja obrazów pozwala skuteczniej monitorować powracające problemy, takie jak np. dolegliwości skóry”.

Zarówno Sinnott, jak i Bailey uważają, że korzyści z rozwiązania firmy Canon nie ograniczają się tylko do powstania biura bez papieru: to także radykalna poprawa obsługi użytkowników końcowych, czyli samych pacjentów. – Centralny dostęp do danych pacjentów zapewnia lekarzowi prowadzącemu wgląd we wcześniejsze dane kliniczne, a to przyspiesza obsługę pacjenta. Wszystko to gwarantuje bardziej skoncentrowaną i profesjonalną obsługę.

Według Baileya największym wyróżnieniem dla rozwiązania firmy Canon są opinie personelu szpitalnego. – Oddziały, które już wdrożyły rozwiązanie, szukają sposobów na maksymalne wykorzystanie jego potencjału. Oddziały, które jeszcze tego nie zrobiły, nie mogą się doczekać. Efekty pokazują, że jest to łatwe i korzystne wdrożenie dla każdego oddziału – podsumowuje Sinnott.

Dowiedz się więcej

Skontaktuj się z nami

Dowiedz się, jak możemy pomóc w usprawnieniu Twojego biznesu

Dowiedz się więcej