Przepływ pracy

Gdy papierowy dokument przemieszcza się po biurze, kto decyduje o kolejności jego przekazywania, czasie trwania procesu i wykonywanych czynnościach?  Często bardzo trudno jest określić położenie oryginalnego dokumentu oraz wpływ jego zatrzymania na daną część procesu.  Zintegrowany przepływ pracy systemu Therefore™ pozwala kontrolować wszystkie te zmienne, umożliwiając optymalizację procesów biznesowych.

Umożliwia to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i przejrzystości procesu. Wersja Therefore™ Business Edition zawiera funkcjonalność przepływu pracy oraz wizualne narzędzie do projektowania przepływów pracy z funkcją „przeciągnij i upuść”, co ułatwia konfigurację i modyfikacje.

Przechowywanie

Jednym z głównych czynników wpływających na zmianę zachowania pod względem zarządzania dokumentami jest zgodność z przepisami oraz konieczność wprowadzenia przez organizacje właściwych zasad przechowywania dokumentów.  Niewłaściwe zniszczenie dokumentów może doprowadzić do kar w procesach cywilnych i karnych.  Z drugiej strony, prawa dotyczące ochrony danych nakazują zniszczenie pewnych danych osobowych po ich wykorzystaniu. System Therefore™ umożliwia trwałe usunięcie dokumentów po upływie określonego czasu przechowywania, a także wyczyszczenie starych wersji dokumentów z serwera.

Bezpieczeństwo

Kontrola dostępu

Dostęp do systemu Therefore™ i dokumentów jest w pełni kontrolowany przy użyciu trzech poziomów zabezpieczeń. 

1. Podstawowy dostęp do tego rozwiązania odbywa się poprzez system Microsoft® Windows Active Directory. Kontroluje on dostęp użytkowników do ich dokumentów i obszarów przechowywania, bez konieczności użycia dodatkowej nazwy użytkownika i hasła. Ułatwia to również zarządzanie przez dział IT, ponieważ uprawnienia można przydzielać dla poszczególnych osób lub grup użytkowników. 

2. Funkcje zabezpieczeń systemu Therefore™ umożliwiają administratorowi usunięcie opcji dla określonych grup użytkowników. Z rozwiązania tego korzysta się zwykle, aby uniemożliwić dodawanie adnotacji lub drukowanie przez użytkowników. 

3. Serwer uprawnień to wbudowana opcja, która pozwala na użycie tabeli zewnętrznej. Głównym celem tej funkcji jest zapewnienie różnych poziomów dostępu w grupie. Ten system wykorzystuje najpierw tabelę Active Directory, a następnie umożliwia administratorowi przydzielenie dostępu do określonego pliku lub dokumentu, który normalnie nie byłby dostępny.

Podpisy cyfrowe

Zawartość i pochodzenie dokumentu można zagwarantować tylko przy użyciu funkcji składowania z zabezpieczeniami przed oszustwami. Podpis cyfrowy, zawarty w każdym dokumencie na serwerze Therefore™, zapewnia autentyczność informacji. Podczas pobierania każdego dokumentu serwer Therefore™ weryfikuje podpis, aby zapewnić dostarczenie użytkownikowi prawidłowych informacji.

Archiwizacja poczty e-mail

W systemie Therefore™ można zapisać i zarchiwizować w ustrukturyzowanej formie wszystkie wydruki, dokumenty elektroniczne i wiadomości e-mail odnoszące się do konkretnego zadania lub projektu. Oznacza to, że cała korespondencja e-mail jest dostępna i można ją przeglądać wraz z dokumentami oraz powiązaną komunikacją na dowolny temat. Jest to szczególnie przydatne, ponieważ zapisane dokumenty często zawierają niepełne informacje. Pozostałe informacje można znaleźć w powiązanej korespondencji.

Użytkownicy końcowi nie zauważą żadnej różnicy w interfejsie programu Outlook®, ale nigdy nie zabraknie im miejsca.

Przydatne do pobrania

Related Information