Co to jest zarządzanie dokumentami?

Gdzie pracownicy przechowują dokumenty i w jaki sposób je wyszukują?

• Struktura folderów systemu Windows — dobra, logiczna struktura, ale jest używana w odmienny sposób przez poszczególnych użytkowników w zależności od osobistych preferencji.
• Skrzynki odbiorcze poczty e-mail — także w tym przypadku używana jest spersonalizowana struktura folderów, często odmienna od struktury w systemie Windows.
• Fizyczne szafki na akta. Mogą to być szafki osobiste lub specjalnie uporządkowane szafki dla działu albo całej firmy; jednak nawet w tym przypadku ich struktura różni się w zależności od pracowników lub działów, które z nich korzystają. –
• Pamięć USB, która może być używana do przechowywania osobistych kopii zapasowych lub do przenoszenia dokumentów do innych miejsc przechowywania.

Często używane są wszystkie cztery systemy, z których każdy zawiera część informacji — aktualnych lub nie. Wynikiem tego jest bardzo niebezpieczna sytuacja, w której dokumenty są podatne na utratę, nieautoryzowany dostęp, kradzież i zniszczenie.

Problem ten wynika z dwóch podstawowych przyczyn:

• Hierarchiczna struktura drzewa. Choć jest to przejrzysty i logiczny sposób zapisywania dokumentów, każda hierarchia różni się, ponieważ ludzie mają różne zadania i cechują się odmiennymi sposobami myślenia. Staje się to dużym problemem, gdy systemy rozrastają się i zawierają informacje należące do więcej niż jednej osoby.
• Użytkownicy duplikują dokumenty, aby mieć kopie w każdej strukturze przechowywania, takiej jak poczta e-mail, dysk lokalny, dysk sieciowy lub pamięć USB, przez co trudno śledzić, która wersja jest najnowsza.

Rozwiązaniem jest porzucenie hierarchicznej struktury drzewa i zadanie sobie dwóch pytań:

• Jaki to jest rodzaj dokumentu?
• Jakie etykiety można nadać dokumentowi, aby umożliwić jego identyfikację?

Przykładowo, wprowadzając do systemu zarządzania dokumentami nową umowę, można ją odpowiednio oznaczyć już w czasie skanowania, korzystając z pulpitu urządzenia wielofunkcyjnego Canon.

Analogiczne oznaczanie dokumentów można wykonać w praktycznie dowolnej aplikacji komputerowej.

Etykiety skutecznie eliminują konieczność istnienia struktury hierarchicznej jakiegokolwiek typu, a ponieważ każda osoba z prawami dostępu może pobrać dokument z centralnego miejsca przechowywania, nie ma potrzeby duplikowania dokumentów. Od tej chwili istnieje tylko jedno miejsce służące do zapisywania, wyszukiwania, dystrybucji i zabezpieczania dokumentów.

Jest to podstawowa zaleta systemu zarządzania dokumentami, ale zarazem tylko niewielka część tego, co jest możliwe. Dostępne są również następujące funkcje:

• Procesy przepływu dokumentów
• Archiwizacja poczty e-mail
• Skanowanie wsadowe
• Bezpieczeństwo dokumentów
• Automatyczne przechwytywanie dokumentów wychodzących z systemów informatycznych
• Dodatkowe zabezpieczenie danych przez utratą poprzez składowanie na bezpiecznych nośnikach.